7 rzeczy, które boją zapomnieć podczas planowania podróży
Wskazówki / / December 19, 2019
1. Producent harmonogram podróży
Zwykle, wcześniej zakupione bilety lotnicze, tańsze są. Podobna sytuacja może być i z biletem kolejowym: na niektórych trasach - dynamiczne cen. Oznacza to, że pozostaje mniej miejsca, tym wyższa cena. Wszystko inne - transport, pokoje hotelowe, coworking - jest również lepiej wybrać i zapłacić z góry: tak ponieważ nie będzie więcej opcji, aw niektórych przypadkach można otrzymać zniżkę za wcześnie książka.
Nawet jeśli podróż jedzie tylko jedna osoba w firmie musi być harmonogram jego podróży służbowej. Wtedy będzie można zamówić i zapłacić za wszystko z góry. Oczywiście, czasami plany mogą się zmienić, ale spontaniczne wyjazdy prowadzić do strat finansowych. Gdy tylko zacznie harmonogram i trzymać się go, aby znaleźć pieniądze na nagły wyjazd służbowy łatwiejsze.
2. Należy skonsultować się z polityką podróży
dokumentu na kilkudziesięciu stronach - w dużych firmach polityki podróżować. W nim są opisane szczegółowo wszystkich zasad, które rządzą podróży: ile możesz wydać na bilety, które Kategoria Hotele są dozwolone, ile diet jest wypłacane w różnych krajach, kto iw jaki sposób do zwrotu kosztów potknąć. W mniejszym polityki Biura mniej formalny, często na poziomie umów słownych. Jednak jest wiążąca.
Specjalista zajmujący się organizacją wycieczek, aby zachować wszystkie zasady i numery w głowie nie jest łatwe. Zwłaszcza jeśli wiele podróży służbowych i wydatków na nich są zawsze różne. Rachunki przed każdym działaniem, czy płatność za bilety, rezerwacje hotelowe, lub obliczenia podróży, sprawdzić w polityce turystycznej. A nie polegać na własnej pamięci i doświadczenia - ponieważ wszystkie błędy mogą być kosztowne dla firm.
3. Obliczyć najlepszą trasę
Im więcej dni, aby utrzymać się pracownika, tym bardziej będzie musiał przeznaczyć na dobę. Zwłaszcza, gdy w weekend przechwytuje podróży: nawet jeśli te dni nie jesteś ekspertem pracuje dla spółki są wydatki nieuniknione.
Z drugiej strony, różnica w cenach biletów lotniczych do różnych czasach może zneutralizować oszczędności codziennie. Na przykład, tanich linii lotniczych tylko we wtorki i soboty, a prestiżowej krajowej linii lotniczej - codziennie i musimy korzystać z jego usług. Rozważyć wszystkie opcje, a te, w których mniej niż codziennie, a te, w których bilety są tańsze. Pomoże to podjąć świadomą decyzję.
Ale nie zapomnij o komfort pracowników. Mało spotkanie biznesowe będzie sukcesem, jeśli kolega pojedzie do niej natychmiast po locie nocnym.
4. Rezerwuj bilety, transfery hotel
Organizacja wyjazdów służbowych mogą być porównywane z koszykiem w supermarkecie, które trzeba wypełnić. Najważniejszym i drogie przedmioty w nim - przelot, transfer do iz lotniska, hotel. Jak mogę dokonać rezerwacji wszystko to najkorzystniejszy?
- Można ręcznie szukać odpowiednich opcji dla linii lotniczych i hoteli, a następnie starają się uczynić z nich kombinacji optymalnej. Ale bez doświadczenia jesteś mało prawdopodobne, aby zaoszczędzić dużo.
- Można zaufać go specjalnie przeszkolonych osób - pracowników agencji, które organizują wycieczki. Ale za każdą usługę trzeba będzie zapłacić, jako agencja bierze prowizję za ich pracę.
- Można korzystać z usług w zakresie organizacji wyjazdów, które służą jako kompletny zamiennik dla biur podróży biznesowych. Pozwalają one zamówić wszystko, czego potrzebują w ciągu kilku minut i po konkurencyjnych cenach.
Możesz się zarejestrować za OneTwoTrip dla firm oraz zapewnienie dostępu do systemu dla pracowników, którzy podróżują w interesach. A oni już własny wszystko zaplanuje w ramach ustalonych limitów ciebie.
Pay może być karta korporacyjnej lub z konta w systemie. Nawiasem mówiąc, do rejestracji na stronie internetowej do dnia 31 października OneTwoTrip dla Firm daje 1000 rubli premii.
Aby wziąć udział w OneTwoTrip działań dla Firm
5. Zdecydować, co zrobić w przypadku wystąpienia siły wyższej,
Wszystko może pójść zgodnie z planem: samolot jest spóźniony, pracownik zachoruje na dzień przed wyjazdem, nadsubskrypcji hotelu dzieje, prawo wydarzenie nagle przełożone. Co robić w takich sytuacjach? Jako minimum, wziąć pod uwagę dodatkowe koszty w budżecie na wycieczkę. I być gotowym do szybkiego rozwiązania problemu pracownika, który może być tysiące kilometrów od siebie, kup mu nowe bilety i szukać innego mieszkania.
Ważne: wytłumaczyć pracownikom, że płacić za nowe bilety i noclegi poza kosztami kieszeni tylko w skrajnych przypadkach. Oczywiście, można odzyskać swoje wydatki. Ale kto zrekompensuje Ci dodatkowych kosztów VAT w podróży służbowej? Podatek zwraca tylko wtedy, gdy transakcja została zawarta pomiędzy podmiotami prawnymi.
6. ubezpieczenie Zadbaj
Obywateli rosyjskich na misji w tym kraju mogą korzystać z polityki MHI. Najważniejsze - nie zapomnij zabrać ze sobą.
Dla wyjazdów zagranicznych wymagają innego polisę - wyjazd za granicę. Bez polityki pracownik może „rozwinąć” po przybyciu do innego kraju. Takie przypadki - rzadko, ale nadal przychodzą. Ponadto historia astronomiczne rachunki na kilka szturcha w zagranicznej klinice nie jest mitem. Polisa jest niedroga i pozwala zaoszczędzić znaczne kwoty.
7. Zbierz wszystkie dokumenty na wyjazd
Nie tak trudno zorganizować wycieczkę, ponieważ jest sporządzić poprawnie. Trzeba złożyć raport z wyprzedzeniem, uzgodnić hoteli i lotów z zarządem, zebrać stos dokumentów do podpisania sprawozdanie z podróży... Nawet jeśli firma stara się uciec od biurokracji, tutaj wszystko powinno być jasne - takie są wymagania Prawo.
Za zgłoszenie trzeba zebrać wszystkie karty pokładowe, faktury z hoteli, biletów, wszystkich czeków i innych dokumentów związanych z podróży.
Latamy z OneTwoTrip dla biznesu!