Metoda Inbox Zero - najlepszym sposobem radzenia sobie z tysiącami nieprzeczytanych e-mailach
Produktywność / / December 23, 2019
A stos nieprzeczytanych maili, stale spotykać się w folderze „Skrzynka odbiorcza”, spowoduje panikę w nikogo. Jeśli masz dużo partnerami biznesowymi i współpracownikami, z którymi można współpracować na korespondencji, wystarczy, aby utrzymać swoją skrzynkę pocztową czysty i schludny.
CEO JotForm Aytekin Tank oferty ciekawy sposób organizowania e-mail zatytułowany Inbox Zero. Jak sama nazwa wskazuje, metoda jest po prostu zachować folder „Odebrane” jest pusta.
Generalnie, Tank nie wymyślił niczego nowego. Skrzynka Zero dawno ustalone pisarz i bloger Merlin Mann i jest sprawdzony i znany sposób. Około technika pracy z dokumentami opisać bardziej David Allen w swojej książce "Jak sprawy w celu». Zbiornik po prostu dostosować go do interfejsu internetowego Gmaila.
I wysyłać i odbierać setki e-maili każdego dnia. Ale na koniec dnia moja skrzynka pocztowa jest zawsze pusty. Nie mam sekretarkę, którzy przetwarzanie moich korespondencji. I trzymać się zasady, które nazywa się Inbox Zero. To nie jest wielka sprawa.
Aytekin Tank, przedsiębiorca, założyciel i CEO JotForm
Zbiornik wymienia zalety metody Inbox Zero:
- Nie zabraknie ważną wiadomość, jeśli folder jest „Skrzynka odbiorcza” jest pusta.
- Nie będzie jej odbiorcami czekać długo, bo wkrótce będzie w stanie odpowiedzieć na ich listach.
- W skrzynce pocztowej nie będzie gromadzić setki lub tysiące nieprzeczytanych wiadomości.
- Zaoszczędzisz więcej czasu na naprawdę ważnych zadań i nie będą spędzać godziny bawić z poczty elektronicznej.
Aytekin TankZnam wielu ludzi, którzy pielęgnować wszystkie wiadomości e-mail bez usuwania. W wyniku ich skrzynki zaczyna wyglądać paszy Twitter. Jest to niewygodne. Będziesz stale się zgubić w listach.
Załóżmy, że używasz Gmaila - chociaż ta metoda może być dostosowany do dowolnego operatora (Hotmail, «Yandex», Yahoo) lub e-mail klienta (Outlook, Thunderbird lub Sylpheed). Poświęć depozyty spojrzeniem nieprzeczytanych wiadomości i kontynuować.
1. Oczyścić skrzynkę odbiorczą
Zatem przyjmując metodę Inbox Zero, trzeba działać zdecydowanie. Otwórz „Skrzynka odbiorcza”, zaznacz wszystkie zgromadzone tam maile i archiwizować je wszystkie naraz. Dla niektórych będzie to wydawać istniejącej szaleństwo, ale Tank zaleca się nie tylko to.
Aytekin TankTrzeba zacząć od pustej skrzynki pocztowej. Ten poradnik nie pomoże, jeśli w „Skrzynka odbiorcza” zgromadził dziesiątki tysięcy listów. Więc z powrotem wszystko i zacząć od zera.
2. Traktuj swoje listy w kolejności chronologicznej
Aby rozwinąć ten przydatny nawyk, trzeba pewnej dyscypliny. Podczas przetwarzania wiadomości e-mail, należy zacząć od najstarszej wiadomości i przenieść na świeże. W ten sposób można zaoszczędzić chronologiczny porządek i nie dać się mylić.
Proces pisania pomogą Ci dwie funkcje w Gmailu:
Włącz "Auto-Advance". Aby to zrobić, przejdź do sekcji „Ustawienia» → «General”, przejdź do "Auto-Advance" i aktywować go. Teraz, kiedy odpowiadasz lub backup wiadomości z Gmaila nie spowoduje powrót do listy wiadomości przychodzących i wyświetla się następujący komunikat. W ten sposób będziesz w stanie obsłużyć jeden po drugim litery w kolejności ich otrzymania, bez względu zakłócone.
Następnie włączyć przycisk „wysłać & Archive”, jeśli nie została włączona. Otwórz „Ustawienia →«»Ogólne» i znaleźć opcję «Pokaż» Wyślij i archiwizuj «w odpowiedzi». W ten sposób można zaoszczędzić czas. Po tym wszystkim, jeśli już odpowiedział na piśmie, nie ma sensu, aby utrzymać go w „Skrzynka odbiorcza”, prawda? Kliknij przycisk Prześlij, i e-mail są automatycznie przenoszone do archiwum.
I kolejna ważna rzecz:
Aytekin TankNie używaj e-mail, czat. Nie ma nic gorszego niż produkować bardzo długiego łańcucha Odpowiedź z ciągle cytowanych listów. Jeśli trzeba rozmawiać, wykorzystanie komunikatora, czatu Slack lub kontakt telefoniczny. E-mail nie nadaje się do tego.
3. Odebrane - Archiwa
Główną zasadą jest metoda Inbox Zero: folder „Skrzynka” - to nie jest miejsce, gdzie chcesz przechowywać pocztę. Wszystkie e-maile w skrzynce pocztowej mają być przetwarzane natychmiast. Przeczytaj je jeden po drugim i odpowiedzieć na wszelkie i archiwizacji, jeśli wiadomość wymaga odpowiedzi, lub po prostu zarchiwizować, jeśli nie jest wymagane przesłanie odpowiedzi.
Jeśli nie można natychmiast reagować na wszelkie e-mail, istnieją dwie możliwości:
- Zapisz go w swojej aplikacji organizatora. To może być Evernote, OneNote, lub dowolny menadżer zadań. Ustaw datę, że program przypomni Ci napisać odpowiedź w odpowiednim czasie.
- Jeśli można po prostu napisać odpowiedź, ale celem jest uzyskanie go po pewnym czasie, należy użyć odroczony dostawy w Gmailu. To samo jest w stanie Outlook, Thunderbird i innych klientów.
4. Po prostu zrób to
Wszystkich nakazów wielki i potężny Davida Allena. Jeśli e-mail wymaga działań, które trwa kilka minut, zrób to teraz. Nie kopiuj list do listy rzeczy do zrobienia. Nie zostawiaj go w folderze „Skrzynka odbiorcza”.
Aytekin TankJeśli chcesz dokonać płatności, zrób to teraz. Jeśli chcesz przesłać opinię do kolegi wysłać natychmiast. Jeżeli sprawa trwa kilka minut, to nie ma sensu odkładać.
5. Za pomocą skrótów klawiaturowych
Skróty znacznie zmniejszyć czas do przetwarzania e-mail. Z nich nie będzie miał do kierowania kursorem myszy iz powrotem. Zbiornik zaleca, aby pamiętać i używać trzy skrótu:
- Klawisz E pozwala szybko zarchiwizować wiadomość. Czytaj, naciśnij E, archiwizowane. To proste.
- Przycisk R służy do szybkiego napisać odpowiedź. Jeśli chcesz odpowiedzieć na wiadomość, kliknij ją, wprowadź odpowiedź, naciskamy Enter.
- Klawisz F przekazuje otrzymane e-maile do innych odbiorców.
Aytekin TankNie sądzę, że trzeba żadnych innych skrótów klawiszowych. W Gmailu, używam tylko trzy skróty. Na wszystko inne, jest to mysz. Jednak wymienione klawisze skrótów pozwalają szybko wykonać trzy najczęstsze działania z e-mail, więc zaoszczędzić sporo czasu.
6. Skonfigurować filtry
Filtry poczty e-mail - niezwykle poręczne narzędzie, które ma dużo pracy dla Ciebie. Wystarczy ustawić je raz, a będą one zaoszczędzić dużo czasu.
Jeśli skrzynce odbiorczej regularnie znaleźć nieistotne list (zawiadomienie o dostęp do Internetu, automatyczne pocztowy i tak dalej), albo wypisz się z nich, lub dostosuj filtry do takich pism w archiwum automatycznie.
7. Skrzynka odbiorcza jest pusta - Close-mail
Kiedy starasz się skupić na pracy, nie może być ciągle rozproszony przez e-mail. Tak trzymać się reguł, gdy folder „Odebrane” jest pusta, blisko zakładka lub klient poczty Gmail i zapomnieć o poczcie w ciągu najbliższych kilku godzin. Wystarczy być zaangażowany w pracę.
Wyłącz wszystkie powiadomienia dla przychodzących wiadomości e-mail. Są one bardzo rozpraszać.
Aytekin Tankmożna ponownie otworzyć pocztę w ciągu kilku godzin do przetwarzania zgromadzonych tam wiadomości, a następnie wrócić do pracy. Celem metody Inbox Zero - siła się nie dostać rozproszony przez e-mail. Trzeba zarządzać swoją skrzynkę pocztową bez niego.
Jeśli próbowałeś techniki Inbox zero i są skłonni powiedzieć, co masz, lub chcesz zaproponować lepszą metodę - pisać w komentarzach.
zobacz także
- 9 tymczasowe usługi e-mail →
- Jak usunąć swoje konto Gmail z całego zbędny →
- 7 rozszerzeniami dla Gmaila, które pozwoli Ci zaoszczędzić czas →