Założyliśmy elektroniczny system zarządzania dokumentami w kilka kliknięć

Korzyść tłumaczenie dokumentów biznesowych na rysunku iw chmurze. Ale niektóre firmy uważają, że jest to zbyt trudne do tej pory: terminy nieznane, nie jest jasne, jak to wszystko działa. «megafon„I stworzył bardzo prosty i wygodny system elektronicznego dokumentu.

Trochę historii i teorii

Już w 1960 roku organizacja w Stanach Zjednoczonych i Europie rozpoczęła wymianę danych elektronicznych. Ale dokument elektroniczny cieszył się tylko kilka dużych firm, które mogą sobie na to pozwolić. Rzeczywiście, nie byłoby wspólne standardy wymiany dokumentów elektronicznych. Podczas gdy w latach 1970 nie mówi o podpisie elektronicznym.

Podpis elektroniczny - czyli informacja w formie elektronicznej, który jest dołączony do innych informacji w formie elektronicznej (Signed informacja) lub w inny sposób związany z tych informacji i które są wykorzystywane do określenia osoby podpisującej informacja.

Artykuł 2 ustawy federalnej „O podpisie elektronicznym”

Mówiąc najprościej, jest to warunek dokumentu elektronicznego w celu potwierdzenia jego autentyczności (Pisarstwo), autentyczność i integralność.

Algorytm kryptograficzny stworzyć prymitywnego podpisów cyfrowych został opracowany w 1977 roku. A siedem lat później przyjął wspólną europejską wymianę danych EANCOM Standard (EDI).

W 1990, wiele krajów europejskich przyjęły szczególne przepisy w sprawie dokumentów elektronicznych i prawnie ważny dokument został przeprowadzona w formie elektronicznej. W Rosji, ustawa przyjęta w 2011 roku.

elektronicznego zarządzania dokumentami

Coraz więcej firm zautomatyzować wewnętrzne procesy biznesowe, wdrożenia systemów informatycznych i przechowywania danych w chmurze. Zamiast papierowych traktatów i aktów przyjść do dokumentów elektronicznych. Godziny ustawy.

A jeżeli wewnętrzny optymalizacja większości firm obsłużyć mniej lub bardziej skutecznie, dokument elektroniczny z wykonawcami często szczerze lame.

zarządzanie dokumentami elektronicznymi (EDM) - istotne prawnie dokument w formie elektronicznej między podmiotami prawnymi i / lub osób fizycznych.

Typowa sytuacja: księgowy jest w swoim systemie księgowym, certyfikat ukończenia, wydrukować i wysłać je kurierem do kontrahenta. Kilka dni później firma partnerem księgowy odbiera i skanuje dokument, a następnie ręcznie dokonać okablowania w systemie księgowania. Obie strony muszą przechowywać papierowej wersji ustawy.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami w czasach upraszcza i przyspiesza proces.

Korzyści z EDI

1. Nie trzeba płacić wynagrodzenia zapłacić kuriera lub usług pocztowych.
2. Pracuj z szybciej i wygodniej dokumentów elektronicznych, a ryzyko, że zgubić po drodze, jest zero.
3. Nie ma potrzeby przechowywać ton papieru w biurze.
4. Wszystkie dokumenty są w odległości jednego kliknięcia, aby uzyskać dostęp do którejkolwiek z nich może być wszędzie tam, gdzie jest dostęp do Internetu.

Jak skonfigurować EDI

Istnieją dwa podstawowe sposoby na wymianę dokumentów elektronicznych: bezpośrednio i poprzez pośrednika.

W pierwszym przypadku, firma musi zawrzeć umowę z siebie, który zostanie opisany szczegółowo procedury dla i warunki wymiany, lub każdy z wykonawców musi posiadać kwalifikowany elektroniczny podpis. Aby uzyskać konieczne jest zastosowanie do centrum certyfikacji akredytowane przez Ministerstwo Łączności Rosji.

Jednak nawet w obecności kwalifikowanego podpisu elektronicznego, nie wszystkie dokumenty mogą być przesyłane bezpośrednio, na przykład poprzez e-mail. Zgodnie z obowiązującym prawem, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej wyłącznie zatwierdzony przez Federalną Służbę podatki formacie XML.

Jest więc dużo łatwiej ustawić dokumentu elektronicznego poprzez pośrednika. „MegaFon” firma opracowała interfejs internetowy do formy, podpisania i wymiany rachunkowości i innych dokumentów między podmiotami prawnymi. Z pomocą swojego księgowego, kierownika lub sekretarka będzie mogła szybko zawrzeć umowę z nowym partnerem, ustaw koszt dostawcy lub wziąć szacunkową od wykonawcy.

W tym przypadku, wszystkie dokumenty będą systematycznie i niezawodnie przechowywane w osobistym biurze firmy.

Aby korzystać z EDI, trzeba mieć kwalifikowany podpis elektroniczny.

W gabinecie portalu „elektronicznego dokumentu” z „Megafon” mogą tworzyć nowe dokumenty (bez podpisu i wysłać) i pobierać je do komputera stacjonarnego.

Nie można żądać dokumentów sprawozdawczych do komunikowania się: rachunki, faktury i działa. Dokumenty wytworzone w ten sposób są prawnie istotne i nie wymagają drukowania lub powielania na papierze.

Nawet umowa o świadczeniu usług łączności ruchomej „MegaFon” może być zawarta zdalnie. Dla klientów korporacyjnych, którzy mają podpis elektroniczny nie jest konieczne, aby spędzić czas odwiedzając siedzibę firmy. Wszystko można zrobić za pomocą osobistego badania. Szybko, a co najważniejsze, zupełnie za darmo.

Kolejną zaletą dokumentu elektronicznego z „MegaFon” jest to, że można go łatwo zintegrować z 1C. Jeśli pracujesz z tego systemu księgowego, można przesyłać dokumenty do portalu bezpośrednio od 1C.

Aby rozpocząć korzystanie z „elektronicznego dokumentu”, trzeba:

1. Zapisz się na odpowiednim portal.
2. Połącz się z ważnego systemu podpisu elektronicznego.
3. Wypełnić wniosek do przyłączenia się do System regulacji dokument elektroniczny.

Pierwsze 14 dni będzie można korzystać z pakietu podstawowego „Promo”. Zapewnia darmowe wysyłanie do dwóch tysięcy sformalizowane i nie sformalizowane do tysięcy dokumentów. Dwa tygodnie - tyle czasu, aby cieszyć się wszystkimi zaletami dokumentu elektronicznego. Następnie można wybrać plan taryfowy na podstawie celów biznesowych.

Usługa „Electronic” oszczędza pieniądze i czas rejestracji transakcji i wymiany dokumentów. Zalety usługi w pełni docenić agentów, dystrybutorów, franczyzobiorców, firmy z branży konstrukcji i również firm planuje zwiększenie efektywności wymiany dokumentów zarówno wewnętrznie, jak i przy rozpatrywaniu partnerów. Szybsze procesy biznesowe, tym większy zysk. Zgadzam się, że to głupie, aby przejść taką decyzję.

Zacznij korzystać za darmo