Jeśli Twój adres e-mail jest przeciążony, być może problem nie jest technologia

Istnieje ogromna liczba artykułów na temat poprawy różnych systemów e-mail. Ale tak czy inaczej, bez względu na to, co robimy, od czasu do czasu, zaczynamy myśleć, że nasz C-mail, który nie jest w porządku, że coś jest nie wystarczy być produktywny - i ponownie zagłębić się w ustawieniach. Jednak Joshua Lyman (Joshua Lyman), Web developer, mówi, że nie e-mail nie działa prawidłowo, a sami.

Joshua proponuje zastosować w swojej pracy z e-mail we wszystkich trzech zasad. Oni pomogą Ci być na bieżąco z dwa razy tyle, a praca z pocztą elektroniczną nie spowoduje negatywnych emocji.

Wyłączyć powiadomienia

Gdy pulpit stale pojawiać się zauważyć, że masz nową wiadomość, trudno jest powstrzymać się od innego klienta poczty. Dlaczego skonfigurować klienta poczty e-mail na pulpicie, aby sprawdzić co 5 minut? Sytuacje, w których należy natychmiast reagować na piśmie, są bardzo rzadkie i zazwyczaj ludzie sprzed połączenia powiedzieć, że list został wysłany. Wszystkie inne komunikaty nie wymagają natychmiastowej reakcji i może poczekać. Zgodnie z ogólną zasadą, jeśli coś jest pilne, normalnych ludzi wezwanie, ale nie pisz do nas i czeka na odpowiedź.

To samo odnosi się i stale otwarte karty z pocztą. Założę się, że jesteś po prostu z powrotem, by sprawdzić bez powodu co 10 minut. A jeśli masz do monotonnej pracy lub przygotowanie następnego raportu, odstęp jest zredukowana do 3-5 minut (no, nie umyć kryształowy żyrandol).

Dodać do ustnego porozumienia ze współpracownikami

Bez względu na to, w jaki sposób zorganizować pracę swojego systemu poczty elektronicznej, najważniejsze w tym grono wciąż pozostaje czynnik ludzki. Maile regularnie kursują między adresami. Ale odpowiadając na te komunikaty ludzi, a każdy z nich ma swoją własną definicję pilności. Ktoś uważa odpowiedni okres czasu, w odpowiedzi na pismo w ciągu 1-2 godzin. A kto jest od 8 do 24 godzin. Czyli Twój list nie ma odpowiedzi, a nie dlatego, że system poczty elektronicznej jest złamane, ale dlatego, że ktoś uważa, że ​​jest ważne, aby nie odpowiedzieć następnego dnia.

A jeśli z wiadomości osobistych, wszystko jest o wiele łatwiejsze, trzeba dyskutować z kolegami z tych chwil. Jeśli wiesz, że kolega standardowy czas, aby odpowiedzieć na piśmie - 2 godzin, a odpowiedzi potrzebne w godzinę, to lepiej, aby nie tracić czasu i nerwów i rozmowy. Albo, biorąc pod uwagę wszystkie te cechy, wysyłać e-maile z pytaniami, które nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi z góry.

Produktywność vs. przyśpieszenie

David Levi (David Levy), profesor na Uniwersytecie w Waszyngtonie, uważa, że ​​w naszym społeczeństwie są często mylone z przyspieszeniem wydajności. Wszystko odbywa się szybko, ale nie zawsze znaczy lepiej. Zamiast usiąść i pomyśleć, a następnie wysłać krótki, ale list informacyjny, rzucamy każde inne krótkie wiadomości, które nieustannie nas rozpraszać i nie przeprowadza dość prawo informacja.

Okazuje się, że kwota, którą spędzają więcej czasu na czytanie krótkich ale bezsensownych liter niż jednego dokładnego.

Ciągłe doskonalenie systemów pocztowych - to świetnie, ale nie zapominaj, że e-mail wyboru i nie reagują na wezwanie do systemu, i ludzi. Więc trzeba nauczyć się korzystać z technologii w taki sposób, aby bardziej skutecznie komunikować się z innymi osobami i bardziej wydajną pracę.