10 wskazówek, jak menedżer może budować relacje z pracownikami

Zarządzam firmą od 2006 roku i już dawno zdałem sobie sprawę, że dobre relacje z zespołem są jednym z kluczowych elementów rozwoju biznesu. Kiedy pracownicy wyraźnie znają swoje obowiązki i widzą, że kierownictwo je ceni, ich motywacja wzrasta, a środowisko biurowe staje się znacznie bardziej komfortowe. Ostatecznie więc budowanie relacji z podwładnymi kosztuje zarówno czas, jak i koszty materialne. Oto zasady, którymi należy się przy tym kierować.

1. Dokładnie oceń własne oczekiwania wobec pracowników

Zdarza się, że menedżer rysuje portret psychologiczny pracownika i na jego podstawie oczekuje od tej osoby określonych zachowań i postaw. Na ten portret składają się cechy zawodowe i osobiste. W przypadku pierwszego wszystko jest jasne: umiejętności pracownika muszą odpowiadać wymaganiom wakatu. Ale cechy osobiste to inna sprawa.

Pracodawca może jednak błędnie oczekiwać, że powinny one pokrywać się z jego

oczekiwania. Nawet jeśli są one pośrednio związane z pracą lub w ogóle się z nią nie wiążą. Oczekuje na przykład, że wszyscy jego podwładni będą traktować pracę jako swój drugi dom, a współpracowników jako członków rodziny i będą zachowywać się przyjaźnie i otwarcie. Jednak niektórzy pracownicy nie podzielają tego punktu widzenia.

Wyraźnie odróżniają relacje biznesowe od osobistych i nie starają się zaprzyjaźnić ze współpracownikami i przełożonymi.

Menedżer dochodzi do wniosku, że takie oderwanie się może mieć negatywny wpływ na pracę. Dopiero po chwili staje się jasne: zamknięci emocjonalnie podwładni wykonują swoje obowiązki na równych zasadach z innymi i zachowują się grzecznie.

Czy warto ich nie lubić za ich niechęć? przyjaźnić się z kolegami? Decyzja należy do Ciebie, ale jeśli chłód pracownika nie wpływa na wyniki pracy i nie powoduje konfliktów, to ma do tego pełne prawo.

Warto pamiętać, że podwładni nie muszą żyć zgodnie z ideałem, jaki ma w głowie szef. Muszą szanować jego i siebie nawzajem oraz dobrze wykonywać swoją pracę, ale to wszystko.

2. Szanuj granice innych ludzi

Przede wszystkim należy cenić pracowników za ich odpowiedzialność i profesjonalizm. I ważne jest, aby móc zaakceptować zasady życia podwładnych, nawet jeśli różnią się one od twoich. Jeśli wartości pracownika wchodzą w ostry konflikt z wartościami menedżera, lepiej rozstać się na lądzie, niż pracować w atmosferze wzajemnej wrogości.

Temat granic osobistych dotyczy na przykład postaw wobec czasu pracy. Powiedzmy, że szef tak myśli marudzić po zakończeniu dnia pracy jest normą. Dla podwładnego jest to niedopuszczalne i uważa takie żądanie za naruszenie granic.

I ma rację, także z punktu widzenia prawa.

Tak, czasami można zostać na pół godziny, ale nie powinno to stać się normą.

Granice należy szanować także w komunikacji – zarówno pomiędzy kierownictwem a podwładnymi, jak i pomiędzy pracownikami. Pracownik ma prawo nie być szczery i nie dzielić się osobistymi doświadczeniami. Menedżer powinien szanować to prawo i nie narzucać się ani nie wzbudzać nadmiernej ciekawości u innych podwładnych.

3. Rozwiązuj sytuacje konfliktowe szybko i skutecznie

Wyobraź sobie: dwóch pracowników księgowości pokłóciło się poważnie, ponieważ każdy był pewien, że drugi popełnił błąd w swojej części pracy z dokumentami i z tego powodu wszystko trzeba było przerobić. Jeden z nich narzekał do kierownika, druga zachowała urazę dla siebie. W rezultacie szef wezwał obu do swojego gabinetu, pozwolił każdemu wyrazić swój punkt widzenia i zaproponował natychmiastowe podjęcie decyzji, która będzie odpowiadać obu stronom.

W opisywanym przypadku menedżer pełni rolę obserwatora, ale może też brać czynny udział. Zaproponuj na przykład swoje rozwiązanie problemu lub porozmawiaj z każdą ze stron konfliktu osobno, a następnie wydawaj werdykt.

Wybierz, które podejście jest Ci bliższe, najważniejsze jest, aby nie ignorować takich sytuacji. Ale nie powinieneś wywierać zbyt dużej presji. Jeśli agresywnie narzucasz swoje decyzje lub grozisz pracownikom karami, istnieje duże prawdopodobieństwo że spór zostanie po prostu uciszony, aby zadowolić kierownictwo, a wzajemna wrogość będzie kontynuowana i to potajemnie Ty.

4. Wyznaczaj jasne cele i definiuj jasne cele

Umiejętność natychmiastowego, kompetentnego i jasnego nakreślenia i zidentyfikowania zadania terminy jego wdrożenie jest sprawą najwyższej wagi. Należy pamiętać, że pracownik musi rozumieć cel konkretnego zadania. Ułatwi to ocenę procesu i wyników prac, identyfikację niedociągnięć i ustalenie przyczyn ich wystąpienia.

Pomoże Ci to również skuteczniej radzić sobie z podobnymi projektami w przyszłości.

Jako przykład można podać następującą sytuację. Kierownik zlecił pracownikowi sortowanie dokumentów według określonych parametrów – ale nie wymienił ich wszystkich. Nie wypowiadał się też na temat ostatecznego celu zadania, wierząc, że skoro dla niego było to oczywiste, to będzie jasne także dla jego podwładnego. Ale nie zrozumiał znaczenia rozkazu i wykonał go, nie biorąc pod uwagę tego samego nienazwanego parametru. I w końcu jego praca była bezużyteczna.

Aby temu zapobiec, ważne jest, aby przełożony wskazał cele zadań, a pracownik doprecyzował, jeśli nie są one do końca jasne. Jasne sformułowanie problemu pozwala wymagać tego samego wyraźnego rezultatu.

5. Taktownie wskaż pracownikowi jego wady i daj zalecenia, jak je wyeliminować

Najpewniejszym sposobem na zrujnowanie relacji z podwładnymi jest karcenie ich za każdy błąd. A zwłaszcza publicznie. Oczywiście nie trzeba zatrzymywać pracowników, którzy cały czas popełniają te same błędy. Jeśli jednak zdarzyło się to po raz pierwszy, delikatnie wskaż niedociągnięcia, bez obwiniania i narzucania poczucia winy.

Załóżmy, że pracownik nie lubi komunikować się za pomocą wiadomości głosowych, ale klienci wolą tę metodę komunikacji. Menedżer delikatnie wskazuje, że etyczne jest odpowiadanie ludziom w formie, która im odpowiada. A także obiecuje pomoc, jeśli coś się stanie.

I udziela rad nie w stylu „nie powinieneś tego robić”, ale w stylu „słuchaj, możesz to zrobić trochę inaczej. A oto lifehack, który ułatwi przejście.”

Jeśli błąd zdarzy się nie pierwszy, ale drugi lub nawet trzeci raz, postępuj stosownie do okoliczności. Czasami pomaga rozmowa bezpośrednio z pracownikiem i zwrócenie uwagi na to, że jesteś niezadowolony. Ale jeśli zrozumiesz, że dana osoba nadal będzie popełniać te same błędy, zwolnienie będzie najlepszym rozwiązaniem.

Aby uniknąć pewnych niedociągnięć ze strony pracowników, w wewnętrznych przepisach pracy można ustalić pisemne środki odpowiedzialności.

6. Deleguj obowiązki

Wybierz pracowników, którzy Twoim zdaniem będą dobrzy w określonych zadaniach – na przykład dlatego, że wykonywali już wcześniej podobną pracę lub ponieważ należy to do ich bezpośrednich obowiązków. I śmiało możesz im je powierzyć.

Przykład: pracują dla Ciebie dwie osoby o mniej więcej podobnych obowiązkach. Jeden z nich uwielbia mieć do czynienia z dokumentami, zawsze je starannie sortuje i dostarcza w idealnym stanie. Inny woli jakąkolwiek papierkową robotę komunikacja z klientami.

Raportowanie leży w gestii obu, jednak dodatkowe dokumenty nadal należy przekazywać pierwszemu pracownikowi do przetworzenia, a interakcję z klientami należy powierzyć drugiemu. Dzięki temu praca będzie wykonywana lepiej.

Musisz sam określić, kto najlepiej deleguje to czy tamto zadanie. A jeśli nie masz całkowitej pewności, że Twój podwładny sobie poradzi, powinieneś go pokierować lub wybrać mentora spośród bardziej doświadczonych pracowników. I nie zapomnij docenić wysiłkikiedy praca jest skończona.

7. Zachęcaj pracowników do proaktywnych działań

Nie należy kierować się zasadą „inicjatywa jest karalna”: zniechęci to pracowników do chęci wykazywania się niezależnością. Wręcz przeciwnie, okazuj, że wspierasz jego działalność, staraj się omawiać jego pomysły z podwładnymi i, jeśli to możliwe, dawaj mu swobodę działania. Pracownicy zobaczą, że są zauważani i słuchani – a to samo w sobie jest doskonałą motywacją.

Nagroda za dobrą pracę powinna być wybierana w oparciu o pragnienia pracownika.

Dla jednych ważniejsza jest nagroda, inni marzą o tym, żeby ich zdjęcie znalazło się na tablicy honorowej, jeszcze innym wystarczy słowna pochwała. Jest inny typ pracowników: wolą otrzymywać kredyt w nagrodę. Czyli świadomość, że uważa się ich za wysoko wykwalifikowanych specjalistów i powierza się im bardziej złożone zadania. Oznacza to, że już blisko awans lub taki sam bonus.

8. Postępuj według własnych zasad

Pamiętać: wewnątrzkorporacyjne zasady są takie same dla wszystkich. Jeżeli posiadasz już listę „regulaminów biurowych” lub dopiero ją opracowujesz, upewnij się, że sam przestrzegasz lub będziesz realizował to, co jest w niej zapisane. Wzmocni to Twój autorytet w oczach podwładnych.

Wyobraź sobie taką sytuację: menedżer często przypomina pracownikom, aby utrzymywali swoje biurka w czystości i porządku. Ale wtedy on sam musi przestrzegać własnych zasad. A jeśli tego nie zrobi, jego autorytet w oczach pracowników prędzej czy później spadnie. W końcu, jeśli szef nie będzie postępował według własnych słów, inni też mogą go nie słuchać.

9. Szkoluj swoich pracowników

To ważny element uznania znaczenie pracowników Dla firmy. Przydatne jest organizowanie i opłacanie kursów i szkoleń zarówno dla wszystkich pracowników, jak i tych, którzy ubiegają się o awans lub wykazują inicjatywę. Pokaż swoim podwładnym, że interesuje Cię ich rozwój zawodowy.

Częstotliwość szkoleń uzależniona jest od potrzeb pracowników i firmy.

W niektórych obszarach wiedza jest aktualizowana co kilka miesięcy, w innych znacznie rzadziej – wszystko zależy od niszy.

Jeśli pracownicy sami proszą o zorganizowanie lub opłacenie szkolenia, należy do tego zachęcać. Sprawdź jednak jakość wybieranych przez nich programów szkoleniowych i czy są one zgodne z interesem firmy. Nie ma potrzeby płacić za coś, czego człowiek chce się nauczyć po prostu dla siebie, a nie dla pracy.

10. Motywuj pracowników do osiągnięcia sukcesu zawodowego

Motywacja może mieć charakter zarówno materialny, jak i niematerialny. Pierwsza obejmuje np. podwyżkę wynagrodzenia, premię, premie takie jak czesne czy rekompensatę za treningi fitness.

Jednak pieniądze nie są jedyną zachętą dla podwładnych. Podwyżka zawsze jest przyjemna, jednak czasami o wiele ważniejsze są uznanie w zespole, sprzyjający klimat psychologiczny, komfortowe miejsce pracy i inne warunki niematerialne.

Jeśli pozwala na to kultura korporacyjna, możesz organizować nieformalne spotkania z pracownikami: chodzić na wydarzenia, wycieczki, kreatywne kursy mistrzowskie. Lub wybierz inne działania, które zaaprobuje większość. Komunikacja w nieformalnym otoczeniu łagodzi stres atmosfera w zespole i tworzy dobry nastrój psycho-emocjonalny. Dzięki temu problemy biznesowe są wówczas rozwiązywane znacznie łatwiej.