4 sposoby na przywrócenie znaczenia spotkaniom służbowym

Nauczyliśmy się nienawidzić spotkań, ponieważ odzwierciedlały naszą niepewność i lęki związane z pracą. Wiele osób zna to uczucie, gdy spotkanie, do którego przygotowywałeś się bez większego entuzjazmu, zostaje nagle odwołane. To radość i ulga, bo to oznacza, że ​​przed Tobą cały wspaniały dzień.

Jednak wycinanie spotkań ze swojego harmonogramu nie jest dobrym pomysłem. Oczywiście pod warunkiem, że nie są nudne i bezużyteczne. Przełomowe pomysły często pojawiają się nie w korespondencji e-mailowej, ale podczas komunikacji na żywo w zespole lub jeden na jednego. Aby spotkania znów miały sens, musisz zamienić je w okazję do zabawy i rozwoju. Oto jak to zrobić.

1. Znajdź przyczynę

Najważniejszą rzeczą, której często brakuje na nudnych spotkaniach roboczych, jest powód. Współpracownicy czasami czują, że muszą się spotkać i omówić jakiś temat, ale nie potrafią wyjaśnić dlaczego. Albo proponują zwołanie walnego zgromadzenia, bo chcą pozbyć się poczucia osobistej nieproduktywności. Dlatego zawsze zadawaj sobie pytanie: po co jest to spotkanie?

Spotkanie musi mieć ważny powód, aby uczestnicy zrozumieli, że lider szanuje ich czas i przyszli na spotkanie gotowi do nauki i rozwoju zawodowego.

Powody mogą być różne: podzielić się ważnymi informacjami, zebrać opinie, zjednoczyć się, aby pracować nad nowym projektem, rozwiązać problem. Z jasnego celu wynika jasny program, który określa tematy do dyskusji, proponowane działania i oczekiwane rezultaty.

2. Zawsze stawiaj naukę na pierwszym miejscu

Spotkania są niezbędne w wielu sytuacjach, a jedną z nich jest szkolenie. Jeśli spotkanie pomoże pracownicy uczenie się nowych umiejętności lub wzmacnianie istniejących kompetencji oznacza, że ​​jest to niezbędne dla postępu zespołu i sukcesu w pracy.

Warsztaty i szkolenia edukacyjne tworzą bezpieczne środowisko na porażkę, pozwalają modelować sukces, dają możliwość ćwiczenia i dostosowywania się do informacji zwrotnej w czasie rzeczywistym. Są to czynniki, których nie da się odtworzyć nigdzie indziej.

3. Skoncentruj się na wartości, a nie na częstotliwości

Comiesięczne spotkania poświęcone stanowi spraw w firmie nie chronią przed utratą klientów. Jeśli kolejne spotkania nie przynoszą wartości i nie wpływają na cele klientów, są stratą czasu. To samo dotyczy pracowników. Nie musisz odbywać spotkań przez cały czas, ale musisz się do każdego z nich dokładnie przygotować: określić powód i cel, mieć jasny i skuteczny program oraz oferować uczestnikom możliwości rozwoju.

Jeśli ty kierownik i wierz w wartość spotkań, uczyń je obowiązkowymi. Podkreśl ich znaczenie, wymieniając zalety. Co otrzymają uczestnicy? Jak zmienią się wzajemne interakcje współpracowników? Czy spotkanie pomoże poprawić komunikację w zespole? Innymi słowy, pracownicy muszą zrozumieć, w jaki sposób spotkanie przybliży ich do osiągnięcia celów, wyeliminuje istniejące problemy lub sprawi, że praca będzie wydajniejsza i przyjemniejsza.

4. Jeśli jesteś liderem, przygotuj się mocniej niż ktokolwiek inny.

Najlepsze spotkania to nie te, podczas których menadżer poucza pracowników. Wręcz przeciwnie, najlepsze spotkania zawierają różnorodne elementy, które skupiają się na zaangażowaniu i aktywnym uczestnictwie. uczestnictwo, takie jak dyskusja na temat aktualnych filmów i artykułów lub ćwiczeń rozwijających zawodowo umiejętności.

Oznacza to, że menedżerowie muszą włożyć całą swoją energię w planowanie. Spotkania mogą przypominać trening piłki nożnej lub lekcję rysunek. Pomysł jest taki, aby zaplanować działania, które motywują pracowników do wstania z krzeseł i rozpoczęcia testowania swoich umiejętności. Może to być gra polegająca na odgrywaniu ról lub otwarta dyskusja na temat pracy kierownictwa z możliwością jej analizy i wyrażenia konstruktywnej krytyki.