„Grzeczność - to nie jest słowo.” Dlaczego tyle obłudy i jak się go pozbyć w korespondencji biznesowej

Ludmiła Sarychev

Współautor książki "Nowe zasady korespondencji biznesowej».

listów pracę - jest to ból. Przeprowadziliśmy ankietę, w której nasi abonenci stwierdziło, że były denerwujące w korespondencji biznesowej. Ile odpowiedzi otrzymaliśmy! Ludzie nienawidzili samo: wszystkie te słowa ASAP i FYI, celowe biurokracja i leczenie „koledzy”, kolejność oznaczona jako „PILNE!” I długo, niespójna nas. Jeśli spojrzeć na nią głębiej, to okazuje się, że ludzie wściekłą pogardą.

Z całym szacunkiem - to wszystko, co daje zaniedbania lub nieuwagi do rozmówcy. Zapomniałem dołączyć plik - brak szacunku. Popełniłem błąd w nazwie - ten sam pogardy. Listów z tematem „pilne” - znowu, brak szacunku, a nawet co. Jeśli wszystko się zgadza, a następnie dodać trochę opieki, masz do nas, że odbiorca będzie chciał odpowiedzieć.

Szacunek i opiekuńczy w listach muszą się nauczyć, ponieważ w komunikacji biznesowej nastąpiła kolejna tradycja: pisanie klisze, z uprzejmych słów i oficjalnie. Jednak tradycja ta nie ma nic wspólnego z normalnych relacji międzyludzkich. Dlatego nadszedł czas na zmiany.

Nie trzeba im opiekować się dzieckiem

Kiedy mówimy o szacunku i opieki kursów, zawsze jest ktoś, kto mówi: „Właściwie, to ich zadaniem jest, aby dane mi! Powiedziałem im za to pieniędzy i nie będzie płacić więcej szacunku do przedstawienia przed nimi! "

Zgadza się. Wszystko, co jest napisane w tej książce, nie jest konieczne. W biznesie korespondencja nie tyle obowiązkowych części. List od szefa ze słowem „look” nie będzie działać gorzej niż długi żądanie „zwrócić uwagę na załączonym dokumencie.” korespondencja biznesowa - to przede wszystkim sprawa, a dopiero potem - relacja.

Każdego dnia ludzie przychodzą do pracy, która jest loathe wykonać instrukcje, które nie rozumieją, z przełożonymi którzy gardzą. Działa świat, i bez szacunku.

Inną rzeczą jest to, że list z szacunkiem, reagujemy znacznie lepiej niż zwykle. Reagujemy szybciej, bardziej „włączony”, znajdziemy niestandardowe rozwiązaniaPraca z przyjemności, mniej męczą i ostatecznie stać się produktywny. To nie znaczy, że źle napisane litery będą ignorowane. Nie, oczywiście. Jest to praca. To jest to samo, które motywują pracowników do terroru lub dobrej postawy. Dobra postawa działa, ale działa również i przerażenie. Gdy szef krzyczy na podwładnych, a klient rozkłada artysty, a większość z nich, a inni wykonują zadania.

Bardziej interesujące fraza - „do reprezentowania szacunek.” Szacunek nie można opisać, bo to nie jest zewnętrznym przejawem człowieka, to stan wewnętrzny. Kiedy osoba szanuje samego siebie, odnosi się również do drugiego - to dzieje się samo z siebie. Jesteśmy pewni, że gdy trzymasz tę książkę, nie masz problemów
z szacunku dla siebie i innych.

W korespondencji biznesowej mają standardy!

Firmy mają standardy komunikacji biznesowej: w formie raportów, ustanowionego pędu i języka zawodowego. Nie twierdzimy przepisać zasady. Wręcz przeciwnie, jeśli nie jest standardem, który pomaga pisać szybciej, to jest doskonała. Ale w sprawie zasad trzeba coś wiedzieć.

Nie wszystkie z tych zasad, które zostały przyjęte w firmie, będą pracować za granicą. Wewnętrzne Slang przyzwyczajenie umieścić polkompanii do skopiowania i wieczne FIY - to jest tematem żartów wśród ludzi, którzy pracują z korporacji. Nazywają je „surykatki biurowych.” Zgadnij dlaczego.

Co jest wygodne dla jednej osoby nie zawsze jest wygodne dla odbiorcy. Na przykład, istnieje długa korespondencja z klientem. Menedżer zdecyduje się połączyć technika. On naciska „wyślij do”, mówi: „Patrz. korespondencja „kliknięcia” Prześlij ". Jest to bardzo wygodne do kierownika.

Specjalista będzie teraz trzeba czytać wszystkie litery, aby zrozumieć niekończącej się serii „Drogi kolegów” i „zwrócić uwagę”. Manager to wygodne i technik - nie. Kierownik mógł przygotować wyciąg z korespondencji lub wysłać tylko niezbędną fragment z pytaniem, a następnie specjalista będzie wygodne. Byłoby to wpływa na wydajność pracy? A Bóg je zna. Prawdopodobnie nie: technik ponieważ obowiązek odpowiedzieć na takich listach. Klnąc odpowiedzi.

Dyskusja na temat standardów jest przydatna tylko wtedy, gdy prowadzą one do odbiorcy wspólny cel. Na przykład, jeśli Twoja firma ma elegancki wzór cytat z których klienci łzy radości na policzkach - dobrze, użyj go.

Dzięki uprzejmości - to nie jest słowo

Bądź grzeczny - nie to samo, co pisanie uprzejmych słów. Wręcz przeciwnie: im więcej słów, tym bardziej irytujące jest, aby do nas, zwłaszcza jeśli uprzejmości tektury. Prawdziwa grzeczność przejawia się w dbałości o rozmówcy.

List od góry - Happy New Year. Z wyglądu jest bardzo uprzejmy partnerem gratulacje, życzył mu dobrego zdrowia i rodziny podziękował za współpracę. Ale to jest denerwujące, ponieważ jest pozbawiony opieki i wydają się być przesiąknięte hipokryzją.

Troska przejawia się nie w słowach, ale w obietnicy: pisać jak najkrótsze i bez dalszej zwłoki; nie tracić czasu czytelnika; trzymać neutralne, cichych dźwięków; generalnie nosić inne korzyści, nie tylko zbliża się w jego oczach.

Innym dużym problemem - nie pisz do nas bez konieczności. Przesłanie na nowy rok nie jest konieczne. Byłoby lepiej, gdyby źródłem nie tracić czasu.

Jest powszechną formą grzeczności i higieny. Prawdopodobnie ich poznać, więc po prostu przejść nad głównym. Ważne jest, aby pamiętać, że uprzejmość nie jest w słowach - to zawsze z szacunkiem.

Klient nie jak zupa zniknęła z menu restauracji. Pisała do nas i powiedziała, że ​​to wszystkie formy uprzejmości, grzeczności, ale to nie jest prawdziwe. Znaczenie tego listu - „nie dba o ciebie.” Ten formalny odpowiedzi.

Aby uprzejmy list, trzeba zadbać: mówić o przyczynach takiej decyzji, wskazują możliwości, pokazać znaczenie swojej opinii. Ważne jest, że powody były uczciwy „nie na naszą korzyść” - jest to normalna pozycja restauracja.

Dzięki oddzielnym piśmie

Podziękować kolegom - dobry. Ale jeśli piszesz list, w jednym słowie „dziękuję”, a następnie załadowaliśmy koledze dodatkowej pracy: musimy zobaczyć nas w szufladzie, otwieranie, zamykanie, usuwanie. zamiast Dzięki uzyskać dodatkową pracę.

Jeśli naprawdę chcesz podziękować moim kolegom, to lepiej zrobić to osobiście, z uśmiechem. Jeśli dana osoba nie pracuje, i dziękuję bardzo chce, to ma sens, aby dodać dodatkowy materiał lub prezent.

W przykładzie z góry najlepszym rozwiązaniem - wystarczy napisać ostatni list do „dziękuję”. Ale bierzemy inną sytuację: My - kierownik restauracji i znajomym za darmo doradzić w kwestii pracy. Dobry wdzięczność może być:

Oczywiście, nie jest to konieczne: kiedy jesteśmy gotowi pomóc bezinteresownie, nikt nie oczekuje prezentów w obie strony. Ale jeśli to zrobisz, osoba będzie zadowolony.

Jedyną rzeczą, jaką należy zwrócić uwagę - dla czytelnika to było wygodne korzystanie z daru. Jeśli trzeba złapać kuriera w niedogodnym momencie - jest tak-tak. Lub kod promocyjny do zniżki przy zakupie 500 ₽ od 10 tysięcy - zbyt słaby prezent.

Gorzej niż tylko kod promocyjny na skok ze spadochronem, który jest konieczny ze względu na piątej rano w niedzielę, aby przejść do pociągu, a nawet dopłacać do parasailing.

zobacz także

• 8 typów zatrzymania słów, które muszą być unikane →
• 12 rzeczy, które Enrage do korespondencji →
• 14 zasad komunikacji w posłańca →