20 skutecznych technik zarządzania czasem
Produktywność / / January 06, 2021
1. Reguła 1-3-5
Twoje godziny pracy w ciągu dnia są ograniczone, a zasada 1-3-5 pozwala Ci spędzać je najmądrzej. Jego istota jest następująca: w ciągu jednego dnia możesz wykonać tylko jedno duże zadanie, trzy średnie i pięć małych. W sumie jest dziewięć przypadków, ni mniej, ni więcej. Zasada pomoże stopniowo uprzątnąć gruz, będąc na czas i nie przepracowując.
2. Zasada trzech
Dla tych, którzy nie dostrajają się do liczb lub nie potrafią robić dziewięciu rzeczy dziennie, Chris Bailey, autorMój produktywny rok", wynaleziony zasada trzech. Stwierdza, że robienie trzech najważniejszych rzeczy każdego dnia wystarczy, aby być produktywnym.
Zamiast rozpraszać swoją energię i uwagę na kilkudziesięciu pozycjach na liście kontrolnej, po prostu wybierz trzy najważniejsze zadania dnia i skup się na nich. Wybierz jeszcze trzy następnego dnia i tak dalej. To pozwoli Ci się skupić. Tę samą regułę można zastosować do wyznaczania celów na tydzień, miesiąc lub rok.
3. Metoda 10 minut
Masz jakieś zadanie, do którego chcesz nie chcę zaczynać? Powiedz sobie: „Zrobię to tylko przez 10 minut, a potem trochę odpocznę”. Najprawdopodobniej w tym czasie zostaniesz wciągnięty do pracy i nie będziesz mógł już przestać.
4. Pomodoro
To system wymyślony przez Francesco Cirillo, aby ułatwić przygotowanie się do egzaminów. Pomaga skupić się na ludziach, którzy łatwo się rozpraszają. Jest to również dobry sposób kontrolowania czasu spędzanego na określonej pracy.
Tak działa Pomodoro: bierzesz timer i ustawiasz go na 25 minut. Następnie skoncentruj się na swojej pracy. Po upływie 25 minut odpoczywasz przez 5 minut, a następnie powtarzasz wszystko od nowa. Po czterech cyklach będziesz mieć dużą, półgodzinną przerwę.
5. Metoda 90/30
Metoda 90/30 używany przez pisarza i blogera Tony'ego Schwartza, współzałożyciela Buffer Leo Widricha, krytyka literackiego Benjamina Che Kai Waia i przedsiębiorcę Thomasa Opponga.
Jego istota jest następująca: ciężko pracujesz przez 90 minut, następnie odpoczywasz przez pół godziny, a następnie powtarzasz cykl. W tym przypadku pierwsze 90 minut poświęcasz na najważniejsze zadanie, które masz do wykonania w ciągu dnia, a kolejne segmenty poświęcasz mniej ważnym sprawom.
Zgodnie z badaniamiZaczarowany świat snu przez specjalistę Yale Peretza Lafee, 90 minut to optymalny czas, w którym osoba może efektywnie skupić się na jednym zadaniu. A na pełny odpoczynek wystarczy pół godziny, co potwierdzają badaniaSen i czuwanie neurofizjolog Nathan Kleitman.
6. Metoda 52/17
To jest prywatna wersja poprzedniej metody. Nie jest inaczej, poza liczbami: pracujesz 52 minuty, a potem odpoczywasz 17 minut. Zgodnie z eksperymentemZasada 52 i 17: jest losowa, ale zwiększa produktywnośćprzeprowadzone przez usługę rekrutacyjną The Muse za pomocą aplikacji DeskTime, te przedziały czasowe pomagają zachować produktywność i uniknąć przepracowania. Dlatego stosuj metodę 52/17, jeśli czujesz, że nie jesteś wystarczająco silny, aby pracować bez przerwy przez 90 minut.
7. Jedzenie żab
Metoda wymyśliłaEat That Frog: Brian Tracy wyjaśnia prawdę o żabach mówca motywacyjny i autor książek o samorozwoju Brian Tracy. Nazywa „żabami” nieprzyjemnymi i trudnymi zadaniami, które musisz wykonać, pomimo swojej niechęci. Zrób jedną rzecz od samego początku dnia - zjedz żabę. A wtedy będzie ci łatwiej: wyrzucisz ten kamień ze swojej duszy i zapewnisz sobie dobry nastrój na cały dzień.
8. Bloki czasowe
Listy rzeczy do zrobienia mają jedną nieprzyjemna funkcja: absolutnie nie dają pojęcia, ile czasu zajmuje ten lub inny biznes. „Kup chleb” i „Raport końcowy” zajmują jedną linię na liście, ale te zadania są nieporównywalne pod względem złożoności i wagi.
Kalendarz jest znacznie lepszy niż lista rzeczy do zrobienia: pozwala wizualnie kontrolować czas. Widzisz duży blok i zdajesz sobie sprawę, że zadanie nie jest łatwe. Więc wypróbuj technikę „bloki czasowe»: Umieść je w kalendarzu i przydziel każdemu czas w zależności od złożoności zadania. I podczas wykonywania tego czy innego zadania nie daj się rozproszyć innym.
9. GTD
GTD (Getting Things Done) To system produktywności wymyślony przez trenera biznesu Davida Allena. Jego główne zasady są następujące:
- Wszystkie swoje działania i pomysły zapisuj w jednym miejscu, tzw. Inboxie („Inbox”).
- Sortuj zawartość skrzynki odbiorczej okresowo, ustalając priorytety i synchronizując zadania. Umieść notatki w folderach zgodnie z ich zawartością - „Praca”, „Dom”, „Zakupy” i tak dalej.
- Przeprowadzaj rewizje - wyrzucaj niepotrzebne notatki, wykreślaj zakończone sprawy, przenoś materiały, które straciły znaczenie dla archiwum.
- Kiedy wszystko jest zaplanowane, przystąp do wykonania. Zadania, które można wykonać w kilka minut, rozwiąż natychmiast. Inni mogą być delegowani lub umieszczani w kalendarzu.
Możesz dowiedzieć się o wszystkich subtelnościach GTD w naszym przywództwo.
10. ZTD
Leo Babauta, autor bloga Zenhabits poświęconego produktywności, uważa, że system GTD Davida Allena jest bardzo złożony i wymaga zbyt dużego wysiłku. Oferuje swój system Zen to Done. Aby go przestrzegać, musisz wypracować 10 prostych nawyków.
- Zbierz wszystkie informacje w skrzynce odbiorczej.
- Przetwarzaj wszystkie nagrania bez pozostawiania ich na tylnym palniku.
- Zaplanuj swoje główne cele na każdy dzień i największe cele na tydzień.
- Skoncentruj się tylko na jednej rzeczy naraz, bez rozpraszania uwagi.
- Twórz proste, krótkie listy rzeczy do zrobienia.
- Organizuj swoje notatki w kategorie na podstawie ich zawartości, tak jak w oryginalnym dokumencie GTD.
- Regularnie przeglądaj swoje notatki i pozbądź się niepotrzebnych rzeczy.
- Uproszczać. Skróć listę swoich zadań i celów, pisz krótko i jasno.
- Aby dostroić się do pracy, przestrzegaj określonej codziennej rutyny.
- Rób to, co naprawdę Cię interesuje.
11. Kanban
język japoński metoda produktywności, który pomaga śledzić, co robisz, co już zrobiłeś i co należy zrobić w przyszłości. Kanban wizualnie wizualizuje przepływ pracy.
Bierzesz tablicę z naklejkami (lub rejestrujesz się u menedżera zadań, takiego jak Trello) i rysujesz na niej trzy kolumny: Do zrobienia, zrobienia, gotowe. Następnie zapisz swoje sprawy na karteczkach samoprzylepnych i umieść je w odpowiedniej kolumnie w zależności od tego, co robisz i co już zrobiłeś.
12. Zasada dwóch minut
to zasada Jest integralną częścią GTD, ale może być używany nawet jeśli nie jesteś fanem techniki Allena. Jeśli zadanie zajmuje mniej niż dwie minuty, zrób to natychmiast. Więc odciążasz swój mózg, ponieważ nie musisz już pamiętać o tym przypadku.
13. Zero skrzynki odbiorczej
Zero Inbox zostało wymyślone przez pisarza i eksperta od wydajności Merlina Manna i dobrze współpracuje z GTD. Mann zastosował to do e-maile, ale w ten sam sposób możesz przetwarzać sprawy, dokumenty, notatki i inne informacje. Jak sama nazwa wskazuje, celem tej techniki jest pozostawienie skrzynki odbiorczej pustej.
W oryginalnym systemie GTD skrzynka odbiorcza gromadziła mnóstwo wpisów. Musisz poświęcić trochę czasu na ich uporządkowanie, a łatwo przeoczyć coś ważnego w zapakowanej skrzynce odbiorczej. Mann zaleca dezasemblację treści, gdy tylko się pojawią. Otwierasz skrzynkę odbiorczą i decydujesz, co zrobić z każdym elementem: usunąć, delegować, odpowiedzieć, odroczyć lub zakończyć. Nie zamykaj go, dopóki nie wykonasz jednej z określonych akcji ze wszystkimi elementami.
Dodatkowo automatyczne filtry w poczcie pomogą Ci zaoszczędzić czas, inteligentne foldery i programy dla sortowanie dokumenty.
14. Świeże lub Smażone
Świeże lub smażone oznacza „świeże lub smażone”. Ta filozofia została stworzonaZdominuj swój dzień dzięki systemowi ustalania priorytetów „Fresh or Fried” blogerka Stephanie Lee. Według niej, kiedy budzisz się rano, twój mózg jest „świeży”, ale w miarę upływu dnia „brązowieje”. Oznacza to, że musisz określić czas swojego maksymalna produktywność i potrafisz robić wszystkie najważniejsze rzeczy w ciągu dnia w tym okresie. Tak to działa.
- Pod koniec dnia, kiedy jesteś zmęczony, poświęć 15 minut na utworzenie listy rzeczy do zrobienia na jutro.
- Przenieś najważniejsze zadania na początek dnia w sekcji Świeże. Wysyłane są tam rzeczy, których nie lubisz - same „żaby”. Trzeba to zrobić, póki jeszcze masz siłę.
- Mniej pilne, mniej trudne i przyjemniejsze rzeczy idą do sekcji Smażone - czyli po południu, w zależności od harmonogramu. Mniej obciążą twój mózg.
- Śledź swoją listę następnego ranka. Następnie zrób nowy wieczorem.
Stephanie poleca FoF osobom, które co noc dowiadują się, że są kompletnie wyczerpane, ale nie miały czasu, mimo że pracowały cały dzień.
15. Metoda góry lodowej
Ramita Sethi, autorka I Will Teach You to Be Rich, używa tej metody do zapisywania informacji na później. Działa to w następujący sposób: zapisujesz wszystkie e-maile, notatki, artykuły, listy w jednym miejscu - na przykład w usłudze robienia notatek, takiej jak Evernote lub Notion, lub jako dokumenty. Następnie rozprowadź te materiały za pomocą tagów, folderów i kategorii - według własnego uznania.
Przeglądaj te informacje co 4-6 tygodni i rozważ, czy można je zastosować w praktyce. Jeśli coś jest bezużyteczne, wyrzuć to lub zarchiwizuj. Dzięki temu możesz stworzyć własną bazę wiedzy.
16. Autofokus
Wynalazek „autofokusa”System zarządzania czasem autofokusa ekspert ds. wydajności Mark Forster. Ten system planowania pasuje kreatywni ludzietrudno śledzić GTD.
Zapisz wszystkie swoje działania w notatniku bez żadnego zamówienia. Następnie przejrzyj listę, wybierz te, które chcesz zrobić jak najszybciej, i posortuj je. Kiedy pilne zadania zostaną rozwiązane, przejdź do tych, które teraz wolisz. Jeśli czegoś nie skończyłeś - przenieś to na koniec listy, wrócisz do tego później. I powtarzaj te kroki dzień po dniu.
17. Macierz Eisenhowera
Ten schemat ustanowiony przez amerykańskiego prezydenta Dwighta D. Eisenhowera. Macierz zawiera cztery sekcje zadań: niepilne i nieważne, pilne, ale nieważne, ważne i niepilne oraz pilne i ważne. Podziel swoje zadania na sekcje, a dowiesz się, na co spędzasz najwięcej czasu i którym zadaniom należy poświęcić więcej uwagi.
18. Metoda 4D
4D został wymyślony przez Edwarda Raya, pisarza motywacyjnego i konsultanta. Metoda ma na celu pomóc ludziom, którzy są przerażeni widokiem listy rzeczy do zrobienia i nie wiedzą, jak podejść do wszystkich zgromadzonych pozycji.
Ray upiera się, że wystarczy zapamiętać tylko cztery słowa z litery D, a wtedy nie stracisz ducha przed górami pracy. Tutaj są:
- Wykonaj - jeśli przydzielono Ci zadanie, najlepiej zrobić to od razu i skreślić je z listy.
- Delegat (delegat) - gdy nie możesz lub nie masz czasu na wykonanie czegoś, ale masz względnie wolnego asystenta, prześlij mu zadanie.
- Usuń - niektóre rzeczy nie są tak ważne. Odrzuć je, trwale usuwając je z listy zadań. Jeśli próbują narzucić na Ciebie niepotrzebne obowiązki, naucz się grzecznie odmów.
- Opóźnienie - gdy zadanie jest zbyt duże lub nie wymaga natychmiastowego wykonania, można je odłożyć. Ale zdecydowanie musisz ustalić dla niej jasne terminy, w przeciwnym razie pozostanie martwa.
Wybierz zadanie, wykonaj z nim jedną akcję 4D, a następnie przejdź do następnej.
19. wyczucie czasu
Zwykle ludzie starający się być produktywni śledzą czas spędzony na ważnych sprawach i całkowicie zapominają o okresach, w których robią bzdury. Problem ten rozwiązuje technika „Timekeeping”, która została wynaleziona przez eksperta w dziedzinie zarządzania czasem Gleba Archangielskiego. Pozwala ci zrozumieć, gdzie spędzasz czas, uczy uważniejszego obserwowania tego, co robisz i mniej rozpraszania.
Weź notatnik i zapisz wszystkie swoje działania i ile ich wykonałeś, z dokładnością do 5-10 minut. Nagrywaj momenty pracy, negocjacje, spotkania, a nawet czas spędzony w YouTube i grach. Poświęć na to kilka tygodni. Następnie przeglądasz zeszyt, rozpoznasz wzrokiem swoje „chronofagi” i wyciągasz wnioski. Może musisz oglądać mniej zabawne filmy, pić mniej kawy, albo Twoim wrogiem są telefony.
20. Metoda Tima Ferrissa
Timothy Ferriss to guru produktywności, który wymyślił swoje metoda organizacja pracy oparta na dwóch zasadach. Pierwsza to zasada 80/20, czyli Zasada Pareto, zgodnie z którym 80% naszej pracy można wykonać w 20% przypadków. Pozostałe 20% zajmie 80% czasu. Drugie to prawo Parkinsona: praca wypełnia cały czas na nią przeznaczony.
Jak mówi Ferriss, konsekwencją tego jest to, że nie musisz ciężej pracować, aby zrobić wszystko - musisz lepiej się skupić. Pozwól pracować z pełnym zaangażowaniem tylko 20% czasu pracy, ale możesz powtórzyć wszystkie naprawdę ważne rzeczy. Pozostałe 80% można przeznaczyć na proste czynności, dzięki czemu można skupić się na priorytetowych zadaniach i uniknąć przepracowania.
Jeśli chcesz stać się najlepszą wersją siebie - dołącz do Wielkiego Wyzwania, wykonuj zadania i otrzymuj prezenty. Co miesiąc rozdajemy iPhone'a XR, a także wycieczkę do Tajlandii dla dwojga.
Biorę udział!
Przeczytaj także⏲
- Jaka jest różnica między produktywnością a wydajnością i co jest ważniejsze
- 50 złotych wskazówek, jak zwiększyć produktywność
- Radzenie sobie z wypaleniem i odzyskanie produktywności