Jak prawidłowo zszywać dokumenty
Miscellanea / / April 03, 2023
Ten przewodnik pomoże Ci szybko i łatwo uporządkować dokumenty.
Dlaczego musisz flashować dokumenty
Pomaga to zachować dokumenty w stanie nienaruszonym, uporządkować je w celu przechowywania w biurze, przekazania do archiwum lub wysłania do różnych agencji rządowych (na przykład w celu weryfikacji lub zgłoszenia). Z reguły ta procedura jest wymagana w przypadku dokumentacji księgowej, kadrowej, notarialnej, ustawowej i innych.
Zanim podejmiesz nić za pomocą igły, warto wyjaśnić zasady i wymagania dotyczące tworzenia sprawy dla konkretnej sytuacji. Jeśli dokumenty są nieprawidłowo zszyte, archiwum, agencja rządowa lub inna organizacja może po prostu ich nie przyjąć.
Co należy zrobić przed zszyciem dokumentów
Czynności te należy wykonać niezależnie od wybranego typu oprogramowania układowego.
Przygotuj dokumenty
Przede wszystkim sprawdź wszystkie dokumenty pod kątem niezbędnych podpisów i pieczęci. Upewnij się, że nie ma na nich zszywek, spinaczy ani spinaczy do papieru. Ułóż wszystkie arkusze we właściwej kolejności i policz je. W niektórych przypadkach trzeba będzie je dodatkowo ponumerować, zrobić okładkę i sporządzić inwentaryzację. Sprawdź więc z wyprzedzeniem w organizacji, w której będziesz składać dokumenty, listę wymagań do rejestracji.
Staraj się ostrożnie złożyć wszystkie arkusze, w przeciwnym razie opakowanie będzie wyglądać brzydko, a połamane strony będą pomarszczone.
Zaopatrz się w narzędzia
Możesz zszyć dokumenty przy użyciu minimalnego zestawu narzędzi. Przy okazji zdobądź dla niego osobne pudełko, aby w razie potrzeby wszystko, czego potrzebujesz, było pod ręką. Będziesz potrzebować:
- Gruba długa igła. Zwykłe do szycia będą w tej kwestii bezużyteczne: są cienkie, kruche i łatwiej się łamią.
- Szydło biurowe. Pomoże wykonać równomierne nakłucia nawet w grubym stosie papierów.
- Dziurkacz.
- Wątki. Odpowiednia trwała bawełna lub syntetyk - z lavsanu lub nylonu.
- Klej.
- Kawałek grubej tektury lub podkład drewniany, aby nie uszkodzić stołu podczas zszywania papierów.
- Zaciski to specjalne klipsy przydatne do mocowania grubych ryz papieru.
Jak zszywać dokumenty w dwóch przebiciach
To najłatwiejszy i najszybszy sposób.
Pozostaw 10 cm od góry i 1-2 cm od lewej krawędzi dokumentu. Grubą igłą lub szydłem zrób dziurę w całym stosie papierów, a następnie kolejną 6–10 cm niżej. Jeszcze wygodniej jest użyć dziurkacza.
Utnij nić o długości 20-30 cm, przewlecz ją przez otwory z przodu i zawiąż mocnym węzłem po lewej stronie. Wytnij z papieru prostokąt o wymiarach około 2x8, 3x5 lub 5x6 cm (w zależności od rodzaju dokumentacji i wymagań organizacji goszczącej). Przyklej go nad węzłem i końcami nici.
Na sklejonym prostokącie napisz „Razem zszyte i ponumerowane”, podaj całkowitą liczbę arkuszy cyframi i słownie w nawiasach. Umieść podpis z transkrypcją tak, aby wystawał nieco poza krawędzie prostokąta. A jeśli to konieczne, również umieść pieczęć.
Jak zszywać dokumenty w trzech przebiciach
Zrób 3 otwory w stosie papierów, 1-2 cm od lewej i 12 cm od góry. Odległość między nakłuciami powinna wynosić około 3 cm. Można je wykonać igłą lub szydłem, a jeśli papierów jest dużo, z pomocą przyjdzie dziurkacz.
Nawlecz igłę i zacznij zszywać dokumenty od tyłu. Punktem wyjścia będzie środkowy otwór, a następnie poprowadzimy igłę według wskazanego wzoru.
Dokręć nici tak, aby mocno ściągały arkusze razem i zawiąż je w supeł. Następnie naklej papierowy prostokąt o wymiarach 2x8, 3x5 lub 5x6 cm (w zależności od rodzaju dokumentacji i wymagań organizacji goszczącej). Zrób na nim napis certyfikacyjny i wskaż liczbę zszytych arkuszy, zastąp podpis transkrypcją i, jeśli to konieczne, pieczęcią organizacji.
Jak zszywać dokumenty w czterech otworach
Ta metoda będzie szczególnie przydatna, jeśli potrzebujesz zszyć gruby stos dokumentów. Nici bezpiecznie utrzymają arkusze na całej wysokości jak książka.
Cofnij się od góry dokumentu o 2 cm i 1-2 cm od lewej strony. Wykonaj jedno nakłucie igłą lub szydłem, a następnie trzy kolejne, przesuwając się w dół w krokach co 8 cm lub użyj dziurkacza.
Utnij nić o długości co najmniej 50 cm i przewlecz ją przez grubą długą igłę. Rozpocznij szycie stosu od tyłu i postępuj zgodnie ze wzorem pokazanym na rysunku.
Zawiąż końce nici ciasnym węzłem z tyłu. Przyklej prostokąt papieru o wymiarach około 2x8, 3x5 lub 5x6 cm na wierzchu. Wskaż na nim, ile arkuszy jest zszytych, umieść podpis z transkrypcją i pieczęcią, jeśli to konieczne.
Przeczytaj także🧐👨⚖️👩💼
- Co to jest faksymile i jak prawidłowo używać go w dokumentach
- Jak wyczyścić Dokumenty Google i nie utonąć w wielu plikach
- 6 Darmowe oprogramowanie do skanowania dokumentów
- 6 dokumentów, które uratuje lub doprowadzi do bankructwa Twojej firmy
- Whimsical to usługa do wspólnej edycji dokumentów tekstowych, diagramów i map wiedzy