6 zasad zarządzania przepływem pracy, których możesz nauczyć się od francuskich szefów kuchni
Miscellanea / / August 04, 2021
Dowiedz się, co łączy deska do krojenia i menedżer zadań.
Francuscy szefowie kuchni mają pojęcie mise-en-place, co oznacza „wszystko na swoim miejscu”. Została wynaleziona przez trzynastoletniego Auguste'a Escoffiera w 1859 roku, kiedy zaczął pomagać wujowi w pracy w restauracji.
Chłopiec dorósł i poświęcił swoje życie przekształcaniu kuchni francuskiej w światowy standard, a pracy kucharza w sztukę wysoką. Stworzył hierarchię, zgodnie z którą każdy składnik, narzędzie czy danie było podawane zgodnie z jasnym planem.
Kucharze, podobnie jak wszyscy pracownicy wiedzy, mają ograniczone zapasy pamięci i energii. Dlatego optymalizują procesy w kuchni, aby część rutynowa zajmowała jak najmniej zasobów i był czas na skoncentrowanie się na kreatywności. Jedną z najbardziej podstawowych i satysfakcjonujących umiejętności, których możesz się nauczyć od tych mistrzów, jest zarządzanie swoją pracą.
1. Bądź konsekwentny
W kuchni ważne jest, aby mięso było rozmrożone przed posiekaniem, makaron ugotowany przed dodaniem sosu, a czosnek przed włożeniem do naczynia obrać ze skórki. Prawidłowa kolejność jest tutaj niezwykle ważna. Wyjęcie kurczaka z zamrażarki zajmuje tylko kilka sekund. Ale smak potrawy zależy od tego, czy szef kuchni zapomniał o tym na początku zmiany i czy rzeczywiście zostanie ugotowany.
Tak jest w pracy. Zadania, które wykonujesz jako pierwsze, nadają ton całemu dniu. Jeśli wiesz, że będziesz musiał pobrać duży program i zajmie to około godziny, rozpocznij pobieranie i równolegle zrób coś innego.
Jeśli odłożysz tę sprawę do momentu, w którym będziesz potrzebować programu, będziesz musiał się denerwować i spowolnić procesy. Minuty spędzone teraz mogą zaoszczędzić Ci wiele godzin później. Dlatego nie zapomnij komponować listyokreślić kolejność działań.
2. Użyj przypomnień
W kuchni każdy przedmiot ma swoje miejsce. Jeśli kucharz postawił patelnię na kuchence, to nie jest to tylko patelnia, ale także przypomnienie, że przygotowuje się jakieś danie. Olejek na nim nie tylko syczy, ale sygnalizuje, że czas zrobić kolejny krok. Jeśli kucharz musi ugotować trzy dania równolegle, może postawić rondel na ogniu, wyjąć śmietankę z lodówki i położyć zioła na desce do krojenia.
Ci, którzy nie pracują z produktami, ale z informacjami, mogą otrzymywać setki powiadomień i kilkanaście listów na godzinę. I za każdym razem po ich przeczytaniu musisz umieścić otrzymane informacje w odpowiednim miejscu, jak wiązka zieleni na tablicy.
Do tego menedżer zadań, notatki w telefonie, aplikacja do czytania odroczonego i kalendarz online. To cyfrowe „środowisko”, które „zapamiętuje” wszystko, czego potrzebujesz. Po każdym przychodzącym żądaniu umieść o nim przypomnienie "na desce do krojenia" - nic nie zginie.
3. Rozróżniaj typy zadań
Czasu nie da się spowolnić ani przyspieszyć. Ale kucharze uważają, że nie zawsze jest tak samo i rozróżniają dwa rodzaje: czas, który wymaga zaangażowania osoby, i ten, który nie wymaga.
Pierwsza dotyczy zadań, które wymagają od szefa pełnej koncentracji i zaangażowania. Mieszanie, siekanie, dodawanie przypraw – te czynności zawsze zabierają określoną ilość minut, zarówno jeśli są wykonywane teraz, jak i jeśli są odłożone na później.
Drugi rodzaj czasu odnosi się do zadań, które można wykonać bez bezpośredniej uwagi kucharza. Grillowanie, podgrzewanie, marynowanie, gotowanie to procesy, które człowiek musi rozpocząć, ale nadal zachodzą, nawet gdy kucharz przestawia się na coś innego.
Pracując z informacją, prawie nie zdajemy sobie sprawy z różnicy między tego typu zadaniami. Mamy tendencję do przeceniania tych, które wymagają pełnego włączenia, ponieważ wtedy wydaje się, że robimy co w naszej mocy. Ale tak naprawdę to zadania, które nie wymagają naszego zaangażowania, dają nam największe korzyści.
Ponieważ małe kroki, które podejmujemy, aby przyspieszyć rzeczy, pozwalają skupić się na innych rzeczach. Lepiej teraz poświęcić 20 minut i pokazać nową współpracownikjak wykonać zadanie, niż odkładać je na tydzień i spędzać dużo więcej czasu na robieniu tego samemu.
Naucz się rozróżniać zadania z listy rzeczy do zrobienia, które wymagają różnego stopnia zaangażowania.
Ma to kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o planowanie sekwencji działań. Sprawy, które nie wymagają Twojego bezpośredniego udziału, są szczególnie skuteczne na początku.
4. Zacznij tylko to, co możesz dokończyć
Danie gotowane w 99% nie ma żadnej wartości. Musi być albo gotowy, gorący i podany gościowi na czas, albo nic. Dlatego kucharze nie zaczynają tego, czego nie mogą dokończyć. Gdy tylko danie jest gotowe, od razu nabiera dużej wartości. Nie tylko dlatego, że w końcu może trafić do gościa, ale także dlatego, że nie wymaga już uwagi.
To samo dzieje się z pracą umysłową. Za każdym razem, gdy biegniemy, a potem zatrzymać jakiś proces, ponosimy ukryte straty. Nierozwiązane zadanie będzie wymagało zarządzania i aktualizowania informacji na jego temat. Odbywa się na Twojej liście rzeczy do zrobienia, na komputerze lub biurku, a co najważniejsze, w Twojej podświadomości.
Możesz dojść do momentu, w którym wszystkie Twoje zasoby zostaną zmarnowane tylko na śledzenie i zapamiętywanie wszystkich zaległych zadań. Dlatego za każdym razem, gdy zaczynasz projekt, zadaj sobie pytanie: „Jak i kiedy go skończę?”
Oczywiście nie zawsze jest możliwe dokończenie tego, co zacząłeś. Praca z informacjami jest z natury nieprzewidywalna. Czasami szybka rozmowa telefoniczna zamienia się w godzinną rozmowę, która udaremnia cały plan na cały dzień.
Ważne jest nawet, aby pomyśleć o tym, jak zakończyć zadanie. Zamiast natychmiast przechodzić do innego zadania, poświęć kilka dodatkowych sekund na zapisanie informacji o niedokończonym biznesie w trackerze zadań.
5. Zoptymalizuj powtarzalne czynności
Aby ugotować jeden posiłek po drugim, szef kuchni musi zrobić coś więcej niż tylko działać tak szybko, jak to możliwe. Powinien optymalizować powtarzalne czynności. Każdy z nich nie zajmuje dużo czasu, ale ze względu na ich ilość skuteczność może zostać utracona.
Dlatego zamiast wyciągać każdy składnik z lodówki w trakcie przygotowywania dania, lepiej wyjąć je wszystkie na raz, jeśli nie jest to sprzeczne Przepis. Szef kuchni pracuje więc szybko, nie dlatego, że jest wyczerpany, ale dlatego, że tutaj zyskuje kilka sekund, tam kilka minut, a na koniec oszczędza dużo czasu.
Dla pracowników wiedzy ważne jest pozbycie się działań, które powtarzają się z pewną częstotliwością. Weźmy jako przykład osobę, która prowadzi media społecznościowe marki. Musi codziennie publikować posty, odwracając uwagę od innych jego zadań i odwracając uwagę. Bardziej efektywne będzie skorzystanie z usługi autopostingu, przygotowanie wszystkich materiałów z tygodniowym wyprzedzeniem i umożliwienie aplikacji ich publikacji.
6. Zorganizuj swoje miejsce pracy
Szef kuchni organizuje swoje miejsce pracy tak, aby wszystko było logiczne. Składniki znajdują się po lewej stronie deski do krojenia, deska do krojenia pośrodku, a przetworzone składniki po prawej. Po każdym użyciu nóż i ręcznik wracają na swoje miejsca.
To „oddzielenie” składników i narzędzi musi być stałe z dnia na dzień, aby szef kuchni mógł zrozumieć, gdzie wszystko jest. Przestrzeń robocza staje się przedłużeniem umysłu szefa, dzięki czemu może on sięgnąć po łyżkę lub nóż tak intuicyjnie i naturalnie, jak adresuje myśli w swojej głowie.
Środowisko pracy osób zaangażowanych w pracę umysłową nieustannie się zmienia. Z jednej strony ma to zaletę: możesz prowadzić swoją działalność z dowolnego miejsca na świecie. Ale jest też wada: nie ma sposobu na odpowiednie zorganizowanie przestrzeni roboczej. Jednocześnie jest niezwykle stabilny: wszystko dzieje się na komputerze i rozciąga się na urządzenia mobilne, tablety, smartwatche, a nawet ekrany innych osób.
Zorganizowanie przestrzeni jest dość proste:
- Twórz nawyki, aby przewidywalnie rozpocząć i zakończyć dzień.
- Posługiwać się notatki cyfrowe jako podstawowe narzędzie zwiększające produktywność, dzięki czemu zawsze masz przy sobie wszystkie informacje.
- Twórz oddzielne obszary robocze dla każdego z najważniejszych projektów.
- Zakończ każdy dzień lub tydzień, zamykając wszystkie karty przeglądarki i wyłączając komputer.
Każda z tych procedur wyznacza granice – czasu, przestrzeni lub aspiracji – które pomagają zrozumieć, na czym należy się skupić, a co ignorować.
Francuscy kucharze zawsze pamiętają o ograniczeniach czasu i przestrzeni. Nie mogą się pocieszyć opowieściami typu „Projekt idzie zgodnie z planem” lub „Wkrótce do tego zajmę się”. Aby odnieść sukces, ważne jest, aby byli skupieni na konkretnym zadaniu i widzieli cały obraz. Pracownicy wiedzy również skorzystają z tej umiejętności.
Przeczytaj także🧐
- Wykres Gantta to narzędzie dla tych, którzy nie lubią przegapić terminów
- Esencjalizm to sekret sukcesu Tiny Wings i ludzi, którzy to wszystko robią
- Jak zrobić więcej, poprawnie ustawić zadania i zarządzać czasem pracowników
Naukowcy mówią o dziesiątkach objawów COVID-19, które mogą utrzymywać się przez ponad 6 miesięcy
Naukowcy nazwali charakterystyczne objawy szczepu delta koronawirusa. Różnią się od zwykłego COVID-19