Jak skutecznie korzystać z automatycznych odpowiedzi na e-mail
Wskazówki Work And Study / / December 19, 2019
Madden czy auto-odpowiedzi na wasze listy w stylu „Witam, w tej chwili nie mogę odpowiedzieć na Twój list”. Zwłaszcza, gdy wszystkie światła i odpowiedź potrzebne „wczoraj”. Te reakcje powodować podrażnienia u ludzi i innych negatywnych emocji i powodów, dla których nie można teraz odpowiedzieć na żądanie, to absolutnie nie obchodzi.
© zdjęcia
W celu po raz kolejny nie drażnić ludzi, bo ich zrozumienia, a może uśmiech, trochę może edytować standardowych odpowiedzi.
Uniknąć oczywistości
Aby rozpocząć, należy zacząć od odpowiedzi, która jest bardziej irytujące, a wszystko, co nie powinno być stosowane.
Otrzymałem Twój list. Po pierwsze, nie jest to do końca prawda. Ponieważ list wpadł w skrzynce, ale czy widziałeś go lub ją przeczytać - to inna kwestia. Jeśli nie czytać, a następnie albo ignorowane, albo masz lepsze rzeczy do roboty. A to dlatego, że to jeszcze bardziej irytujące.
Czytałem list jak najszybciej. Pozostaw takie odpowiedzi są bardzo ryzykowne. Po pierwsze, każda osoba ma swój własny harmonogram idea „jak najkrótszym czasie”. Po drugie, pozostawiając następujących odpowiedzi każdemu, kto wyśle Ci pismo w gorących okresach swojej pracy, zostawić ludziom nadzieję uzyskać odpowiedź na to „jak najszybciej”. Odpowiedzieć na wiele listów z tego okresu czasu jest po prostu nierealne. A ludzie są obrażony, zirytowany i zły.
Dziękuję za wiadomość. Dzięki uprzejmości - To dobrze. Ale co to jest korzystanie z urządzenia „dziękuję”, jeśli jeszcze nie odpowiedział na listy? Osoby biorące czas napisać do ciebie list, aw zamian otrzymał standardowy list z podziękowaniami i spokoju. Okazuje się, że nie tylko nie odpowiada na listach, ale również okazały się bardzo nieszczery.
Należy oczekiwać odpowiedzi w ciągu 24-48 godzin. Ta reakcja jest mniej drażniący i może być bardziej przydatne, gdy mężczyzna wskazuje pewien okres czasu. Ale jeśli wiesz, że czas jeszcze nie masz, to lepiej odmówić takiej auto-odpowiedź lub wybrać inny czas - mniej niż jasne. Takie jak „oczekiwać odpowiedzi w ciągu 3-5 dni.”
Starają się obudzić w dobroduszny człowiek
Oznacza to, że odebrać odpowiedź, która nie będzie powodować podrażnienie i pozostawić osobę w dobry nastrój. Dzięki temu nie trzeba używać auto responder, jeśli nie były tak obciążone pracą. To o niej i należy stwierdzić w komunikacie. Aby ludzie rozumieją, że nie może odpowiedzieć, a nie dlatego, że są zbyt leniwi lub nie obchodzi, co tam jest napisane. I dlatego, że masz dobry powód do tego.
Napisać coś takiego - „W tej chwili jestem bardzo zajęty pracą i nie mają czasu na przetwarzanie wiadomości. Ale odpowiedzi na swój list, jak tylko mogę. Dziękuję za cierpliwość i zrozumienie. "
W końcu, jeśli odpowiedź jest tak ważne, że człowiek może po prostu zadzwonić i dowiedzieć się wszystko, czego potrzeba, na minutę.
Zastosowanie humor
Humor na miejscu i naprawdę pomaga załagodzić sytuację. Czasami jeden uśmiech, a wszystko na raz wraca na swoje miejsce, a frustracja i złość zniknie. Spróbuj użyć go w auto-odpowiedzi. Wystarczy pamiętać, że tutaj każdy ma poczucie humoru, a niektóre odpowiedzi nie może wydawać się aż tak śmieszne. Dlatego łatwo i żarty na tematy ogólne.
Może to być coś w stylu „ja pokryte lawiną pracy. Jak tylko praca ratownicza na kopanie mnie z gruzów zostanie zakończone, będę czytać list i odpowiedzieć „etc.
Zwięzłość - siostrą talentu
Auto-odpowiedź nie powinna być bardzo długie (lub po prostu nie czytać do końca, plus można również zabrać czas człowieka, który spodziewa się normalną reakcję w przypadku), a najlepiej, składają się z trzech punktów:
1. Ten list jest odpowiedź automatyczna.
2. Powodem, dla którego został wysłany na ten email.
3. Dalsze działania odbiorcy listu. Na przykład, jesteś na wakacjach, a podczas tego okresu wymienić tak a tak, to wszystkie sprawy odnoszą się do niego: nazwę i dane kontaktowe swojego zastępcy.
Jeśli podejść do tego problemu twórczo i poprawnie napisać wszystko takie auto-odpowiedź nie będzie drażnić odbiorców. Zwłaszcza jeśli pozostawione tam kontakty człowieka, który podczas jego nieobecności rozwiązuje wszystkie problemy.
końcówka premia
Kevin Rose, którego skrzynka pocztowa jest wypełniona niesamowitą liczbę e-maili codziennie, zmiany ustawień i stworzył „bankructwo filtra”. Zdarza się, że mimo naszych starań, tracimy ważne wiadomości. Dlatego Kevin proponuje stworzenie auto responder, który wysyła taką wiadomość po dwóch tygodniach:
„Twój e-mail (adres) nie zostaną otwarte w ciągu 14 dni. W celu ograniczenia do minimum gromadzenie e-maili, został umieszczony w archiwum. Jeśli nadal chcesz uzyskać odpowiedź, wystarczy nacisnąć przycisk «Odpowiedź» (odpowiedź), a wiadomość zostanie automatycznie umieszczony w kolejce priorytetowej. Dziękuję. "
To nie jest z pewnością najbardziej odpowiedź uprzejmy, ale jeśli nie mamy do czynienia z doniesieniami przerastają was, może bardzo pomóc. Po pierwsze, należy podać osoba wie, że jego list nie został usunięty lub odczytu i bez odpowiedzi; Po drugie, jeśli to jest ważne dla niego, po raz kolejny przypomnieć o sobie wysyłając wiadomość w kolejce do czytania; I wreszcie, po trzecie, to przepraszam za to, co jeszcze nie miał czasu, aby przeczytać list.