Jak zadań grupowych, które jeszcze czas

Wszyscy od dawna wiadomo, że wielozadaniowość nie jest taka dobra rzecz: to nie pozwala nam skutecznie skupić się na jednym coś.

Chodzi o to, że przejście od jednego zadania do drugiego trwa długo - to jest poparte badaniamiWielozadaniowość: koszty związane ze zmianą. Ludzie pracują najefektywniej, wchodzenia w stan płynąćW pełni koncentrując się na jednej sesji bez rozpraszania się do niczego innego.

Niestety, aby złapać przepływ okazuje nie zawsze, ponieważ stale zalane kilka różnych rzeczy, które wymagają naszej uwagi. Jednak jest jedna technika, która pozwala zminimalizować straty czasu i energii, aby przełączać się między różnymi działaniami. Nazywana jest „grupa”, czy „pakietowania” zadania (zadanie dozowanie).

Istotą tej metody są następujące: połączyć ten sam rodzaj problemu w tak zwanych pakietów, a następnie wykonać je w tłumie. To proste.

Dlaczego jest to przydatne do zadań grupowych

Robić rzeczy losowo najprostszy sposób: nie masz do kąpieli z planowaniem, priorytetów i nudne dla innych. Pamiętasz coś - i zrobili to. A następnie przeniósł się do następnego zadania.

To właśnie takie podejście nie jest bardzo dobre dla twojej zdolności fokus. Według badań przeprowadzonychRzeczywisty koszt wielozadaniowośćOpublikowane w czasopiśmie Psychology Today, człowiek traci do 40% swojej pojemności po przełączeniu między niepowiązanych zadań.

Innymi słowy, jeśli najpierw napisać raport, a następnie zacząć reagować na e-maile, a następnie przetworzyć dokumenty papierowe, jak Po powrocie do raportu, za każdym razem tracąc czasu, próbując skupić się na nowej pracy, nie wydaje się poprzednia. Tom DeMarco, autor książki "Czynnik ludzki: udane projekty i zespoły„Twierdzi, że taka” zmiana biegów „trwa do 15 minut, lub nawet więcej.

Batch grupowania zadań ułatwia przejście od jednej czynności do drugiej. Im więcej podobnych twoje cele, jeden lepiej, wykończenia, do podjęcia następnego.

Jak używać zadań przetwarzania wsadowego

1. Tworzenie listy rzeczy do zrobienia

Przede wszystkim zapisać to, co zamierzają zrobić w wykazie prosty, linia po linii. Można to zrobić na papierze lub korzystać z wielu aplikacji do zarządzania zadaniami. Najważniejsze - aby naprawić wszystko. Idealny poświęcić codziennie (lub co najmniej raz w tygodniu) trochę czasu na budowę.

2. Podzielić zadania na kategorie

Teraz, gdy lista jest gotowa złamać wszystkie elementy na kategorie. Mogą one być różne - wybierz, co chcesz. Najważniejsze jest to, aby być wygodne i intuicyjne.

Na przykład wpiszesz „Reakcja na e-maile lub” problemy „Call współpracowników” w sekcji „negocjacji” i „napisać artykuł” i „Dokonywanie zmian” w rozdziale „tekst”. Utworzyć oddzielną kategorię dla pracach domowych, zadań praca, zakupy i tak dalej. Prowadzony w takiej uporządkowanej listy z będzie łatwiejsze.

Inna opcja - do zadań zbierać w opakowaniach, gdzie powinny one być realizowane. Na przykład, połączyć wszystkie zakupy do lokalizacji „supermarket” i pracuje sprawę dla „Office” i tak dalej. Tak więc, jeśli znajdziesz się w pobliżu sklepu, będziesz w stanie spojrzeć na listy i zobaczyć na pierwszy rzut oka wszystkie potrzebne zakupy.

3. czas blok

Przetwarzanie wsadowe zadań działa dobrze w połączeniu z tak zwaną metodą czas blokowania. Po podziale na kawałki na liście kategorii wybierz każdy z nich pod pewnym momencie dnia. I dodać odpowiedni blok do swojego kalendarza. Na jednym czasie tylko jednostka zaangażowana w sprawy tej samej kategorii, a ignorować innych.

Inna opcja - do związania opakowaniu Task popularnej technice Pomodoro. 25 minut, robisz, nie odrywając się od zadań pakietu. Następnie odpocząć 5 minut. Następnie powtórzyć cykl z innej grupy przypadków.

4. Rozważmy wydajność szczytową

Zdefiniuj czas dnia, kiedy są najbardziej wydajne. Dla większości ludzi to rano, ale są sowy nocne, które łatwiej jest skupić się w ciemności. Znajdź swoją wydajność szczytową i starają się wykonywać zadań priorytetowych kategorii stanowiły dla niego.

5. wyeliminować rozpraszających

Gdy przechodzi do następnej grupy zadań, upewnij się, że nie przypadkowo przeszkadzać zawiadomienia lub telefon. Można wybrać czas konkretnego celu sprawdzenia smartphone. Tak długo, jak to zrobić zadania z jednej kategorii, nie martwić się o resztę.

Jakie zadania mogą być montowane na grupy

W rzeczywistości, w ogóle istnieją. Scott Young, pisarz, programista, przedsiębiorca i wielkim fanem zadań przetwarzania wsadowego, co skutkuje20 Wskazówki dla dozujący, aby zaoszczędzić czas i pokroić Stres Kilka przykładów:

• E-mail. Tim Ferriss, autor książki "Jak pracować 4 godziny w tygodniu„Czasem otrzymuje 300 e-maili na godzinę. I mimo tego tomu, odpowiada je tylko raz dziennie specjalnie poświęcić czas tylko do tego.
• Czytanie. Przeczytaj coś w między czasie jest prawie bezużyteczny, bo wciąż pamiętam niewiele. Lepiej jest określić dla siebie, jeśli chcesz otrzymywać informacje ostrożnie, i sprawiają, że czasu na czytanie.
• połączeń telefonicznych. Spisać nazwiska osób, które trzeba zadzwonić i ich numery telefonów w jednym liście. Następnie zadzwonić wszystkich kandydatów z listy naraz. Po pierwsze, nie będzie rozproszony przez rozmów telefonicznych po raz kolejny. Po drugie, będzie można wybrać porę dnia, kiedy ludzie są najmniej zajęty i może rozmawiać z tobą.
• Rekreacji i rozrywki. Przenieść wszystkie rozrywki - filmów, gier komputerowych, walking - na koniec dnia. To smotiviruet szybko zakończyć pracę i będzie łatwiej się zrelaksować, wiedząc, że wszystko dziś już przekształcone.
• Zakupy podróż. Przed opuszczeniem domu, zebrać do kupy wszystkie rzeczy, zakupy i sprawunki i wykonać je za jednym zamachem. Na przykład, można odwiedzić supermarket, poczta i pralnie chemiczne w tym samym czasie. To oszczędza nie tylko czas, ale także benzyny.
• Korespondencja w sieciach społecznych. Trwać godzinę wieczorem na czacie w Internecie. A resztę czasu zachować zawiadomienia klientów sieci społecznych jest wyłączone.
• Gotowania. Najprawdopodobniej ciągle nie mają wystarczająco dużo czasu, aby ugotować coś codziennie. Na szczęście, cywilizacja dała nam taką jednostkę jak kuchenka mikrofalowa. Wydarzeniem dnia do 1-2 dania gotowe w przyszłym tygodniu, a potem po prostu podgrzać ją.
• Naprawa. Razem i wreszcie uczynić wszystkie te małe prace, które zostały czeka na skrzydłach. Wymienić przepalone żarówki, naprawy klamki i kran kapanie.
• Odbicia. Zawsze myślisz próbują zaplanować coś, aby rozwiązać pewne problemy, ale to nie działa dla Ciebie? Scott Młody radzi nawet coś takiego jak myślenie, zaangażowanych w ściśle określonym czasie. Nabyć nawyk co tydzień z planem w ciągu 2-3 godzin, niż zabrać i jakie cele chcesz osiągnąć.

Aha, i jeśli do tego dojdzie, przygotowanie pakietów zadań - to również wyzwanie. Dlatego przydziela szczególny czas, najlepiej wieczorem, aby rozpowszechniać elementy na liście jutro.