Sesje strategiczne: czym jest to narzędzie i kto może z niego skorzystać
Miscellanea / / April 21, 2023
Duże zespoły często cierpią z powodu braku jedności i niezrozumienia celów firmy. Oto jak to naprawić.
Czym są sesje strategiczne
Sesje strategiczne to format spotkań kadry zarządzającej, podczas których omawiane są plany rozwoju firmy. To narzędzie pomaga:
- ocenić aktualną pozycję firmy, zidentyfikować jej mocne i słabe strony;
- znaleźć sposoby na uniknięcie problemów lub rozwiązanie istniejących;
- zdefiniować plan działania – konkretne kroki do osiągnięcia celów;
- ustanowić punkty odniesienia, aby zmierzyć sukces.
Sesja strategiczna jest swego rodzaju burza mózgów. Tak więc na spotkaniu omawiamy problemy i sukcesy działów, wyznaczamy cele dla każdego z nich, rysujemy diagramy i wykresy na interaktywnej tablicy online.
W tym celu wybraliśmy Miro. To narzędzie pozwala uchwycić myśli i pomysły w formacie wizualnym. Jednocześnie wszyscy uczestnicy sesji mają do niej dostęp z dowolnego miejsca na świecie iz dowolnego urządzenia.
Następnie przeprowadzamy planowanie taktyczne: szef każdego działu dzieli swoje zadania na mniejsze etapy.
Jak przeprowadzić sesję strategiczną
Oto kilka kroków, które pomogą Ci się zorganizować.
Ustal częstotliwość spotkań
Nie ma ustalonych ram czasowych przeprowadzania sesji strategicznych. Niektóre firmy wolą organizować spotkania kwartalne, inne co pół roku lub rok.
Możesz więc ustawić dowolną dogodną dla siebie częstotliwość spotkań.
W naszej firmie sesje strategiczne odbywają się raz na kwartał. Następnie łamiemy zamierzone cele na jakiś sprint. Aby to zrobić, musisz zdecydować, jakie kroki podjąć, aby rozwiązać duże problemy, ile ogólnie zajmie to czasu, które działy będą zaangażowane i ile mają zasobów.
W razie potrzeby menedżerowie rozkładają następnie zadania na poziomie działu. A po 3 miesiącach sprawdzamy harmonogram.
Zaproś odpowiednich ludzi
Kogo zaprosisz na sesję strategiczną, będzie zależeć od listy spraw, które trzeba uporządkować. Na przykład, jeśli organizujesz spotkanie w celu omówienia ogólnej strategii biznesowej, powinieneś zadzwonić do szefów działów. Możesz również zaprosić kierowników projektów, którzy odpowiadają za kluczowe wskaźniki.
Jeśli Twoja sesja strategiczna jest poświęcona przeglądowi i dyskusji niektórych danych, warto ją przyciągnąć Komendakto zebrał te informacje i rozumie ich wagę.
Wybierz dogodny dla wszystkich termin i godzinę
Ustalając datę i godzinę, weź pod uwagę opinię wszystkich. Unikaj planowania spotkań z pracownikami dzień przed ich terminem. Może mają ważne spotkanie. spotkanie lub są palące zadania, których nie mogą odłożyć. W rezultacie możesz postawić ich w niezręcznej sytuacji.
Podając termin podaj jak długo potrwa sesja. Na przykład w naszej firmie na to wydarzenie przeznacza się cały dzień roboczy. I w tym przypadku ważne jest, aby robić przerwy na czas, dając sobie i współpracownikom możliwość relaksu.
Ustal porządek obrad
W programie mogą znaleźć się ważne tematy, główne etapy sesji, kwestie wymagające omówienia. Nie dodawaj do tego dużej ilości punktów - lepiej wskazać główny temat. Może to być na przykład wejście na nowy rynek.
Odsuwając na bok niepotrzebne pytania, będziesz w stanie skupić się na głównym zadaniu.
Na koniec sesji strategicznej koniecznie przejrzyj ponownie całą agendę i skonsoliduj osiągnięte porozumienia.
Poproś uczestników o wcześniejsze przygotowanie
Menedżerowie powinni być świadomi aktualnych wskaźników działu: poziomu obciążenia podwładnych, całkowitej liczby zadań i tak dalej.
Powinni również mieć aktualne informacje o tym, jak i kiedy kluczowe wskaźniki - zarówno w krótkim, jak i długim okresie. Jeśli menedżerowie muszą omówić jakieś kwestie i problemy działu, powinni również wcześniej przygotować ich listę.
Przed niektórymi sesjami strategicznymi przydatne może być nie tylko rozpowszechnienie agendy spotkania, ale także przygotowanie szczegółowego raportu z postępów w realizacji ważnych zadań. Możesz podsumować cele i powiązane z nimi wskaźniki KPI w arkuszach kalkulacyjnych.
Zorganizuj spotkanie
Podczas spotkania należy nie tylko omówić wszystkie kwestie, ale także dać ludziom możliwość szczerej rozmowy i wyrażenia swoich opinii. Zachęć do tego uczestników, ale staraj się nie przerywać innym i wracaj do tych, którym przerwano.
Często bardziej efektywne jest przekazanie prowadzenia i kontroli sesji gospodarzowi (moderatorowi). Pozwala to dyrektorowi przenieść się w to samo pole z pracownikami i przejść od monitorowania wydarzenia do aktywnej interakcji z menedżerami i rozwiązywania problemów.
Rób notatki podczas spotkania
Musisz zapisać główne punkty, pomysły, dane, ramy czasowe i wszystkie inne ważne informacje, które omawiasz podczas sesji, ponieważ będzie to przydatne w dalszym planowaniu taktycznym.
Każdy dział zawsze ma rozeznanie, ile czasu potrzeba na wykonanie danego zadania. Pozwala to już w trakcie sesji nakreślić orientacyjny zarys warunki.
Liderzy zwykle gromadzą informacje w trakcie pracy, ale po sesji należy również przygotować ogólny raport.
W naszej firmie odpowiada za to moderator. Czyli nie tylko organizuje i nadzoruje spotkanie, ale także generuje raport z podjętych decyzji.
Poproś o informację zwrotną
Dzięki niemu możesz zobaczyć różne punkty widzenia i dowiedzieć się jakie Współpracownicy Zwróć szczególną uwagę. A także - aby stymulować ich wzajemną interakcję.
Poproś uczestników o napisanie o wszelkich problemach. Co więcej, użyj aplikacji ankiety, aby zobaczyć ich odpowiedzi w czasie rzeczywistym. Mogą to być na przykład pytania dotyczące ogólnego poczucia skuteczności sesji i różnych kwestii organizacyjnych, a także życzeń dotyczących przyszłych wydarzeń.
Dla kogo jest to narzędzie?
Uważam, że biznes nie może istnieć bez planowanie. Zawsze należy się nimi zajmować – niezależnie od niszy i formatu Twojej pracy.
Bez własnej strategii ryzykujesz niewłaściwe ustalenie priorytetów lub przeoczenie problemów konkretnego działu, a wszystko to wpłynie na wyniki całej firmy. W rezultacie prędzej czy później problemy wewnętrzne staną się większe i bardziej destrukcyjne dla firmy.
Sesje strategiczne pomogą sobie z nimi poradzić i ustalić przepływ pracy. Dlatego moim zdaniem przydadzą się każdemu zespołowi liczącemu więcej niż 3-4 osoby.
W końcu im więcej masz działów odpowiedzialnych za poszczególne sprawy, tym większy może być rozdźwięk wśród liderów. A za pomocą sesji strategicznych możesz zsynchronizować plany firmy i zadbać o to, co najlepsze zrozumienie w niej.
Przeczytaj także🧐
- 3 toksyczne zwroty, których prezesi nie powinni mówić
- Jak inspirować pracowników do wspólnego osiągania więcej
- 5 cech dobrej firmy, o których powinien pamiętać każdy właściciel firmy