Jak zarządzać e-mail: 10 porad od pracowników TED
Produktywność / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters firmowym blogu, wspólne 10 wskazówek, z którymi trzyma porządek w poczcie.
Kto jeszcze, ale redaktorzy i menedżerowie TED, aby mówić o metodach walki z przeciążony elektroniczną. Według nich, firma otrzyma setki maili każdego dnia, a licznik przychodzących e-maili, niektórzy pracownicy już dawno przekroczyła tysiąc.
Michael Makvoters, UX-architekt TED, oferty 10 rozwiązania problemu.
W przyszłości trzeba będzie nie dłużej niż jest teraz
Michael zauważył, że wiele odłożyć pracę z pocztą elektroniczną na później, ponieważ uważają, że w pewnym momencie w przyszłości będą mieć więcej czasu, aby to zrobić. Nie będzie. Twój wskaźnik zatrudnienia prawdopodobnie pozostanie w przyszłym tygodniu, miesiąc, rok. Możesz być nawet zadowolony z tego. Ale ta sama ilość czasu będzie na to stanowisko. Więc rozpocząć pracę z nim teraz.
Spróbuj zacząć z czystym kontem
Oto dwa sposoby, aby to zrobić:
- Poświęć trochę czasu i być zaangażowany w czyszczeniu pocztę w kilku etapach. W zależności od tego ile masz wiadomości, musisz dziesięciu połączeń do ich oczyścić. Jeśli jest to trudne biorąc pod uwagę, przerwać pracę na kilka segmentów 15-minutowych.
- Idź na całość. Wyróżnić trzy lub cztery godziny i uczynić z folderu „Skrzynka odbiorcza” ideał czystości i porządku.
Odstawić trochę czasu każdego dnia
Według Michaela, jest to najtrudniejsza część planu. Trzeba pracować z e-mail kilka razy dziennie. Doradza poświęcić 15 minut co cztery godziny i zajmować się tylko z folderem skrzynki odbiorczej.
Jeżeli pismo nie jest bardzo ważne - Usunąć
Kuszące jest wysłać co trochę ważny list do folderu, aby uporać się z nim później. Ale jeśli list nie zasługuje na uwagę w tej chwili go usunąć.
Wyrejestrowanie z mailing każdy niepotrzebny
I często cierpi z powodu faktu, że po prostu usuwa wiadomość z nieciekawe do mnie korespondencji. Michael otrzymał także bardziej kategorycznie:
Jeśli przesyłka nie jest zainteresowany w tobie, nie tylko, aby usunąć literę, ale zrezygnować z niej.
Na dole każdej litery znajduje się przycisk „Wypisz” lub wypisać. Użyj go do zamierzonego celu. A im więcej, tym lepiej. Można również skorzystać z usługi Unroll.me, które opisaliśmy tutaj. On automatycznie otpishet Cię od niechcianych listach dyskusyjnych.
Jeśli komunikat jest nadal w folderze „Skrzynka odbiorcza”, przeczytaj ją
Jeśli list został przetestowany i nie zrezygnować i natychmiast go usunąć, a następnie ją przeczytać. Jeżeli jest krótka, czytać natychmiast. Jeśli długo, wysłać list do wcześniej utworzonego folderu „czytać” i wrócić do niej, kiedy nie będzie więcej wolnego czasu. Michael mówi, że jeśli jesteś uczciwy wobec siebie, minimalny procent wszystkich listów spadnie do tego folderu.
Reakcja na krótkich listach jest lepiej
Jeśli wyślesz e-mail wymaga szybkiej reakcji, odpowiedz... natychmiast. Nie czekaj. Po wysłaniu odpowiedzi, usuń literę. Jeśli list jest kopią, wysłany do innego odbiorcy, a on nie musi znać odpowiedź, należy go usunąć z odbiorców.
Przekierowanie wiadomości do współpracowników, jeśli są one w stanie reagować adekwatnie
Przekierować wiadomości z małym wyjaśnieniem, i usunąć go ze skrzynki odbiorczej.
Engage sortowania
Każda usługa e-mail pozwala użytkownikom tworzyć foldery. Jest to najlepsze narzędzie do radzenia sobie z przeciążony elektroniczną. Stworzyłem folder do pracy, zdjęciami, badań i innych rzeczy. Michael oferty zrobić folder „Projekty”, „Inne”, „odpowiedź później.” Najważniejsze jest to, że czujesz się komfortowo.
Wybierz odpowiednią aplikację
Dla mnie ta aplikacja stała skrzynka pocztowa. Michael wybrał go również. Ale wiele opcji. Można wprowadzić w poszukiwaniu Layfhakeru wyrazu „poczta” i nazwa systemu operacyjnego, dla którego szukasz klienta. Obiecuję znaleźć coś odpowiedniego.
spowodować
Jeśli nie możesz przeczytać artykuł (powiedz mi, dlaczego), oto krótka lista wszystkich etapach:
- demontować folder „Odebrane” przez kilka podejść.
- Zdecydować, co zrobić z tym listem, tak szybko, jak to jest.
- Od czasu do czasu zajmuje się czyszczeniem pocztę.
- Wypisać się z niechcianych przesyłek.