Sterować „hydrant”, czyli jak nie utonąć w powodzi informacji i zadań
Produktywność / / December 23, 2019
Z „hydrant” listy zadań nigdy nie jest pusty. Ponieważ „hydrant” - to nie tylko informacja, to fabrycznie nowych miejsc pracy. Niektóre pozycje na liście zadań są jasne, takich jak e-maile od szefa lub klienta, które wymagają uwagi. Ale wiele z nich nie są wyrażone wprost.
Ten artykuł, który jest wart czytanie i rozważanie nad nim. Post, który chcesz skomentować. Podziel się podobało z przyjaciółmi i współpracownikami.
Nie ma znaczenia, ile godzin dziennie jesteś zaangażowany w małej firmie. Najważniejsze jest to, że kończy się w zasięgu wzroku. Jest to „hydrant”.
I ta koncepcja jest znacznie szerszy niż tylko listy zadań. I w dzień, niestety, jest jeszcze 24 godzin.
skowronek
Jeśli jesteś podobny do mnie, cały kompleks twórczy i dobrze praca Jest ruchu w godzinach porannych wcześnie. Istnieje wiele powodów - psychologiczne i fizjologiczne, - dlaczego tak jest. Ale „hydrant” swoje wewnętrzne rytmy są głęboko obojętny. Ponieważ podczas snu, ilość informacji ciągle rośnie.
Śniadanie, otwórz swoją skrzynkę odbiorczą, a przepływ „Hydrant” rozpada ekranie, który całą noc był pod ciśnienie liter w kont pocztowych w „Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello a podobne. W kalendarzu - spełniając żądania i instrukcje od szefa, partnerów, klientów, podwykonawców, współpracowników. A fakt, że wczoraj nie było na liście zadań dziś świeci i wymaga natychmiastowej egzekucji.
„Hydrant” nie będzie czekać na ciebie. On głośno domaga swój czas i uwagę.
Nagle zegar 11 rano - i już stracił większą część dnia.
Jak reagować na tę sytuację? Ogół oferują dwie opcje: albo zmienić zachowanie lub wykorzystanie technologii. Ale dlaczego nie korzystać z technologii, aby stworzyć podstawy do zmiany zachowania?
Jak skutecznie zarządzać informacjami, zadania i pomysły? Należy zauważyć, że ciągły przepływ informacji, a na ogół jest to więcej strumieni: Informacja dostarczana z wiadomości e-mail, sieci społecznych i mediów, stron internetowych, gazet, podczas spotkań, przyjaciół, a nawet głowa. Wszystko nie może być pokryte.
Trzeba przetwarzać wiadomości, zdecydować, co z nimi zrobić: Aby odpowiedzieć, użytkowania akcję Zapisz na później lub usunąć? Kiedy to zrobić? I jak znaleźć czas, aby poradzić sobie z tym wszystkim?
Niestety, tryb pracy wielozadaniowej, gdy staramy się to wszystko na raz nie działa. Nie kontrolujesz swój harmonogram, jesteś trudno znaleźć wolny czas, oprócz poczty i skupić się na czymś na dłużej niż 5 minut. Jeśli tak, sprawdź moją metodę zarządzania czasem dla maksymalnej wydajności w ciągu dnia - może to jest to, czego potrzebujesz.
Trzy dodatkowe narzędzia i techniki
Codzienny rytuał. W tej chwili zajmuje się organizacją i planowaniem, skupiając się na większych i mniejszych problemów.
Badanie - kolejkowania - stan magazynowy - Dystrybucja. Przelewy z „hydrant” w materiale, z którym do pracy. Utworzyć listę zadań, osobistą bibliotekę przydatnych zasobów, informacji stabilny taśmę z sieci społecznych i mediów.
Doprowadzenie sprawy do końca. Zarządzamy listę zadań i swój czas.
Praca zgodnie z wewnętrznymi rytmów
Tylko będzie można obliczyć swój własny zestaw sposobów na zwiększenie produktywności - wszystko, co mogę jedynie podzielić się moją.
Staję się najlepszy czas w celu rozwiązania najważniejszych wyzwań
W godzinach porannych, kiedy mój mózg działa najlepiej, ja przeznaczyć 2-3 godzin, aby upewnić się, że prace nad najważniejszym zadaniem, a nie rozpraszać więcej na ten temat. Badania pokazują, że pracownicy, którzy są rozproszony - czy są one rozpraszać się - co najmniej raz na 3 minuty, wymagają minimum 20 minut do nurkowania w zadaniu ponownie.
Zacznij dzień warto z trudnym zadaniem, nawet jeśli ta osoba może zacząć od czegoś łatwiejszego. Dziennie wymaga się nieprzewidziane okoliczności, dodatkowe spotkania - i główny priorytet i nie zostanie wykonane.
przerwa
Cokolwiek to było, zwykle po 60-90 minutach stężenie maleje, więc dzielę rano okres pracy na dwie części, dzięki czemu jest krótka przerwa, podczas której muszą opuścić miejsce pracy miejsce.
Naukowcy twierdzą, że siedzący tryb prowadzi styl życia choroby serca, słaba postawa, niektórych rodzajów raka.
Nawet jeśli siedzieć w jednym miejscu przez zaledwie 30 minut, metabolizm spowolni do 90%.
wieczorem
Poziom energii gwałtownie spada po południu, dlatego wielu woli w tym czasie trochę się przespać. Po obiedzie Staram:
- spotkać się z ludźmi, jestem pewien, że jest ledwie w stanie wykonać dobrą pracę w czasie, a komunikacja daje dodatkowy zastrzyk energii;
- zajmuje niewielki, prosty i celów organizacyjnych.
Rano i wieczorem rytuał
Musisz zdecydować, co robić w tych godzinach. Oznacza to, że trzeba otworzyć pocztę, aby przetłumaczyć część wiadomości w liście zadań i znaleźć czas dla nich, między innymi projektami.
Problemem jest to, że komunikaty wypełnia swoją pocztę - prawdziwych wampirów, którzy żerują na swój czas. Analizując je, spędzają więcej czasu i wysiłku niż się wydaje. A najgorsze, że nie ważne jak to napięte, część ciebie zawsze chce sprawdzić swoją skrzynkę odbiorczą.
Rozwiązaniem jest, że przychodzące powinny być traktowane jako niebezpieczne zwierzęta, które przez większość czasu trzeba trzymać w klatce, ale wciąż od czasu do czasu w produkcji, więc nie pękają same.
Ja pracuję z członkami dwa razy dziennie - rano i wieczorem rytuałów. Jestem tak przyzwyczajony do tej procedury, że praca z nadchodzącymi stał się szalony dla tego samego zadania automatycznego, zarówno na potrzeby jeść ciało i pić.
Pomiędzy tymi dwoma okresami, nie martw się o to, czy coś w mailu i nie zostało zapomniane, czy mam coś ważnego - Ufam mój system. W związku z tym, zamykając skrzynkę pocztową, idę do pracy z czystym głowy.
A jak rytuał rano jest zwykle krótki (większość kwestie organizacyjne pozostawione do rytuału wieczorem), to zwrócić większą uwagę na najważniejsze zadania.
lista zadań
Aby zorganizować swój dzień i zatrzymać przepływ przychodzących, wysysając wszystkie soki ze swojego życia, trzeba technik i narzędzi w ruchu.
Jednym z takich skutecznych technik jest „Study - kolejkowania - stan magazynowy - Dystrybucja”, co przekłada się na przepływ przypadkowy:
- wygodne dla listy zadań,
- osobista biblioteka przydatnych materiałów, które są przechowywane do późniejszej pracy z nimi,
- zestaw materiałów do dzielenia się z kolegami.
Idealnie, to należy się zająć podczas porannej i wieczornej rytuału. Zbadajmy ten proces w sposób bardziej szczegółowy.
Do badania włączono
Skrzynka - to wszystko z e-maili i wiadomości na Twitterze i kończąc swoje nagrania.
Po pierwsze, należy pamiętać, nie przychodząca nie wymaga natychmiastowej reakcji. Wszyscy nauczyli się wysyłać i odbierać szybkie odpowiedzi na e-maile, ale to się dzieje: ktoś, kto oczekuje, że nakłada dodatkowe obowiązki na ciebie.
Po drugie, należy otworzyć każdy e-mail i odpowiedzieć na nią - całkowicie nieefektywne. Będziesz bardziej wydajne jeśli zrobisz jedną rzecz. Na przykład, po prostu przeglądać skrzynkę odbiorczą. Nasz mózg nie jest bardzo dobre połączenia wielu zadań razem. Kiedy ludzie myślą, że mogą z łatwością poradzić sobie z wielozadaniowych, w rzeczywistości, po prostu szybko przełączać się z jednego zadania do drugiego. Ale to ma negatywny wpływ na postrzeganie i koncentracji.
Dlatego po otwarciu skrzynki odbiorczej, po prostu sprawdzić je. Jest to klasyczny model pojedynczego proces „aby doprowadzić sprawę do końca”:
- czy można zobaczyć przychodzących w czasie krótszym niż dwie minuty, a zrobić;
- jeśli nie można dodać go do listy zadań, które muszą wrócić później;
- można po prostu zignorować ten plik.
Nawet jeśli otworzysz listę kolejce przychodzących od razu po wyświetleniu komunikatu, nadal masz czas przestawić.
Zobacz przychodzący rano tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.
Kiedy rano do przeglądania wiadomości, należy zadać sobie pytanie: czy są one pilne? Te pilne komunikaty - Twój wróg numer jeden, a oni zabierają cenny czas, który chciałby spędzić wykonać najważniejsze zadania.
W przeciwnym razie, po prostu trzeba dodać do listy wybierz „wiadomości sprawdzić w wieczór” zadań.
kolejkowanie
Non-pilne zadania, które mają więcej niż 2 minuty, umieszczone w jednym z dwóch odcinków linii:
- Co trzeba przeczytać: zasobów online, które trzeba przeczytać i rozważyć, jednym kliknięciem dodać do kieszeń. Materiały te mogą wrócić później i na dowolnym urządzeniu.
- Co należy zrobić: przychodzące wiadomości przy użyciu DoIt.im przekazywane bezpośrednio do listy zadań.
Oczywiście, lista zadań może być ręcznie, ale wierzę, że jest bardziej wygodna aplikacja.
Czytanie i dystrybucja materiałów w osobistej bibliotece
Podczas wieczoru rytuał wrócić do listy zadań i sprawdzenie materiałów, które są w kolejce do czytania. Ponieważ używam kieszeni, mogę oglądać je podczas podróży w metrze, czekając na spotkanie lub w dowolnej innej wolnej chwili. Dlatego też zazwyczaj szybko pęknięty w dół na liście.
Jeśli materiał jest naprawdę warto, dodaję go do Diigo - moja biblioteka online przydatnych materiałów. Jest możliwe, aby zorganizować tagi, więc łatwo znaleźć notatkę na następny dzień, miesiąc lub nawet rok. I specjalne podziękowania za możliwość Diiogo obliczach wyszukiwania.
tag L8R (czyli później - z angielskiego. „Później”) stawia zasobu w innym miejscu, do którego zwracam się podczas nocnych kontroli listy zadań.
Ponadto Diigo automatycznie zapisuje kopię każdego tekstu, że dodany w polu notatki. mogę edytować tę notatkę, wklej uwagi, pomysły, które pojawiają się w stosownym czasie, gdy chcę kogoś do materiału zakładowego.
udział
Niektóre znaczniki w Diigo pozwala publikować nigdzie zasobów. Dzięki za magiczny IFTTT:
- z tag Podobnie jak materiał jest wysyłany do mojego Tumblrkak cytowanego postu
- jeśli wybierzesz tag Tweet nagłówek i link do postu wysłanego do Twittera
- Można skonfigurować tagi do innych kont: LinkedIn, Facebook ...
Dzięki tej metodzie, cały przepływ „hydrant” zostanie wysłany do listy zadań i osobistej biblioteki i wybrane zasoby, z kolei, mogą być udostępniane. A wszystko to bez utraty ostrości.
wieczorny rytuał
Od rana chcę skupić się na pracy twórczej, wieczorny rytuał - jest podstawą do planowania na cały dzień.
Jak mogę rozpocząć rytuał wieczorny
Przez czas po obiedzie:
- Ja już skończyłem rano do pracy na najważniejszym zadaniu;
- przychodzące zgromadzone nieprzeczytane wiadomości, że otrzymał, kiedy byłem zajęty pracą na najważniejszym zadaniem;
- w kolejce na liście zadań zawartych Taxco, które mogę umieścić tam rano i wspólne zadania, które mam wykonać wieczorem rytualnego codzień.
Aktualne codzienne zadania
Jak wspomniano wcześniej, wieczorem rytuał obejmuje takie zadania jak:
- View. Jest to pełna kontrola wszystkich: mam do czynienia ze wszystkich możliwości, nawet z tymi materiałami, pracę, która będzie trwać dłużej niż 2 minuty.
- Przeczytaj, rozpowszechnianie, udostępnianie. Pracuję z wszystkich ciekawych rzeczy, które dodałem w ciągu ostatnich 24 godzin.
- lista zadań sterowania. Otwarte kierunkowskazy, cele i oparte na postępach w pracach nad najważniejszym zadaniem, I:
- Postanawiam, że będę robić dziś wieczorem, a przeniesione na następny dzień,
- zdecydować, którego zadaniem jest najważniejszym zadaniem jutro rano, i określić, jak długo będzie musiała zostać wypłacona,
- Rozkład czasu na odpoczynek (lub stać go na później lub w ogóle).
Istnieje kilka bieżących spraw, na przykład odpowiedzieć na e-maile otrzymane wczoraj, czy finanse i rachunkowość innych chwyt. Niektóre z nich pojawiają się tylko w tym szczególnym dniu. Na przykład, sprawdzić powyższe Diigo każdą środę i sobotę.
cotygodniowy test
W każdy poniedziałek w liście zadań, które muszą zawierać element „zrób listę celów na tydzień.” Więc każdej nocy na tydzień, to należy pamiętać, że cel: przydatna, gdy trzeba zdecydować, co zrobić dzisiaj, a co zostawić na później.
Każdy piątek, ja psychicznie przeglądu tych celów i krytycznie je oceniać.
Dopiero potem przychodzi czas odpoczynku
Jak wieczorem ułatwia zarządzanie harmonogramem i trudniejsze do pracy nad trudnymi problemami, a następnie w ciągu dnia jestem prawdopodobnie zaangażowane w widoku i dodać zadań i materiałów w miejscu. Ale nawet w tym przypadku, co najmniej połowa dnia Inbox zostaną zamknięte.
Mój dzień kończy konkretna „Study - kolejkowania - informacje giełdowe - dystrybucja”, więc nowy obrotów dziennie, aby rozpocząć bez obciążenia niedokończone sprawy.
Mamy nadzieję, że ta technika zwiększa produktywność będzie przydatna.