Jak ustalić priorytety w karierze i życiu osobistym w 7 krokach
Miscellanea / / December 31, 2021
Realizuj swoje wartości, pozbądź się niepotrzebnych i opracuj strategię.
Pamiętaj, że ostatnio odpowiedziałeś swoim znajomym na pytanie „Jak się masz?”. Być może powiedziałeś, że jesteś „bardzo zajęty” lub że masz „dużo rzeczy do zrobienia i nie masz czasu dla siebie”. To są typowe odpowiedzi. Niestety tylko nieliczne osoby potrafią mądrze gospodarować czasem. Marnujemy cenne minuty na bzdury i uświadamiamy sobie nasze błędy, gdy jest za późno. W rezultacie albo znacznie upraszczamy cele, albo po prostu ich nie osiągamy.
Wyobraź sobie, że wstajesz wcześnie rano, aby złapać ważne spotkanie w pracy, a poprzedniego wieczoru przypadkowo odkrywasz nową i interesującą serię. Oglądasz go o północy, budzisz się znacznie później niż powinieneś i spieszysz się do pracy, nie mając czasu na przygotowanie. To wszystko jest winne nieprawidłowego wyznaczenia priorytetów. Zamiast odtwarzać odcinek po odcinku, możesz iść wcześnie spać, obudzić się w dobrym nastroju i dostroić się do spotkania.
Dlaczego ważne jest ustalanie priorytetów
Filozofia prawidłowego wykorzystania czasu jest prosta – nie musisz się martwić, że jest go za mało, tylko skupić się na tym, jak go maksymalnie wykorzystać. A jedynym sposobem, aby to zrobić, jest nauczenie się prawidłowego ustalania priorytetów.
Oczywiście słyszałeś o tym wcześniej. Ale jak często faktycznie siadałeś i ustalałeś priorytety swoich codziennych zadań? Należy to robić regularnie z kilku powodów.
Jeśli każdego dnia musisz robić wiele rzeczy, nie możesz się obejść bez systemu, który pomoże Ci poradzić sobie ze wszystkim. Priorytet umożliwia podział zadań w kolejności, w zależności od ich ważności. A ta metoda prowadzi do pozytywnych zmian:
- Zwiększa produktywność. Kiedy identyfikujemy najważniejsze zadania i poświęcamy czas na ich wykonanie, nasza wydajność znacznie się poprawia, co oznacza, że robimy więcej niż zwykle.
- Zmniejsza poziom niepokoju i stresu. Kiedy mamy ogromną listę zadań, a czasu jest niewiele, zaczynamy się martwić. Priorytetyzacja pomaga skrócić listę rzeczy do zrobienia i mądrze wykorzystać czas.
- Rozszerza możliwości. Kiedy skupiamy się na najważniejszych rzeczach, szybciej osiągamy swoje cele i dostrzegamy nowe kierunki rozwoju.
Co pomaga ustalać priorytety
1. Zrozum wartość zadań
Przed posortowaniem zadań musisz określić poziom ważności każdego z nich. Aby to zrobić, zadaj sobie pytanie, co dokładnie otrzymasz w wyniku. Istnieją trzy rodzaje wartości:
- Natychmiastowy. Na przykład, gdy dzwonisz do kolegi, aby uzyskać ważne informacje dotyczące projektu, nad którym aktualnie pracujesz.
- Krótkoterminowe. Ilustruje to uporządkowanie pulpitu — dokumenty będą doskonale posortowane, aż do ponownego pojawienia się bałaganu.
- Długoterminowy. Powiedzmy, że chcesz schudnąć i zapisać się na siłownię; aby zobaczyć wynik, trzeba się pocić przez kilka miesięcy.
Kiedy inwestujesz w swój czas, wypełniasz swoje dni i godziny działaniem, czynisz je wartościowymi dla Twojej przyszłości. Dlatego zrozum, co jest dla Ciebie ważne, a następnie działaj.
2. Pozbądź się niepotrzebnych zadań
Rzadko sami planujemy nasze codzienne czynności, więc nasz mózg automatycznie robi to za nas i ustala priorytety zadań, tylko nieświadomie. Niektóre z nich przybliżają nas do naszych celów, inne nie dają widocznych rezultatów. Dlatego wydaje nam się, że jesteśmy ciągle zajęci – nie wszystkie nasze działania są związane z tym, czego chcemy w przyszłości. W efekcie tracimy czas na niepotrzebne rzeczy. Dla wielu zmienia się to w oklepany rekord i powtarza się w kółko, każdego dnia, miesiąca i roku.
Wyobraź sobie prosty scenariusz. Wyjeżdżasz do USA na tydzień. To Twoja pierwsza wizyta w kraju, więc chcesz dużo zrobić - zobaczyć główne atrakcje i zjeść w najlepszych restauracjach. Badanie samego kraju i kwestii związanych z podróżami może być nieco mylące. Gdzie zacząć? Kup bilet lotniczy? Zarezerwować hotel? A jeśli lubisz hotel, który jest zbyt daleko od atrakcji? Więc może lepiej najpierw zrobić listę miejsc, które chcesz odwiedzić?
Tak wiele pytań może przyprawić o zawrót głowy. Po to jest priorytetyzacja. Zapisz wszystkie swoje pytania, pozbądź się tych, które zawierają drobne zmartwienia i działaj.
3. Podziel zadania na kategorie
Kolejne pytanie, które znacznie ułatwia proces ustalania priorytetów: jaki jest Twój cel? Odpowiedź pomoże jasno określić zadania i sposoby ich rozwiązania. Gdy lista rzeczy do zrobienia jest gotowa, podziel ją na trzy kategorie:
- Zdecydowanie gotowe. Te zadania są niezwykle ważne dla osiągnięcia celu. Trzeba je przede wszystkim wypełnić, nie szczędząc zasobów i czasu. Biorąc przykład z podróży do Ameryki, do tej kategorii należą zakupy biletów i rezerwacje hoteli.
- Warto zrobić. Obejmuje to wszystko, co jest ważne, ale nie krytyczne. Jeśli zignorujesz takie zadania, wynik zostanie nieco zmniejszony. Na przykład, jeśli nie zrobisz wcześniej listy atrakcji, możesz zapomnieć o niektórych podczas wycieczki.
- Miło zrobić. Są to zadania opcjonalne, które w żaden sposób nie wpływają na wynik sprawy. Na przykład małe pytania z kategorii „którą czapkę zabrać ze sobą do Stanów Zjednoczonych, a którą zostawić w domu”.
Lista zadań według kategorii pomoże uwolnić czas i mądrze nim zarządzać. Ponadto nadaje się do każdej dziedziny życia: nie ma znaczenia, czy pracujesz na pełny etat, opiekujesz się dziećmi, czy łączysz jedno i drugie.
4. Uporządkuj zadania w porządku
Następnym krokiem jest policzenie liczby zadań i rozłożenie ich w kolejności. Jest to szczególnie przydatne, gdy masz jednocześnie kilka zadań w tej samej kategorii.
Ponownie oceń ważność zadań w każdej grupie. Więc zrozumiesz, czym warto się zająć w pierwszej kolejności. Nie zapomnij o jednej z głównych zasad priorytetyzacji – nie chodzi o liczbę wykonanych zadań, ale o jakość wykonania.
5. Utwórz listę główną
Nie możesz poprawnie ustalać priorytetów zadań, jeśli trzymasz je w swojej głowie. Tutaj pojawia się lista główna — podsumowanie wszystkich rzeczy do zrobienia. Dodaj je do notatek w telefonie lub dokumentu na komputerze, kategoryzuj je i ułóż w kolejności. W ten sposób możesz łatwo dodawać elementy i wprowadzać zmiany w razie potrzeby.
6. Korzystaj z różnych metod produktywności
Jeśli arkusz wzorcowy nie pomaga w ustaleniu, co odłożyć i co zrobić teraz, wypróbuj inne metody produktywności. Na przykład użyj zasady Pareto, która mówi, że 20% wysiłku to 80% wyniku. Albo spójrz na Matrycę Eisenhowera, która proponuje podzielić zadania na cztery kategorie: pilne i ważne, pilne i nieważne, niepilne i ważne oraz niepilne i nieważne. Lub wybierz dowolne innemetoda dogodna dla Ciebie.
7. Opracuj strategię
Kiedy już ustalisz priorytety, musisz zdecydować się na strategię ich realizacji. Najlepiej zacząć od największych i najtrudniejszych, ale nadrzędnych zadań. Radzenie sobie z nimi doda ci energii i zainspiruje do dalszego rozwoju.
Efektywne zarządzanie czasem to tylko kawałek wielkiej układanki zmian, które możesz wprowadzić w kierunku lepszej przyszłości. Trudności zwykle powstają nie z powodu jednej błędnej decyzji, ale z powodu całego łańcucha wydarzeń. Jeśli nie jesteś zadowolony z tego, jak kształtuje się twoje przeznaczenie, nadszedł czas, aby ponownie zastanowić się, co i jak to robisz. Zmień bieg swoich myśli, a Twoje życie się zmieni.
Przeczytaj także🧐
- 7 skutecznych metod planowania, które pomogą Ci pozostać na dobrej drodze
- Jak zorganizować swoje życie w 10 krokach
- Jak ustalić priorytety, gdy jesteś ciągle przytłoczony?
Dla wielodzietnej siostry, postępowej babci i introwertycznej przyjaciółki: 4 pomysły na technologiczny prezent, który zachwyci każdego