Jak styl korespondencji biznesowej pomaga wywrzeć właściwe wrażenie na adresacie
Miscellanea / / May 04, 2023
Wyobraź sobie: wpadasz na świetny pomysł, postanawiasz podzielić się nim ze swoimi szefami lub klientami, wysyłasz list lub wiadomość do komunikatora. A po drugiej stronie czytają i myślą: „Cóż, co za dureń to napisał!” Albo: „Co za nuda!” I postanawiają nie brać pod uwagę twojej propozycji.
I nie jesteś nudny. A pomysł był dobry. Po prostu przegapiłeś styl i stworzyłeś złe wrażenie o sobie.
Jakie są style pisania
Styl korespondencji można mierzyć w skali od konwersacyjnej do formalnej.
Poruszając się po nim, podkreślamy pewne cechy, próbując różnych obrazów. Im bardziej na lewo, tym większy nacisk kładzie się na otwartość, szczerość, dynamizm. Im bardziej na prawo, tym bardziej zauważalne są cechy związane z naszą pozycją, pozycją, statusem: konserwatyzm, solidność, racjonalność.
Różne sytuacje wymagają różnych stylów. Oto opcje.
"Kumpel" | Po prostu człowiek z ulicy. Być może jest wesoły i miły, ale adresat nie widzi w nim fachowca, któremu można powierzyć ważną sprawę. | Będzie odpowiedni w przyjaznej korespondencji, w której nasze cechy zawodowe nie są ważne: najważniejsze jest, aby osoba była dobra. |
"Kolega z pracy" | Jeszcze osoba, ale już z pewną wagą i autorytetem. | Nadaje się do opowiedzenia o swojej propozycji chłopakom z zespołu projektowego. Zrozumieją, że należysz do nich, ale jednocześnie jesteś profesjonalistą, którego warto słuchać. |
"Pracownik" | Przede wszystkim nosicielem władzy, ale wciąż „z ludzką twarzą”. | Przydatne wysłać ofertę "w górę". Dzięki niemu lider dostrzeże Twoją powagę, sumienność, doświadczenie. |
"Wykonawczy" | Wpływowy funkcjonariusz, któremu wszystko, co ludzkie, jest już obce. | Przydatne może być złożenie oferty do „instancji”, urzędu lub dużego klienta o formalnej kulturze korporacyjnej. |
Jeśli przegapisz styl, łatwo wszystko zepsuć. Na przykład, jeśli piszemy do kolegów w taki sam sposób, w jaki zwracamy się do urzędników („Wysyłam propozycję skrócenia czasu spędzanego realizować nasze cele produkcyjne”), to najprawdopodobniej zdecydują, że chcemy pokazać swoją wyższość, wydętą. I problem nie zostanie rozwiązany.
A jeśli zwrócimy się do szefa w stylu „Przyjaciela” („Jest temat, jak szybciej wykonywać naszą pracę”), to on może pomyśleć, że pisze do niego niepoważna osoba, która z trudem jest w stanie coś zaoferować Dobry.
Jak styl korespondencji zależy od kanału komunikacji
Naszą ofertę możemy przesłać zarówno e-mailem, jak i wiadomością na adres posłaniec. Należy jednak pamiętać, że ostatni kanał jest bardziej „ludzki”, nieformalny. A styl, który sprawia, że wyglądasz jak biznesmen w e-mailu, może wyglądać pompatycznie, nienaturalnie w komunikatorze. Dlatego przełączając się z poczty na ten kanał komunikacji warto zrobić korektę na skali o pół kroku.
Jak język wpływa na styl komunikacji
Jak zachować pożądany styl w liście lub wiadomości? Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na to, jakie wybieramy słowa i zwroty.
"Kumpel" | "Kolega z pracy" | "Pracownik" | "Wykonawczy" |
Wyrażenia konwersacyjne, slang: „Jest motyw”, „Fajny”, „Napraw ościeżnice” i tak dalej. | Aktywne obroty: „Oferowane”. | Obroty pasywne: „Zasugerowano”. | „Biurokratyczne” słowa: „Zapewnione”, „Wykonane”, „Dane”, „Obecność”. |
Nieformalne apele: „Dziewczyny”, „Chłopaki”, „Masza, śpiewaj”. | Zaimki osobowe: „Oferujemy”. | Brak zaimków osobowych: nie „Oferujemy”, a „Firma oferuje”. | Oficjalne zwroty wprowadzające: „Informujemy”, „Informujemy”. |
Napiszmy „Nasi faceci to wspaniali ludzie” – będziemy „przyjaciółmi”. Wskazujemy, że „Pracują u nas znakomici specjaliści” – zostaniemy „Kolegą”. Jeśli napiszesz „W firmie pracują profesjonalni specjaliści”, otrzymasz „Pracownik”. Cóż, jeśli „Członków Zespołu wyróżnia obecność profesjonalizmu” – będziemy działać jako „Oficjalne”.
Kiedy styl komunikacji pozwala na użycie emoji, a kiedy nie
We współczesnej korespondencji formułujemy myśli nie tylko za pomocą słów. W trakcie zabawnych lub smutnych min, serc, a nawet kupy - emotikony. A także wpływają na styl autora i wrażenie na nim.
Używając emocji, mówimy niejako do adresata: „Jesteśmy otwarci, nowocześni!” Dlatego emotikony pasują do żywych i dynamicznych „Przyjaciela” i „Koledzy”. Korzystając z drugiego stylu, lepiej jest użyć opcji „klasycznych”: buźki, serca, dłoni z podniesionym kciukiem. „Buddy” może również pozwolić sobie na kreatywne emotikony, takie jak diabły i kupa.
Cóż, poważnemu „Pracownikowi” i „Koleżance” przeszkadzać będą emotikony: o jakiej solidności i równowadze możemy mówić, jeśli przekaz jest pełen twarzy.
"Kumpel" | "Kolega z pracy" | "Pracownik" | "Wykonawczy" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Weźmy dwa przykłady użycia emoji.
1. Chcemy zadowolić naszych kolegów dobrą wiadomością:
"Dobre wieści! 🔥 Nasz dział zdobył I miejsce w konkursie „Na czas do pracy”. 👍Nagrodą jest duży czekoladowy budzik. Przyjdź do HR. Każdy dostaje kawałek! 😊»
Musimy wyglądać na otwartych, żywych, demokratycznych, dlatego używamy stylu "Kolega z pracy». I emotikony pasują tutaj idealnie.
2. Zwracamy się do kierownictwa z poważną propozycją:
„Dzień dobry, Iwanie Juriewiczu! 😊 Proponujemy omówić możliwość wykorzystania naszego sprzętu do zwiększenia mocy produkcyjnych Państwa firmy. 🔥»
A tutaj zdjęcia są nie na miejscu. Ważne jest, abyśmy wyglądali poważnie, profesjonalnie, wymagany jest styl „pracownika” - a emotikony do niego nie pasują.
Powinieneś być szczególnie ostrożny w sytuacjach związanych z negatywnością. Często używamy emotikonów, aby pokazać, że jesteśmy zdenerwowani. Ale efekt można odwrócić.
Powiedzmy, że napisałeś to: „Dzień dobry Margarito! Właśnie dowiedzieliśmy się, że fabryka nie jest w stanie wysłać Twojego zamówienia na czas. 🤷♀️ Bardzo nam przykro! 😢»
Czy Małgorzata uwierzy w nasze rozczarowanie? nie jest faktem. Dla wielu emoji to wciąż coś frywolnego, „zabawka”. A Margarita może pomyśleć: „Oto zwodziciele! Piszą, że im przykro, ale same rysują twarze. Nie żałują!”
Jak struktura zdania wpływa na styl
Aby „wpasować się” w wybrany styl, należy również zwrócić uwagę na to, jak w naszym tekście zbudowane są zdania.
W konstrukcji zawsze jest „bohater” – ten, o którym lub o czym mówimy. Zwykle coś robi: buduje, myśli, pisze, czyta... A czytelnikowi można to opowiedzieć na różne sposoby.
Zastanówmy się, jak to działa na przykładzie wersu z wiersza Agni Barto.
Najbardziej odpowiedni projekt korespondencji biznesowej: „Byk chodzi, kołysze się”. W nim „bohater” jest w podmiocie (podkreśliliśmy to), a jego działania są wskazane czasowniki (zaznaczone pogrubioną czcionką).
Ten projekt jest odpowiedni dla „Przyjaciela”, „Kolegi” i „Pracownika”. Na przykład: „Menedżerowie omawiają projekt w sali konferencyjnej” lub „Księgowość obliczyła wynagrodzenia”.
Jeśli chcemy podkreślić naszą wagę i solidność, możemy dodać 1-2 zdania o innym designie: „Wół wykonuje chodzenie i kołysanie”.
Tutaj „bohater” jest nadal podmiotem, ale jego czynność jest teraz oznaczona rzeczownikiem. „Spacery” stały się „chodzeniem”, „kołysanie” stało się „kołysaniem”. Przykłady takich propozycji: „Menedżerowie omawiają projekt na sali konferencyjnej”, „Księgowość policzyła pensje».
Uwaga: w tym przypadku płacimy za dodatkową „wagę” i solidność z wyrazistością. Przy takich zdaniach nasz list staje się trudniejszy do odczytania, więc lepiej ich nie nadużywać.
Jednak to nie jest limit. Istnieje bardziej formalna konstrukcja: „Chodzenie i kołysanie wykonuje byk”. W nim czynność jest wskazywana nie przez czasownik, ale przez rzeczownik, a „bohater” nie jest podmiotem. Przykłady zdań z taką konstrukcją: „Projekt jest omawiany przez menedżerów na sali konferencyjnej” oraz „Płace zostały sporządzone przez dział księgowości”.
Takie zdania są bardzo trudne do odczytania. Kojarzą się one z czytelnikiem językiem biurokratów – urzędników. Dlatego należy ich używać tylko wtedy, gdy zależy nam na tym, aby list był wyjątkowo formalny. Na przykład w potężnym roszczeniu żądanie - aby adresat poczuł: to wszystko, żarty się skończyły, potem sąd i więzienie.
Wybierając ten lub inny styl, przekazujemy adresatowi dodatkowy komunikat. Dlatego lepiej świadomie korzystać z tego narzędzia, wtedy stanie się ono skutecznym środkiem oddziaływania.
Przeczytaj także🧐
- 13 rzeczy w korespondencji biznesowej, które mnie wkurzają
- Jak zabezpieczyć komunikację e-mail: 6 wskazówek
- Etykieta pracownika zdalnego: jak przygotować się do spotkania online