12 najczęstszych problemów z programem Excel i jak je rozwiązać
Wskazówki Technologii / / December 19, 2019
Czytniki Layfhakera są już zaznajomieni z Denis BatyanovymKtóry podzielił się z nami tajemnice Excel. Dziś Denis będą rozmawiać o tym, jak uniknąć najczęstszych problemów z programem Excel, my często tworzą się niezależnie.
Natychmiast mówię, że materiał artykuł jest przeznaczony dla początkujących użytkowników programu Excel. Zaawansowani użytkownicy już zapalającymi tańczyła w tych prowizji więcej niż jeden raz, więc moim zadaniem jest chronić go przed tym młodym i niedoświadczonym „tancerzy”.
Nie dać nagłówki tabel
Wiele narzędzi Excela, takie jak sortowanie, filtrowanie, inteligentnych tabel, tabel przestawnych, - oznacza, że dane zawierają nagłówki kolumn. W przeciwnym razie, nie będzie też w stanie ich używać, czy będą one działać nie jest do końca prawidłowe. Zawsze zadbać, aby tabele zawierają nagłówki kolumn.
Pustych kolumn i wierszy w tabelach
To powala Dost Excel. W obliczu pustego wiersza lub kolumny w tabeli, zaczyna myśleć, że masz 2 tabel zamiast jednego. Trzeba stale go poprawić. Ponadto, nie ukrywają swoje niechciane wierszy / kolumn w tabeli, to lepiej, aby je usunąć.
Na jeden arkusz jest więcej stołów
Jeśli nie jest to malutkie tabele zawierające wartości referencyjne, tak że nie powinno się robić.
Będziesz niewygodne do pełnej pracy z więcej niż jednej tabeli na arkuszu. Na przykład, jeśli tabela znajduje się po lewej stronie, a drugi po prawej stronie, a następnie przefiltrowanie samej tabeli wpłynie na drugą. Jeśli tabele są umieszczone jeden nad drugim, nie jest możliwe użycie mocowania obszary, jak również jeden tabele trzeba ciągle szukać i wytworzenia dodatkowej manipulacji wstać na jej tabelarycznej kursora. Konieczne jest dla Ciebie?
Te sztucznie jednego typu są rozmieszczone w różnych kolumn
Bardzo często ludzie, którzy wiedzą, Excel wystarczy powierzchniowo preferują ten format tabeli:
Wydaje się nam Format niewinny do przechowywania informacji, agenci sprzedaży i ich kary. Taki układ tabeli jest dobrze postrzegane przez ludzkie oko, ponieważ jest zwarty. Ale wierz mi, to koszmar - stara się odzyskać dane z tych tabel i otrzymać wyniki okresowego (łączna informacji).
Fakt, że format ten zawiera dwa wymiary: do znaleźć coś w tabeliMusisz zdecydować się na linii, dotykając oddział, grupę i agenta. Po znalezieniu odpowiedniego drenażu, a potem trzeba szukać kolumny już, jak dużo ich tutaj. I to „dwuwymiarowości” znacznie komplikuje pracę takiej tabeli dla standardowych narzędzi Excel - wzorów i tabel przestawnych.
Jeśli budować tabeli przestawnej, można zauważyć, że nie można łatwo uzyskać dane dotyczące roku lub kwartału, jak dane są przeprowadzane na różnych polach. Nie masz pole do wielkości sprzedaży, które mogą być łatwo manipulowany i istnieje 12 poszczególne pola. Musimy utworzyć osobne pole obliczeniowe ręce za kwartał i cały rok, chociaż, czy to wszystko jest w jednej kolumnie w tabeli Podsumowanie zrobiłby to za Ciebie.
Jeśli chcesz zastosować standardową formułę typu podsumowanie SUMA.JEŻELI SUMA.JEŻELI (), SUMIFS (SUMIFS) SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), będzie to również zauważyć, że są one w stanie skutecznie pracować z tym układem tabela.
Zalecany format tabeli jest następująca:
Różnorodność informacji na temat różnych arkuszy książki „dla wygody”
Innym częstym błędem - to mając jakieś standardowym formacie tabeli i potrzebują inteligencji w oparciu o te dane, rozprowadzać je na oddzielnych arkuszach skoroszytu programu Excel. Na przykład, często tworzą oddzielne listy dla każdego miesiąca lub roku. W rezultacie, ilość pracy przez właściwie analizowanie danych pomnożona przez liczbę arkuszy utworzonych. Nie jest konieczne, aby to zrobić. Zbierz informacje na pojedynczym arkuszu.
Informacje zawarte w komentarzach
Użytkownicy często dodają ważne informacje, które mogą im być potrzebne, w komentarzu do komórki. Należy pamiętać, że nie jest w komentarzach, można tylko przeglądać (jeśli można znaleźć). Dostać się do komórki trudnym. Polecam lepiej przeznaczyć oddzielną kolumnę na komentarze.
Bałagan z formatowaniem
Na pewno nie można dodać do tabeli dobry. Wygląda obrzydliwe dla ludzi, którzy lubią swoje stoły. W najlepszym wypadku, to nie daje wartość, w najgorszym - będzie myśleć, że nie są zorganizowane i niechlujstwa w biznesie. Dążyć do następujących:
- Każda tabela powinna mieć jednolity format. stosowanie formatowania inteligentne tabele. Aby usunąć stary format, używając stylu komórki „normalne”.
- Nie należy wybierać koloru całego wiersza lub kolumny. Podkreślają styl danej komórki lub zakresu. Zapewnić „Legend” swojego zakończenia. Jeśli wybierzesz komórkę do dalszego uczynić je każda operacja, kolor nie jest najlepszym rozwiązaniem. Chociaż sortowanie według koloru i pojawił się w programie Excel 2007, aw 2010 - filtrowanie według koloru, ale obecność pojedynczej kolumny osiągając wartość dla późniejszego filtrowania / sortowania jest nadal korzystne. Kolor - rzecz nabyto uprawnień. W tabeli zbiorczej, na przykład, nie przeciągać.
- Nabierz zwyczaju dodawania do tabeli automatycznych filtrów (Ctrl + Shift + L), Zabezpieczenie obszarów. Tabela pożądane sortowania. Osobiście zawsze szoku kiedy otrzymałem każdego tygodnia od osoby odpowiedzialnej za projekt, stół, gdzie nie było filtra i bezpieczne obszary. Pamiętaj, że te „małe rzeczy” są przechowywane przez bardzo długi czas.
Scalanie komórek
Komórki wykorzystanie scalania tylko wtedy, gdy bez niego w jakikolwiek sposób. Łączy on bardzo trudny do manipulowania zakres, w którym są one zawarte. Problemy pojawiają się podczas przenoszenia komórek, podczas wklejania komórek itp
Łączenie tekstu i liczb w jednej komórce
Bolesne wrażenie komórka zawiera numer, rozszerzonej za stałą tekstu „RR”. Albo „USD”, wprowadzić ręcznie. Zwłaszcza jeśli nie jest to płyta drukowania, a regularne tabeli. operacje arytmetyczne takie komórki naturalnie niemożliwe.
Liczby w postaci tekstu w komórce
Unikaj przechowywania danych liczbowych w komórce w formacie tekstowym. Z biegiem czasu niektóre z komórek w tej kolumnie, będzie w formacie tekstowym, a niektóre w zwykłych. Z powodu tego problemu będzie z wzorami.
Jeśli tabela zostanie przedstawiony przez projektor LCD
Wybierz najbardziej kontrastujących kombinacji kolorów i tła. Dobrze wygląda na tle ciemnego projektor i lekkich listów. Najbardziej okropne wrażenie czerwony na czarny i vice versa. To połączenie ekstremalnie niskim kontraście spojrzenie na projektor - uniknąć.
arkusz Excel w trybie widoku
Jest to tryb, w którym Excel pokazuje, jak podczas drukowania arkusz zostanie podzielony na strony. Strona Borders podświetlone w kolorze jasnoniebieskim. Nie zaleca się stale pracować w tym trybie, który wiele zrobić, ponieważ w danych wyjściowych procesu części ekranu sterownika drukarki, i jest w W zależności od wielu czynników (na przykład drukarki sieciowej i nie jest aktualnie dostępny) proces obrazowania obarczona podvisanie i przeliczanie formuł. Działa normalnie.
Jeszcze bardziej przydatne informacje o programie Excel, proszę zobaczyć online Denis.