10 wskazówek, które pomogą Ci efektywnie pracować w domu
Jego Praca / / January 07, 2021
1. Utwórz jeden obszar roboczy dla wszystkich pracowników
Nie przekazuj tego podwładnym, inaczej ustalone procesy zamienią się w chaos, gdy pracownicy nie zobaczą swojej pracy i nie rozumieją, kto jest za co odpowiedzialny. W rezultacie podstawowe zadania są zahamowane, pracownicy tracą zaangażowanie, a wydajność pracy dąży do zera.
Oto minimalny zestaw narzędzi, które mogą Ci się przydać:
- Menadżer zadań. Wygodne jest ustawianie z nim zadań, monitorowanie obciążenia działów i każdego pracownika.
- Kalendarz ogólny. Pomoże Ci w utrzymaniu harmonogramu wakacji i dni wolnych, a także zaplanowaniu ważnych wydarzeń, takich jak rozmowy telefoniczne z klientami czy współpracownikami, dzięki czemu nie będziesz musiał osobiście przypominać o nich uczestnikom spotkania.
- Posłaniec do rozwiązywania pilnych problemów. Możesz utworzyć czat ogólny dla całej firmy oraz mniejsze pokoje rozmów dla poszczególnych zespołów i projektów.
- Hurtownie danych w chmurze i rozwiązania do obsługi dokumentów. Przydadzą się do współpracy podczas rozmów, a udostępnienie linku jest łatwiejsze niż wysyłanie dokumentów i ciężkich plików pocztą lub w komunikatorze.
Ta usługa pomoże Ci zorganizować jedną przestrzeń informacyjną dla całego zespołu. Bitrix24 to rodzaj korporacyjnej sieci społecznościowej, w której możesz tworzyć grupy, pisać posty i publikować wiadomości firmowe. Stwórz stronę firmową, zaproś tam wszystkich pracowników i pracuj jak w biurze, tylko z domu. Ustalaj zadania i śledź ich postępy, otwieraj czat ogólny dla firmy, organizuj spotkania planujące i wideokonferencje, planuj spotkania w kalendarzu. Istnieje wspólny dysk do przechowywania ważnych dokumentów, a CRM pomoże Ci zachować kontrolę nad interakcjami z klientami.
Spróbuj za darmo
2. Pozostań w kontakcie z tymi, którzy pracują w domu
Praca zdalna to nie powód do zapomnienia o dyscyplinie i przejścia na wolny grafik, w którym czas przeznaczony jest na prace według zasady „Zrobię to, ale wtedy”. Na walnym zgromadzeniu opowiedz pracownikom o nowym formacie pracy i ustal granice dnia pracy: na przykład od 9 do 18 godzin, wszyscy powinni być w kontakcie, a o czasie wolnym trzeba ostrzec przynajmniej parę dni.
Chociaż wszyscy pracujecie zdalnie, nadal jesteście jednym zespołem. Dziel się aktualnościami firmowymi, regularnie (przynajmniej raz w tygodniu) opowiadaj o zrealizowanych zadaniach i nowych planach, publicznie świętuj sukcesy działów. Na koniec nie zapomnij życzyć swoim pracownikom wszystkiego najlepszego z okazji urodzin. Pomoże to zachować ducha zespołowego, a podwładni nie poczują się zapomniani i porzuceni na rzecz swojego losu.
3. Wprowadź zasady czatu
Czaty są wygodnym narzędziem, ale mają swoje wady. Ciągły strumień wiadomości jest równie rozpraszający, jak paplanina sąsiadów w biurze, więc ma sens rozróżniać komunikację i rozpoczynać oddzielne czaty w przypadku pilnych pytań i wszelkiego rodzaju rozmów, a nie istotnych. A czat ten można z czystym sumieniem zamaskować i ponownie przeczytać po zakończeniu dnia pracy.
Nie używaj czatów do rozwiązywania złożonych problemów, gdy potrzebujesz opinii wszystkich członków zespołu. Przy wyjściu otrzymasz wiele wiadomości, ale nie dojdziesz do jednego rozwiązania, które będzie odpowiadało każdemu. Lepiej jest umówić się na rozmowę, a na czacie zapisać, co skończyło się.
I staraj się nie tworzyć niepotrzebnego hałasu: nie dziel jednej wiadomości na tuzin w stylu „Hello. Tutaj jest. Zadanie jest nowe ”. Szanuj czas innych ludzi i nie zmuszaj rozmówcy do ciągłego rozpraszania się powiadomieniami.
4. Wykonuj regularne rozmowy wideo z zespołem
Po pierwsze, pomoże ci trzymać rękę na pulsie i rozłożyć obciążenie pracą, jeśli jeden pracownik jest zadławiony zadaniami, a inny cierpi na bezczynność. Po drugie, to dobre narzędzie do śledzenia nastrojów podwładnych: w końcu krótkie wiadomości w czatach nie przekazują intonacji, a podczas osobistej rozmowy można dowiedzieć się, co komu przeszkadza.
Nie dzwoń na pokaz. Zaplanuj treść każdej rozmowy, poinformuj z wyprzedzeniem wszystkich uczestników o tym, co będzie omawiane, a co za tym idzie, stwórz protokół spotkania: o czym zdecydowali, jakie zadania postawili i kto odpowiada za ich realizację. Nie musisz dzwonić co tydzień, aby śledzić, jak radzi sobie firma. Pracownicy mogą tylko regularnie komunikować się ze swoimi przełożonymi i już będą Ci odpowiadać.
5. Sporządź jasny harmonogram prac
Każdy pracownik powinien mieć dostęp do wszystkich informacji, które mogą być potrzebne podczas pracy. Jest to szczególnie ważne w przypadku nowoprzybyłych: należy je zaktualizować, a adaptacja w odległej lokalizacji może zająć więcej czasu niż w przypadku komunikacji na żywo w biurze. Aby nowy pracownik nie zgubił się w przepływie informacji, wyznacz mu kuratora, który będzie w stanie odpowiedzieć na wszelkie pytania dotyczące życia i pracy firmy.
Idealnie byłoby, gdyby baza wiedzy o pracy firmy była ułożona w taki sposób, aby nawet jeśli kluczowi pracownicy zachorowali lub wyjechali na wakacje, procesy nie zatrzymały się. Twórz dokumenty, które szczegółowo wyjaśniają, co robić w typowych sytuacjach zawodowych i udostępniaj je publicznie.
6. Zapisz wszystkie przydziały w zadaniach
Tę zasadę należy stosować nie tylko podczas przymusowego usuwania. Nie polegaj na ustnych umowach: jeśli zadanie nie zostanie ustawione, nie będzie rezultatu.
Oto proste zasady, dzięki którym zadania będą rozwiązywane sprawnie i na czas:
- Jasno określ swoje zadanie. Nie zmuszaj podwładnych do odgrywania parapsychologów ani wyławiania dodatkowych informacji słowami. Pracownik musi natychmiast zrozumieć, czego od niego oczekuje.
- Wyznacz osoby odpowiedzialne i wykonawców. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że podwładni będą bez końca rzucać zadanie na siebie, w wyniku czego nikt tego nie zrobi.
- Ustal terminy. Zadanie, które trzeba będzie wykonać „kiedyś”, najprawdopodobniej nigdy nie zostanie ukończone.
- Odpowiadaj na pytania i wyrażaj opinie. Takie postępowanie zbuduje zaufanie w zespole i zwiększy prawdopodobieństwo pomyślnego wykonania zadania.
7. Zautomatyzuj rutynowe procesy
W biurze wszystko jest proste: jeśli trzeba napisać wniosek o urlop, pracownik udaje się do HR, bierze gotowy formularz, wypełnia go i oddaje do podpisu. W samoizolacji nawykowe pytania stają się problemem: jeden pracownik chce wziąć wolne, a drugi pilnie potrzebujesz podpisać fakturę do zapłaty, potrzebujesz podpisu kierownika, ale nie ma gdzie go zabrać - nie u niego w domu iść.
Jest tylko jedno wyjście: szukać sposobów na porzucenie papierkowej roboty i przeniesienie całej pracy z ważnymi dokumentami do formy elektronicznej.
8. Stwórz jasny i przejrzysty system kontroli
Możesz być przytłoczony podejrzeniami, że pracownicy robią cokolwiek w domu, ale nie pracują. Oczywiście kontrola jest konieczna, ale ważne jest, aby zachować zdrowy rozsądek. Jeśli będziesz nieustannie szarpać podwładnych i pytać, jak się mają sprawy z ich projektami, nie będą oni działać szybciej, ale napięcie będzie się nieustannie kumulować, co prędzej czy później doprowadzi do konfliktu.
Uzgodnij z szefami działów, że każdego ranka będą zbierać informacje o aktualnym obciążeniu pracowników, aw razie potrzeby przekażą je Tobie. Kontroluj nie proces, ale wynik. W ten sposób projekty na dużą skalę można podzielić na kilka etapów z wyraźnym rezultatem i ograniczeniem czasowym w celu rozwiązania pojawiających się problemów w miarę ich pojawiania się.
9. Przenieś swój dział sprzedaży do CRM
CRM to zautomatyzowany system zarządzania relacjami z klientami. Mówiąc najprościej, jest to specjalne oprogramowanie, które rejestruje wszystkie kontakty z klientem od pierwszego telefonu do sprzedaży.
W zdalnej lokalizacji CRM staje się prawdziwym zbawieniem dla działu sprzedaży. Pozwala zminimalizować czynnik ludzki: menedżerowie nie ugrzęzną w rutynowych operacjach, nie zapomną klienci indywidualni i zawsze będą świadomi, na jakim etapie jest każda transakcja i jaki powinien być następny krok. Menedżer może śledzić wydajność każdego specjalisty i, jeśli to konieczne, redystrybuować obciążenie pracą.
10. Komunikuj się z klientami za pośrednictwem CRM
Sytuacja: telefon stacjonarny pozostał w biurze, ale jakoś trzeba rozmawiać z klientami. I kontroluj komunikację - w przeciwnym razie trudno będzie zrozumieć, dlaczego obiecująca umowa się nie udała. Pomoże w tym CRM z wbudowaną telefonią: pozwala łączyć nie tylko kanały komunikacji głosowej, ale także czaty na stronie internetowej oraz w komunikatorach. W CRM wygodnie jest od razu odpowiadać na listy i wiadomości, a cała historia interakcji z klientem od razu wpada na jego kartę.
Aby menedżerowie nie rozpraszali się rutynami, przydziel niektóre zadania robotom. Mogą zadzwonić lub napisać do klienta i wyjaśnić dane kontaktowe, wybrać dogodną formę płatności lub zebrać informację zwrotną o jakości obsługi, a następnie wprowadzić wszystkie niezbędne dane do CRM.
Rozpocznij pracę z Bitrix24