Jak można ustalić, że list jest zbyt długo?
Wskazówki Produktywność / / December 19, 2019
© zdjęcia
Jeśli otrzymasz list z kilku stron, by ją przeczytać? Długie listy, a także bardzo długi artykuł, to jest bardzo trudne do odczytania i zrozumienia. Ponadto autor więc ponieść procesu, który w końcu zrozumieć, co dokładnie chce od ciebie, staje się prawie niemożliwe.
Dlaczego nie pisać długie listy? Pierwsza i najbardziej oczywista odpowiedź - ponieważ nikt nie będzie go przeczytać!
Prawidłowe korzystanie z poczty e-mail może być skutecznym narzędziem w rozwoju Twojej firmy. Pisanie długich listów nie znaczy, że jesteś bardziej produktywne. Tak, dużo pracy tak, ale ta praca nie znaczy absolutnie nic. Teraz każdy stara się zmniejszyć przetwarzania poczty przychodzącej i wykonać zadanie jak najskuteczniej w krótkim okresie czasu. Dlatego Twój długi list - to nie tylko strata czasu, ale również odpady bezmyślne innych.
Im krótszy list, tym lepiej wykonywać swoją pracę. Powinna ona zawierać tylko konkretne pytania, ani odpowiedzi. Pisać tylko o zaletach i nic więcej. Jeśli nadal rozpiera chęć napisać długi list, może lepiej byłoby powołać tę osobę spotkać i omówić wszystkie aspekty zagadnień was na lunch biznesowy?
Skąd wiesz, że twój list upłynął limit? Oto 10 oznak, w którym można określić, co zapłacił zbyt wiele uwagi.
1. Nie wiem, czy próbują powiedzieć. To tak, jeśli ktoś nazywa się pierwszy, i pytano: „Co się stało?” Odpowiedź naturalne: „No... nie wiem. Nazwałeś mnie? „Zatrzymaj list, dopóki głowa nie określa jasną pytanie lub odpowiedź.
2. Jesteś niewygodne z tematem. Można to porównać z niekończącym się strumieniu świadomości w spotkaniach, kiedy ludzie nie posiadają przedmiot rozmowy i dlatego stara się ukryć swoją ignorancję. Lub gdy uczeń zaczyna obszernie odpowiedzieć na pytanie nauczyciela, starając się zarobić co najmniej trzy. To samo z długim liście. Jeżeli nie można podsumować to, co chcesz od osoby na drugim końcu, wtedy nie ma wystarczającej wiedzy. Można to często widać w dużych firmach, w których ludzie dają wygląd zajęty pisząc bardzo ważne i długie listy.
3. Skrócić standardowy podpis. Jeśli list zawiera odpowiedź w kilku słowach, podpis ze wszystkimi szczegółami (tytuł, firmę, cała lista kontaktów, ulubiony cytat, logo lub slogan firmy, itd.) na podłodze strony będzie wyglądać śmieszne. Spróbuj zostawić cały list w stylu minimal.
4. Piszesz książkę. E-maili - nie książki. Jeśli nie ma dodatkowych informacji, należy dołączyć ją do niniejszego pisma w postaci oddzielnych plikach. Jeżeli pismo może być bardzo długa, warto pomyśleć o jakiego rodzaju informacje, aby lepiej zidentyfikować i wysłać w aplikacji.
5. Jesteś spam. Takie sytuacje często zdarzają się w dużych korporacjach, gdzie pracownicy czują się pewnego rodzaju koniecznością wysłać siebie długie listy, które zawierają szczegółowy raport na temat pracy wykonanej ze stałym aktualizacje. W rezultacie, dzień zamienia się w stałej email weryfikacji strumieniem wiadomości w stylu „Wysłałem list do klienta.”, „Umów się na spotkanie.” „Raport jest ponad 30%”. I tak dalej.
6. Wasze listy niespójne. Nie jest konieczne, aby napisać list dwie strony zadać tylko jedno pytanie.
7. To nadużycie peresylaniem liter. Zamiast zajmować się literą, po prostu kliknij „Wyślij”. List toga jest przekształcany ciągłego pasa, który jest prawie niemożliwe, aby dostać się do głównego punktu.
8. To nie powinno się pisać. Nie wysyłaj listu, co najlepiej omówić na spotkaniu lub przez telefon. Czasami e-mail nie jest odpowiednim narzędziem do komunikacji. Jeśli trwa to dłużej niż kilka linii, najlepszą osobą, aby omówić sprawę lub zatelefonować.
9. Powinno to być wiadomość do liczby beneficjentów więcej niż jeden. Na przykład, pisząc list do głowy i wykłada odbiorców wszystkich swoich pracowników. Wydawać by się mogło, więc stara się skrócić czas pisania i wysyłania ten list do każdego indywidualnie i dlatego dostaje zadanie skutecznie. Ale przede wszystkim, że nie sobie nawet wyobrazić, że wkrótce wypełnić lawinę odpowiedzi w piśmie tak szybko, jak jego pracownicy będą nacisnąć przycisk „Odpowiedz wszystkim”. Czasami ta metoda naprawdę nie działa.
10. Nie zmieniać swoich listów. Przed wysłaniem listu, należy ją ponownie przeczytać i edytować. Oprócz błędów gramatycznych i ortograficznych, trzeba edytować i jego znaczenia. Być może to, co trwało cały akapit, które można umieścić w kilku liniach. I kolejna dobra zasada: należy ponownie przeczytać swój list wiele razy, ile osób masz zamiar wysłać go.
I zanim wyślesz list, przeczytał go i upewnij się, że jest krótki i zawiera tylko konkretne pytania. Jaśniejsze wiadomość, tym większe prawdopodobieństwo, że odbiorca będzie zrozumieć, co jest wymagane od niego, i odpowie na ciebie jak krótko i na temat.