Jak nie być niewolnikiem e-mail: 7 porad z LinkedIn głowy

Ogromna ilość ludzi codziennie mają do czynienia z tym samym problemem: e-mail, mające na celu optymalizację procesów i organizacji pracy oraz Procesy komunikacyjne, często przeradza się w złego strażnika, sprawia, że ​​z uwagą śledzić członków, jeśli pracujesz na przenośniku taśma. Kosztuje trochę rozproszony jako stale gromadzenia informacji szybko włączyć schludny i czyste skrzynki zrzutu prowizji, która jest tym trudniejsze, im dłużej nie wrócić do poczty.

Dziś proponujemy wam kilka prostych wskazówek, aby zarządzać procesem interakcji z wiadomości e-mail z Jeff Weiner, naczelnemu LinkedIn. Ta osoba na służbie musi pozostać w kontakcie z setkami ludzi na co dzień, a on ma kilka sztuczek, które pozwalają mu nie utonąć w tej lawinie informacja.

Moja skrzynka pocztowa jest w zasadzie stała się głównym węzłem w moim Workflow - za pośrednictwem poczty, ja regularnie komunikować się z ponad 4300 pracowników zatrudnionych w 26 miastach na całym świecie. Nie mogę powiedzieć, że zawsze byłem fanem e-mail, lub że nie było sytuacji, gdzie moja praca z pocztą wyglądał jak Sisyphean zadania.

W każdym razie, z biegiem lat rozwinęły kilka praktycznych zaleceń, które pozwoliły mi przejść od koncepcji „Kontrola Me mail”, pojęcie „kontrolować pocztę.”

1. Chcesz otrzymywać mniej wiadomości - wyślij maila mniej

Taka rada wydaje się śmiesznie proste, szczególnie w kontekście takiego wspólnego problemu, ale dla siebie, myślę, że jest to złota zasada dla skutecznego zarządzania e-mail.

Wniosek ten przyszedł do mnie podczas pracy w poprzedniej firmie, w której dwóch pracowników najbardziej ściśle kojarzy się ze mną, opuścił firmę. Są one bardzo skuteczne w komunikowaniu się z ludźmi, dużo pracy i, jak się okazało, wysłać wiele elektroniczną. Dopóki oni pracowali w firmie, objętość poczty, która przychodzi za pośrednictwem poczty e-mail, wydawało całkowicie normalne, ale po ich odejściu, stwierdziliśmy, że w moim ruchu pocztowym zmniejszył się o około 20-30%.

Wszystko to aktywność w post był nie tylko ich litery: były moje odpowiedzi do nich, a jeszcze nie było listów i odpowiedzi od wszystkich odbiorców jest dołączone do korespondencji. Często te wiadomości nie są wymagane mój obowiązkowy udział w dyskusji.

Od chwili, kiedy postawiłem sobie jasny warunek - nie napisać żadnej widocznej potrzeby. Rezultat: mniej więcej e-mail i porządku w szufladzie bez uszczerbku dla działalności roboczej. Od tamtej pory staram się nie odbiegać od tej reguły.

2. Oznacz jako nieprzeczytanych maili oczekujących

Oznacz jako nieprzeczytane liter fundamentalnie zmieniło sposób mogę pracować z pocztą. Chodzę wystarczająco szybki dla poczty przychodzącej, natychmiast reagować na najbardziej pilne i usunąć zbędne. Litery te, do których muszę wrócić później, jeśli nie ma czasu, oznaczyć jako nieprzeczytane. Eliminuje to obawa, że ​​ważny list czytać, a pozostawione bez odpowiedzi, zostaną zapomniane i zostanie pochowany w trzewiach skrzynki pocztowej. Takie podejście pozwala na rodzaj ToDo-List, do którego wrócę później.

Za każdym razem staram się skończyć z minimalnej liczby oczekujących wiadomościach, a najlepiej nie powinny być w ogóle. Jeżeli ten dzień nie mam czasu, aby wrócić do nich, a potem zaczną się następnego ranka roboczego.

3. Ustaliła jasny harmonogram z pocztą

W ciągu ostatnich kilku lat, moje życie toczy się w dniach roboczych w zależności ładny rozkład chotkomu. Wzrost w 5: 00-5: 30 rano, godzinę na adres e-mail, czytanie wiadomości, śniadanie, zabawy z dziećmi, szkolenia, biura, wrócić do domu, położyć dzieci do łóżka, kolacja z żoną, reszta (zwykle oglądanie telewizji na skrzynkę przechodząc Sprzątanie w trakcie reklam i nudny momenty).

Stwierdzono, że trzymanie się harmonogramu, łatwo zarządzać poczty, jednak warto przynajmniej trochę zlecenie zmiany, jak startów chaos w twojej skrzynce pocztowej.

W tym przypadku nie będzie czuć presję montażową, wiedząc, że skrzynka jest nagle pozostawione bez uwagi. Przestrzeganie harmonogramu pomoże utrzymać wszystko pod kontrolą. To pomogło Benjamin Franklin i pomoże.

4. sam rozumieć

Pamiętacie grę złamanego telefonicznie? Wtedy to było całkiem zabawne, ale teraz wszystko jest uważany w koncepcji pracy i biznesu, a to nie jest aż gier.

Słowa są bardzo ważne, a także w celu uniknięcia niejasności i błędnej interpretacji ich potrzeby mają być wybrane bardzo starannie. Im bardziej proste i jasne do zrozumienia tekstu, tym mniejsze prawdopodobieństwo drugi list z prośbą o wyjaśnienia pierwszego.

5. Pomyśl o odbiorcach

Często wydaje się, że pole „Do” i „DW” postrzegany przez wielu jako jedno i to samo. W rzeczywistości, mogą być stosowane wyjątkowo, aby było jasne od któregokolwiek z odbiorców można oczekiwać odpowiedzi, i który wysłał kopię listu w celu utrzymania go w pętli.

W rzeczywistości, nie wybrać odbiorców, którzy są zobowiązani do udzielenia odpowiedzi - to najszybszy sposób, aby panikę i zamieszanie w rozmowie. 6 odbiorcy zamiast 1 i 5 kopie odbiorcy - to dodatkowe 5 możliwych odpowiedzi, z których każdy może rozwijać się w całej odrębnej rozmowy.

6. potwierdza otrzymanie

Jeśli określono jako odbiorcy, a list jest naprawdę skierowane do ciebie, nie leń się, aby poinformować nadawcę, że otrzymał list. Nie trzeba wielu słów, będzie po prostu „akceptowane” lub „otrzymał”. Będzie to znak, że informacje otrzymane w pełnej i prawidłowej objętości i nadawca nie jest wymagane, aby wysłać coś innego w tej samej sprawie.

Jeśli nie potwierdził otrzymanie nadawca pozostaje całkowicie nieświadomy tego pisma. Może to zabłądził w głębi swojej skrzynki pocztowej? Jeśli jest to ważna informacja, wątpliwości i emocje zmusi nadawcę, aby napisać jeszcze jeden list z Pytam was, aby potwierdzić otrzymanie pierwszego listu, lub poprosić kogoś innego o swojej obecności w pracy miejsce. Zaangażowanych osób dodatkowych, wysyłane i odbierane dodatkowych liter.

7. Zachować swoje emocje z poczty

E-mail może być przydatnym narzędziem, jeśli używasz go prawidłowo. Ona może stać się destrukcyjna siła, jeśli używana nieprawidłowo. Najczęstszym przykładem - korzystanie z poczty elektronicznej do dyskusji kontrowersyjnych i drażliwych kwestii konfliktu.

Nigdy nie przestaje zadziwiać, jak ludzie wykorzystują w korespondencji słów i zwrotów, które nigdy nie będzie można powiedzieć w obecności tej samej publiczności.

Jeśli nagle znaleźć się w podobnej korespondencji zrobić jedną prostą rzecz - stop. Aby rozwiązać spór lub konflikt może, biorąc słuchawkę i zadzwonić do odbiorcy, albo osobiście spotkałem się z nim. Takie delikatne sprawy muszą być rozpatrywane nie w korespondencji tekstowej. Tekst nie przenosi składnik emocjonalny, intonację oraz inne ważne rzeczy, które mogą mieć decydujące znaczenie dla konstruktywnego rozwiązania problemu.

(poprzez Jeff Weiner)