6 wskazówek, jak skutecznie zarządzać zdalnym zespołem
Miscellanea / / October 19, 2023
Planuj zadania, komunikuj się ze swoim zespołem i monitoruj pracę.
Nasz zespół startupowy pracuje zdalnie, a pracownicy są rozproszeni po całym świecie – od Wietnamu po Turcję. Zorganizowanie wszystkich wydaje się niemożliwe: nie widać, co wszyscy robią i jaki mają nastrój. Ale zrobiliśmy to.
Bazując na swoim doświadczeniu, napisałem poradnik jak zdalnie wszystko uporządkować, zorganizować i zmotywować pracowników. Dzielę się tym z tobą.
1. Negocjuj umowy i zabezpieczaj je
„Na brzegu” omów zasady z każdym pracownikiem:
- Od której i do której godziny pracujesz?
- Kiedy musisz być w kontakcie.
- Czy można rozwiązać problemy w pracy poza godzinami pracy?
W trakcie procesu omawiaj kontrowersyjne kwestie i zapisuj umowy w bazie wiedzy. W przeciwnym razie, jeśli zatuszujesz problemy, pracownik zacznie się wypalać.
Z praktyki: ważne jest dla nas, aby ludzie stale się uczyli i rozwijali. Wielokrotnie przypominaliśmy o tym zespołowi, ale napotykaliśmy opór.
Okazało się, że chłopaki nie wiedzieli, że mogą to robić w godzinach pracy i że za szkolenie płacimy. Teraz wszyscy się uczą: biorą udział w kursach projektowania, a nawet pisania.
2. Plan
Wspólnie z pracownikami ustalcie cele na najbliższą przyszłość i wytyczne na przyszłość. Aby to zrobić, wykonaj burza mózgów i wybierz priorytetowe pomysły.
Przykładowo na początku każdego miesiąca dzwonimy do redaktora i wspólnie ustalamy plan treści na kolejny miesiąc. Pracownik podaje listę tematów do materiałów, a ja jako menadżer doradzam, co warto wziąć pod uwagę, a co lepiej rozwinąć.
W planowaniu jakości ważne jest, aby dana osoba rozumiała zakres zadań i swoje zasoby. Jeśli nie ma takiego zrozumienia, powinien monitorować swoją produktywność. Pomoże znak: zadanie jest zapisane w jednej kolumnie, a przybliżony czas jego rozwiązania w drugiej. Dzięki temu pracownik będzie mógł podczas planowania odwoływać się do swojego doświadczenia i stawiać realistyczne oczekiwania. terminy.
Ważne jest, aby zadania miały znaczenie i cele – co i dlaczego robisz. Tylko w tym przypadku pracownicy będą mieli jasne zrozumienie swojej pracy, a projekt będzie miał wektor rozwoju.
3. Organizuj swoje zadania
Często startupy działają wyłącznie w obrębie komunikatora. My też tak zaczynaliśmy, ale szybko zdaliśmy sobie sprawę, że Telegram to za mało i taka komunikacja prowadzi do chaosu i niezrozumienia, kto co zrobił.
Dlatego lepiej jest skorzystać z narzędzia do śledzenia zadań i wizualizować zadania na tablica kanbana. Oto jak to zrobić:
- Dodawaj zadania do wirtualnej tablicy.
- Podziel je na kilka kolumn, na przykład „Do zrobienia”, „W toku”, „W trakcie przeglądu”, „Uzgodnione”.
- Przypisz osobę odpowiedzialną za każde zadanie i ustal termin.
- Przesuwaj karty po kolumnach, gdy je ukończysz.
Ważne, aby spisywać zadania szczegółowo i jasnym językiem – tak, aby Twój współpracownik i Ty sami zrozumieli, kiedy do nich wrócicie.
Aby zorganizować tablicę Kanban, możesz skorzystać z dowolnej wygodnej usługi. Pracujemy np Pojęcie. Usługa jest dostępna w Rosji, bezpłatna dla małego zespołu (do 10 pracowników) i łatwa w obsłudze.
W serwisie uruchomiliśmy system filtrów, dzięki któremu możesz łatwo przełączać się między pracownikami i zobaczyć, które zadania są w toku, które są gotowe, a które utknęły.
Cały zespół musi utrzymać tablicę. Każdy jest odpowiedzialny za swoje zadania i stale je aktualizuje. Tak, zajmuje to czas pracy, ale wszystko jest pod kontrolą. Na początku pracownicy mogą nie być zaznajomieni z obsługą tego narzędzia. Przypominaj im, że jest to ważne, dopóki zespół się nie dostosuje.
4. Nie zamieniaj czatów w wysypisko śmieci
Aby pozostać w kontakcie z mały zespółwystarczy zwykły messenger. Na przykład zebraliśmy wszystkie czaty robocze w jednym folderze w Telegramie.
Zorganizowanie komunikacji w dużej firmie jest trudniejsze: liczba czatów będzie rosnąć, trzeba je lepiej pogrupować. I tu z pomocą przychodzą rozwiązania korporacyjne takie jak Hangouts, Pachki, VK Teams czy Myteam.
Upewnij się, że komunikacja dotyczy wyłącznie spraw biznesowych. I omówić plany na Piątek lub zdjęcia kotów, możesz założyć osobny czat - takie zalewy są dobre na budowanie zespołu.
5. Rozwiej iluzje
Kiedy wszyscy pracują w biurze, nastrój w zespole wydaje się jasny. Ale to jest iluzja. Jeszcze więcej złudzeń rodzi się zdalnie, bo w tym formacie kontaktów osobistych jest niewiele. Nie wiemy, jak pracownikowi mija dzień, jakie ma trudności, ile czasu zajmuje mu to czy tamto zadanie.
Dlatego zadaniem lidera nie jest tylko żądanie raportów z wykonanej pracy, ale wspólna refleksja z zespołem, rozwianie martwych punktów i poszukiwanie punktów wzrostu dla biznesu.
W tym celu regularnie przeprowadzamy:
- Spotkanie zespołu pod koniec tygodnia. Rozmawiamy o tym, kto co zrobił, co się stało i jakie są problemy.
- Retrospektywa z częścią zespołu na koniec miesiąca. Przyglądamy się wynikom i dyskutujemy, co możemy poprawić. Jeśli masz miesięczne statystyki, to pomoże.
- Spotkania 1+1 na życzenie. Chłopaki mogą codziennie dzwonić do swoich menadżerów i prosić o radę. Wierzymy, że zamiast próbować rozwiązać coś, w czym nie ma się wystarczającego doświadczenia, zawsze lepiej skonsultować się ze współpracownikiem. Nie zostawiaj swoich pracowników samym sobie – bądź w kontakcie i wspieraj ich.
Idealny czas trwania rozmowy to: do godziny. W tym czasie zespół nie będzie miał czasu na zmęczenie i spokojnie będzie kontynuował pracę.
6. Utrzymuj bazę wiedzy
Nie trzymaj wszystkich informacji w głowie: odbierają ci to siły i czynią cię niezastąpionym w złym tego słowa znaczeniu. Jeśli nie wiesz, jak coś działa, nie możesz przenieść zadanie i pojechać na wakacje.
Zapisuj szablony, instrukcje, listy kontrolne, zapisuj przydatne kontakty i doświadczenia empiryczne. Trzymaj wszystko w jednym miejscu, aby łatwo było znaleźć dane.
Ułatwia to komunikację, przyspiesza pracę i pozwala uniknąć powtarzania błędów. Pracownicy nie będą musieli się ciągle przeciągać, bo wszystko jest już poukładane w folderach, np. w Notion.
Jak dbać o swój zespół💼
- Co zrobić, jeśli Twój pracownik jest wypalony
- Jak chwalić pracowników, aby cały zespół pracował wydajniej
- Jaka jest zaleta nastawienia właścicielskiego wśród pracowników i jak ją kształtować w swoim zespole