Jak możemy pozwolić email rządzić sami i co zrobić
Produktywność Związek / / December 19, 2019
Jeśli pracujesz z e-mail wydaje się wam, jeśli grasz w gry, gdzie trzeba „dogonić” z młotek nagle staje się w jedną lub drugą norek mol, nie jesteś sam. Powiadom domyślne - główny kanał komunikacji biznesowej. na ewaluacje Radicati Group, przeciętna urzędniczka otrzyma około 100 maili dziennie. Liczba ta wzrasta rocznie o 15%. W lipcu 2012 roku firma konsultingowa McKinsey Global Institute opublikował raport zatytułowany „ekonomia społeczna: zwiększenie wartość i wydajność dzięki technologii społecznych »(ekonomii społecznej: Odblokowanie wartość i wydajność dzięki Społecznych Technologies). Mówi ona, że pracownicy szeregowi spędzają 28% swojego czasu pracy do zarządzania pocztą elektroniczną.
Pomyśl o tym. Jeśli masz 50-godzinny tydzień pracy, gdy mają 14 godzin spędzasz czytanie i pisanie e-maili. Jest mało prawdopodobne, że spędzasz za dużo czasu w Word, Excel lub innych programów prac.
Być może te dane nie byłoby problemu, jeśli e-mail był rzeczywiście skuteczny kanał komunikacji. Przeciwnie, jest więc dla niektórych firm. Ale w większości przypadków tak nie jest. Oczywiście, e-mail ma prawo do istnienia, ale nie angażują. badania
pokazŻe stała kontrola przychodzących obniża IQ.W ostatnich latach, e-mail stał się prawdziwą plagą komunikacji biznesowej. Niemniej jednak nie należy winić za wszystkie bolączki. Obwinianie technologii jest wygodne: jest to dobry pretekst, by nie patrzeć w lustro. Po tym wszystkim, jeśli spojrzymy do środka, można zrozumieć, że problem nie jest w wiadomości e-mail jako takiego, ale w jaki sposób z nich korzystać.
Nie chodzi o to, aby dać się E-mail (chociaż niektórzy robią). Chodzi o to, aby go używać racjonalnie.
Od czego zacząć?
Zrozumieć, email ≠ rozmowę
Przez e-mail nie mogą angażować się w dialog w taki sam sposób, jak w prawdziwym życiu. W listach zawsze przedziały czasowe, a wiadomości tekstowe nie są przeznaczone do bliskiej przyjaźni pokazanego na drugą stronę. Justin Kruger (Justin Kruger) z New York University i Mikołaja Epley (Nicholas Epley) University of Chicago okazałyŻe w przypadku braku sygnałów niewerbalnych osób błędnie zinterpretować maile.
Psycholodzy odkryli, że aby właściwie zinterpretować nastrój jest tylko połowa przypadków otrzymanych w wiadomości tekstowej. Emotikony, niestety, nie pomaga, na przykład, odróżnić humor sarkazmu. Prowadzi to często do nieporozumień. Czy jesteś gotowy za każdym razem, aby rzucić monetą, próbując odgadnąć, czy rozmówca jest jasne obietnica?
Przestrzegać zasady trzech liter
Zaakceptowanie faktu, że e-mail nie jest najlepszym miejscem do intymnych rozmów, przejdź do działania.
Użyj zasadę trzech liter: jeśli problem nie zostanie rozwiązany w trzech e-maili, trzeba prywatnego spotkania.
Ma ona zastosowanie do rozwiązań w zadaniach administracyjnych (na przykład, spotkanie planowania), jak również osobiste. Pozwala zaoszczędzić dużo czasu i będzie chronić od wielu rozczarowań. Jednak, jak to nie jest dla wszystkich, być przygotowane do niezadowolenia niektórych towarzyszy. Z rozsądnym udziałem założeń, ale nadszedł czas, aby pozbyć się instalacji „na wszystkich kwestiach got mail”.
Nie decyduje o sprawach pilnych e-mail
Jeśli problem jest naprawdę ważne i wymaga natychmiastowego działania, a nie rozwiązać go w e-mailach. Aby to zrobić, nie ma telefonu. Niech to będzie zasada w firmie.
Nie używaj e-maila do zarządzania zadaniami
E-mail - nie jest to menedżer zadań. Ale wiele osób korzysta z e-mail w zakresie ich uprawnień jako takie. Nic dziwnego, że są one ciągle rozproszony. Otworzyłem okno, aby skonsultować się z zadaniami, a trafisz przepływ komunikacji biznesowej i osobistej. Jest to łatwe, aby przełączyć się do nich, zapominając co otwartego klienta e-mail.
Zarządzanie zadaniami mają oddzielne wnioski: Todoist, DropTask, przepływ i inne. To nie jest wymiana e-mail, są one ukierunkowane na cele, które chce osiągnąć.
Cena: Free
Cena: Free
To samo zarządzanie projektem. Trello, asana lub Basecamp - wygodne i niedrogie narzędzia, które pozwoli Ci zaoszczędzić od rozmów kilometrowej.
Nie myśl o tym, jak komunikować się z górnictwa węgla kamiennego w kopalni
Kilka ludzie są wolni w swoich stosunkach pracy. wiele Oni nienawidzą swojej pracy, W tym fakt, że nie mogą wybierać swoich współpracowników, klientów i partnerów. Niektóre z nich są zbyt „zajęty”, aby rozmawiać przez telefon - lepiej napisać kilkanaście stanowisk, zamiast dwóch minut, aby omówić wszystko w słowach.
W tym przypadku należy zwrócić uwagę na sposób ich komunikacji (słowa, prędkości i tak dalej). Zadaj sobie pytanie, czy naprawdę chcą współdziałać z ludźmi, którzy unikają telefon i mówienia. Spójrz skarżącym wolne stanowisko w firmie do potencjalnych klientów lub potencjalnych dostawców przyszłych. Jeśli początkowo komunikować jakby wydobywano rudy w kopalni, jakie są szanse, że będą zmiany?
Bądź świadomy poza email życia
Tam jest! Nie bój się do ścisłej skrzynki pocztowej. Świat nie zawali. Jest to oczywiste, ale dla wielu może być objawieniem. Tak więc, w towarzystwie Klick Zdrowia zakazany pracownicy korzystają z e-mail. Według jej dyrektora generalnego, e-mail - narzędzie do kontroli scedować na siebie dla innych.
Co sądzisz: czy ludzi manipuluje e-mail, Zmuszając ich zadania i kolejność ich realizacji?