Jak zorganizować fajną imprezę na własną rękę
Wskazówki / / December 19, 2019
Roma Stankiewicz
Producent wydarzeń w coworking "stół».
Chcę zorganizować imprezę siebie. Od czego zacząć?
Pomyśl o idei imprezy. To nie powinno być abstrakcyjną ideą, ale bardzo konkretny cel. Jasno odpowiedzieć na trzy pytania:
Co chcę zorganizować?
Tak można zdefiniować format imprezy. To może być stroną, festiwal, Wykład przesiewowe powłoki. Pomyśl, na co publiczność to robisz i ile osób chcesz przyciągnąć.
Gdzie jest zdarzenie?
Na podstawie wielkości, zdecydować, czego potrzebują miejsca. Na przykład, zamknięte pomieszczenie dla 200 osób, audytorium dla 500 osób, a powierzchnia zewnętrzna dla 70 osób.
Kiedy odbędzie?
Wybierz dokładną datę z wyprzedzeniem, aby mieć czas, aby zrobić wszystko na czas. Mała impreza dla 100 osób może być przygotowany na miesiąc, a festiwal muzyczny 1000 osób - nie mniej niż sześć miesięcy. Im szybciej zdecydować, tym łatwiej będzie znaleźć miejsce.
Zakończył pomysłem byłoby: „Chcę zrobić Techno Party na plaży w dniu 31 sierpnia na cześć ostatniego dnia lata. Do partii musi wynosić co najmniej 200 osób i dwie DJ gość ".
Mogę zrobić wszystko sam?
Mało. Wiele przypadków, aw ciągu dnia tylko 24 godziny. Dlatego, aby zebrać podobnie myślących zespół lepiej, między którymi dzielą wszystkie zadania. Dobrze, jeśli plakaty wyciągnie projektanta, aby promować projekt - doświadczony SMM-specjalisty i skonfigurować urządzenia - zvukach.
Nie bój się przekazać część obowiązków innym. Najważniejsze, że były one zainteresowane w rezultacie i mogli polegać. Poważnie ułatwić Ci życie poprzez przypisanie producent zdarzenia. Jego zadanie - aby rozwiązać wszystkie problemy i spory, nadzorować zespół i brać odpowiedzialność za to, co się dzieje.
Jeśli nie wiesz, gdzie szukać odpowiednich ludzi, aby pomóc usług internetowych:
- EventCatalog.ru - Największa baza obiektów i wykonawców.
- theGIFTED - wyszukiwanie błyskawiczne pracowników i ciekawych postaci.
- youdo - poszukiwania wolontariuszy lub pracowników za niewielką opłatą.
Zespół jest, co robić dalej?
Zrób listę wszystkich przypadkach. Na pewno trzeba rozważyć koncepcję imprezy, określić budżet, znaleźć i przygotować pokój, zaprosić muzyków do wypożyczyć sprzęt, aby banerów, zorganizować catering (dostawa posiłków i dostaw oraz pije). Nie przestawaj, dopóki obok każdej pozycji nie będą sprawdzane.
Razem jako zespół, omówić plan działania i przypisać odpowiedzialności. Każdy musi zrozumieć, co mówi. Przez cały zestaw zadań ostateczny termin.
stosowanie Trello lub "Arkusze kalkulacyjne Google„Do pracy z zadaniami. Wygodnie, gdy nie ma dostępu do dokumentu w całym zespole.
Pamiętaj, aby zapisać cały nowy numer do kontaktów. Lepiej zrobić to na „imprezy Imya_Dolzhnost_Data”. Na przykład, "Vlad Fotograf 15.07." Więc nie będzie się mylić.
Boję się o czymś zapomnieć. Mogę mieć chropowatą plan?
Możliwe. Średnia Plan jest następujący:
- Zorganizować spotkania z wolontariuszami, zespołów i sponsorów.
- Przygotować bilety, hotel i transfer do zaproszonych gości.
- Zamów projekt i druk ulotek, plakatów, markowe koszulki i wszystko inne trzeba wcześniej malować i drukować.
- Dzierżawy i przygotowania miejsca. Pomyśl o miejscach dla gości, personelu, sprzętu i parking. Zharmonizowania listy gości i organizatorów z właścicieli witryn.
- Przepisać terminu imprezy - że w pewnym momencie nastąpi. Musisz wiedzieć dokładnie minutę po jedzenie serwowane jest, a kiedy mówi naczelny.
- Wynajem sprzętu. Minimalny zestaw: laptop, głośniki, mikser, dwa mikrofony, ekran i projektor. Na dużych imprezach jest przydatny do komunikacji z zespołem radia z zestawem słuchawkowym.
- Negocjować z fotografem i kamerzysta. Określają zakres uprawnień, aby uzgodnić warunki i podpisać umowę.
- Pracownicy wynajem: bezpieczeństwo, szatnia, kelnerzy, sprzątanie. Liczba osób, w zależności od przypadku. Jest możliwe, że nie trzeba będzie dodatkowych pracowników lub wolontariuszy można znaleźć.
- Znajdź lidera. To jest bardzo ważne. Ze będzie to zależeć od nastroju gości i ogólnej atmosfery imprezy.
- Pomyśl przez logistykę, jak dostarczyć ludzie, sprzęt i żywność na miejsce zdarzenia i plecy.
Nieprawidłowość - raczej normą niż wyjątkiem. Przedstawić plan B dla każdego punktu: co zrobić, jeśli nagle zrezygnować w sądzie? A jeśli są problemy z dźwiękiem? A jeśli zacznie padać deszcz?
Nie jestem pewien, mogę znaleźć pieniądze na realizację projektu. Jakie są opcje?
Najpierw obliczyć przybliżoną budżet imprezy i zrobić budżet. Przestrzegaj wszystkich wydatki: Pomieszczenia, wyposażenie, zaproszeni goście, reklamy, drukowania, logistyka, catering, zespół. Dla przykładu, koszt zaproszonych gości m.in. biletowego, zakwaterowanie, wyżywienie, transfery i opłat. Wydatki na komendę: płacąc rachunki za telefon, żywność, rekwizyty zakupem.
Kiedy zrozumiesz dokładnie, ile trzeba, zacząć zbierać pieniądze. Gdzie można je znaleźć - to zależy od formatu imprezy.
Jeśli zorganizować coś istotnego społecznie (Festiwal graffiti, popularne wykłady naukowe dla uczniów), można ubiegać się o dotację na rozpoczęcie pozyskiwania funduszy dla Planeta.ru lub przyciągnąć ochotników.
Jeśli robisz imprezę komercyjną - poszukaj sponsora zainteresowany PR. Uczynić piękną prezentację i jasno opisać korzyści sponsor będzie uczestniczyć w projekcie i co jest wymagane od niego. Wystarczy być uczciwym i nie obiecuję, co nie może zrobić. Będziesz miał większe szanse powodzenia, jeżeli grupa docelowa tego wydarzenia zbiegnie się z grupy docelowej firmy sponsorującej.
Jeśli zorganizować ślub najlepszego przyjaciela - podłączyć przyjaciół i znajomych. Mogą one dostarczyć odpowiednim miejscu, technologii i jazdy.
Dobrym sposobem na zmniejszenie budżetu działań handlowych - targować się z kontrahentami i pracy na zasadzie barterowej. Najdroższych wykonawców - wyżywienie i bar alkoholowy. Umieść swoje warunki, przepisać jasnych warunków zamówienia i nie wahaj się poprosić o zniżkę.
Na co zwrócić uwagę, aby wszystko było na wysokości?
Ważne każdy szczegół, nawet liczba toalet i obecności veloparkovki. Ale istnieje pięć głównych elementów, które decydują o sukcesie każdej imprezy:
- Światło. Dobre światło - to jest, gdy scena jest wyraźnie widoczne, reflektor nie jest ślepa, a goście nie spadnie brzydkie cienie.
- Dźwięk. Sprawdzić technikę kilka razy, wyregulować mikrofon i uzgodnić z właścicielem przepisami hałasu pokój w tym miejscu.
- Czystość. Nie śmieci, brudne podłogi i nierozliczonych toalety.
- Bezpieczeństwo. Dowiedz się plan ewakuacji i prowadzenia szkoleń dla zespołów i wolontariuszy. Każdy powinien wiedzieć, gdzie wyjść ewakuacyjnych, Gaśnice i apteczka.
- Temperatura. Nikt nie powinien być zbyt gorący lub zbyt zimny - należy sprawdzić cyrkulację powietrza i serwisowania Urządzenia klimatyzacyjne. Wygodne temperatury w pomieszczeniu w sezonie ciepło - 23-25 ° C na zimno - 22-24 ° C Jeśli spędzasz festiwal muzyczny, temperatura powinna być niższa (20-22 ° C), ponieważ po scena tańca w ogóle z pewnością będzie gorąco.
Który musi być skoordynowane działania, aby uniknąć wyrzucony z policji?
Należy przygotować dwa zawiadomienia: administracja miasta i policji (jeśli zdarzenie jest mniej niż 2 000 osób). Mogą one być wysyłane pocztą lub kurierem, dwie kopie każdego narządu. Jeśli planujesz imprezę, która będzie ponad 2 000 ludzi, musisz dodatkowo wysłać zgłoszenie do władz regionu i regionalnej policji.
Ogłoszenie jest napisane w wolnej postaci: konieczne jest określenie, które chcesz zastosować, jakie imię i cel imprezy, gdzie i kiedy odbędzie się, jak wiele oczekuje się od uczestników, którzy organizatorów. Przykłady aktualizacje poszukać w Internecie.
Do zawierania umów ze wszystkimi kontrahentami, którzy dostarczają Ci technika, catering lub usługę wynajmu miejsca. Negocjuj jasno wszystkie szczegóły i upewnić się, że są w umowie. Na przykład, jeżeli zgodzili się, że końcowe sprzątanie pomieszczeń przez właściciela, pozycja powinna być w umowie.
Jak ogłosić zdarzenie o tym, jak wielu ludzi, jak to możliwe?
Nadać mu nazwę i logo. Niech projektant przygotuje plakaty i opracowanie identyfikacji wizualnej. Zrób prosty witryny z informacjami na temat zdarzenia - na przykład, Tilda.
Wysłać informację prasową z informacją o zdarzeniu, co, kiedy i gdzie można spędzić, który organizatorzy, partnerów i interesariuszy. Spróbuj dziennikarzom procentowych. Nie pisz zbyt suche i przedkłada informacje prasowe do specjalistycznych mediów - tych, którzy mają tę samą grupę docelową jako wydarzenia. Skontaktuj się z redakcji na większości stron można znaleźć w domenie publicznej.
Nie zapomnij o promocji w sieciach społecznych. Utwórz spotkanie na Facebooku, «VKontakte” oraz stronę wydarzenia w Instagram. Run kierowane reklamy i wyświetla poprawnie skonfigurowane: powinien pokazać tylko do grupy docelowej do budżetu reklamowego nie zmarnować. Zapytaj dużych społeczności miejskich i blogerów mówić o wydarzenia na swoich stronach. Jeśli nie jesteś dobry w SMM, przeczytaj blog „Netologii” - istnieje wiele użytecznych materiałów o promocji w sieciach społecznych.
Wszystko jest gotowe. Coś jeszcze trzeba dostarczyć?
Być w pełni przygotowany. Na organizatora powinny być zawsze ładowane z telefonem i dostępem do Internetu, ładowarkę, laptopa wymiany, przedłużacz, adapterów HDMI dla wszystkich Możliwe złącza, naklejki, taśma, kilka zapalniczki biurowe nóż klejącej i środki przeciwbólowe w przypadku bólu głowa.