Osobisty Kanban: jak uprościć swoje życie zawodowe dzięki tablicy zadań

Znany pisarz i profesor informatyki na Uniwersytecie Georgetown w Cal Newport jest autorem książki Nowe zasady komunikacji biznesowej. Opowiada w nim o tym, jak doszliśmy do kultury ciągłej komunikacji i jak wpływa ona na naszą produktywność i zdrowie psychiczne. Za zgodą wydawnictwa MIF publikujemy fragment piątego rozdziału. Chodzi o to, jak skutecznie rozwiązywać zadania w pracy za pomocą tablicy Kanban.

Jim Benson dużo myślał o tym, jak zoptymalizować pracę na polu intelektualnym. Jego firma konsultingowa Modus Cooperandi specjalizuje się w opracowywaniu unikalnych procedur pomagających pracownikom umysłowym w efektywniejszej współpracy. Benson pracował wcześniej przy tworzeniu oprogramowania i jest dobrze zorientowany w technikach zwinnego zarządzania. Pewnie dlatego w swojej pracy często wykorzystuje tablice zadań. […]

Ale jeśli chodzi o osobistą produktywność, Jim Benson zasłynął z cienkiej książki, którą sam opublikował w 2011 roku. Nazywa się Personal Kanban i oferuje kuszącą perspektywę: możesz użyć zwinnych technik zarządzania pomóc zespołom pracowników w realizacji złożonych projektów, aby uporać się ze splątanymi obowiązkami w ich indywidualnym zawodzie życie.

Pomysły stojące za książką są dość proste. A Benson krótko opisał je w pięciominutowym filmie, który zamieścił na stronie internetowej książki. Autor stoi obok dużego zeszytu umieszczonego na sztalugach. Wypełnia środek arkusza wielokolorowymi samoprzylepnymi kartkami. Reprezentują nasze własne oczekiwania, a także krewnych, przyjaciół, kolegów i szefów. „Wszystkie te zadania zlepiają się w naszych umysłach w jedną bryłę i za każdym razem, gdy zastanawiamy się, co wziąć na siebie, odrywamy kawałek z tej bryły” — wyjaśnia Jim. Aby to zrobić, musimy przebrnąć przez ten stos zadań i dokładnie je przeanalizować, aby zdecydować, co robić dalej. „Zadanie nie jest przyjemne” — podsumowuje Benson.

Osobisty Kanban oferuje rozwiązanie: uporządkuj ten zestaw informacji za pomocą osobistej tablicy zadań. Benson uważa, że ​​powinny być trzy kolumny. Pierwszy nazywa się Możliwości. W nim za pomocą samoprzylepnych kartek wpisujesz informacje o swoich obowiązkach. Każda ulotka zawiera informacje tylko o jednym zadaniu. „A teraz koszmarny zestaw prac zamienia się w ładnie wyglądającą uporządkowaną strukturę”. Druga kolumna nazywa się „W toku”. Tam przesuwasz arkusze odzwierciedlające zadania, nad którymi zacząłeś pracować. Kluczowym punktem związanym z tą kolumną (i jest to sekretny składnik całego systemu Kanban) jest to, że możesz pracować nad ściśle określoną liczbą zadań w tym samym czasie. W języku tego systemu jest to „ograniczenie liczby prac w toku”. W swoim filmie Benson mówi, aby pracować nad nie więcej niż trzema zadaniami naraz. Jak wyjaśnia, jeśli zamiast tego zdecydujesz się zająć tuzinem różnych spraw naraz, wszystko skończy się „kompletnym bałaganem”. Przekonująco przekonuje, że nie należy chwytać się wszystkiego naraz: poświęcić całą swoją uwagę dwóm, trzem rzeczom i podejmować się nowego zadania dopiero po wykonaniu poprzedniego.

I tak logicznie podeszliśmy do kolumny „Gotowe”. Po zakończeniu pracy ulotka przenosi się tam. Teoretycznie ten felieton nie jest w ogóle potrzebny, ale Benson sugeruje, że psychologiczne podniesienie odczuwane przez osoba, przesuwając kartkę z kolumny „W toku” do kolumny „Zrobione”, staje się silnym stymulantem czynnik. Od czasu publikacji książki Bensona system zyskał rzesze fanów. […]

Tablica zadań jest niezwykle skutecznym narzędziem nie tylko do koordynowania pracy różnych zespołów, ale także do strukturyzacji pracy poszczególnych pracowników […].

Powiedziałem już, że sam wykorzystałem ten pomysł jako profesor. Jako doktorant na wydziale informatyki w Georgetown organizowałem swoją pracę za pomocą tablic Trello. Mój arkusz kalkulacyjny wyglądał jak standardowy szablon Bensona, z kolumnami „W toku” i „Gotowe”. Jak wielu fanów osobistych systemów Kanban, stworzyłem własne kolumny do tych zadań które chcę spełnić, ale w tej chwili nie jestem w nie aktywnie zaangażowany (później o tym opowiem więcej). W każdy poniedziałek studiowałem informacje na tablicy, przesuwałem karty i decydowałem, nad czym będę pracował w tym tygodniu. W następnych dniach często sprawdzałem tablicę, aby zobaczyć, co mogę zrobić w czasie, który zarezerwowałem na obowiązki szkolne. Gdy tylko nadeszły nowe prośby - w formie e-maili, telefonów lub, jak to często bywa, pytań obok gabinetu moich uczniów - od razu zapisałem informacje na kartkach i wywieszałem na tablicy, aby popracować nad tymi momentami Później.

Bez tablicy zadań w mojej pracy uniwersyteckiej polegałbym na stylowej komunikacji. nadpobudliwy umysł rojuPrzepływ pracy, który koncentruje się na bieżącej komunikacji i jest napędzany przypadkowym przepływem wiadomości dostarczane za pomocą cyfrowych środków komunikacji, takich jak e-mail i posłańcy.. W rezultacie ugrzęzłbym w niemrawej korespondencji z wieloma osobami - dzień po dniu. Stałbym się typową ofiarą nadpobudliwego roju umysłowego: kimś, kto nie rozstaje się z laptopem na dobre jedno spotkanie i nigdy nie puszczał telefonu, gdy szedł przez kampus, próbując załatwić tysiące spraw w tym samym czasie. Innymi słowy, bez tego systemu moja praca byłaby piekłem. Z pomocą tablicy zadań udało mi się znacznie zmniejszyć zużycie zasobów. Informacje o nadchodzącej pracy są umieszczane na tablicy, uporządkowane, a zadania wykonuję metodycznie w wyznaczonym na to czasie. Dlatego, jak się pewnie domyślacie, stałem się zdecydowanym orędownikiem korzystania z tablic zadaniowych nie tylko organizacji pracy zespołu, ale także usprawnienia życia zawodowego poszczególnych pracowników, do czynienia z praca umysłowa.

Aby pomóc Ci w wykonaniu tego zadania, oto kilka przykładów najlepszych praktyk, które pomogą Ci w pełni wykorzystać tablice zadań.

1. Użyj wielu tablic

Wielu zwolenników osobistego Kanbana wykorzystuje tylko jedną tablicę do organizowania swoich zadań zawodowych. Polecam nieco inne podejście. Miej oddzielną tablicę dla każdej roli, którą pełnisz w dziedzinie zawodowej. Obecnie jestem profesorem uniwersyteckim w trzech bardzo różnych rolach: badacza, nauczyciela i doktoranta. Dla każdej z tych ról założyłem osobną tablicę. Kiedy więc analizuję swoją działalność dydaktyczną, nie przeszkadzają mi niezwiązane z nią zadania w zakresie badań naukowych czy pracy z doktorantami. Dzięki temu nie muszę przełączać się między różnymi czynnościami i szybciej rozwiązuję problemy w pracy.

Uważam też, że czasami przydatne jest posiadanie oddzielnej tablicy dla dużych projektów (powiedzmy takich, których ukończenie zajmuje więcej niż dwa tygodnie). Na przykład nie tak dawno przewodniczyłem dużej konferencji naukowej. Stanowisko to wiązało się z rozwiązaniem wielu zadań. Dlatego zdecydowałem, że łatwiej będzie stworzyć osobną tablicę, na której informacje nie będą pokrywały się z innymi obszarami mojego życia zawodowego. Po ukończeniu tego projektu tablica nie była mi już potrzebna.

Oczywiście możesz działać tylko z ograniczoną liczbą tablic, aby zadanie nie stało się przytłaczające. Z tego powodu uważam za rozsądny pomysł posiadanie osobnej rady dla każdej roli zawodowej i każdego większego projektu. W takim przypadku większość ludzi będzie miała od dwóch do czterech tablic, z którymi można łatwo pracować. Wręcz przeciwnie, jeśli masz dziesięć tablic, zasoby wymagane do przełączania się między nimi przewyższą wszelkie korzyści wynikające z ustrukturyzowania zadań.

2. Organizuj regularne sesje jeden na jeden, aby analizować informacje

Kiedy rozmawialiśmy o tablicach zadań dla zespołów wiedzy, przekonywałem, że najlepszym sposobem na analizę zawartych w nich informacji są regularne spotkania. To samo dotyczy twojej osobistej tablicy. Jeśli chcesz jak najlepiej wykorzystać to narzędzie, poświęć co tydzień czas na analizę i aktualizację informacji na tablicy. Podczas tych indywidualnych sesji przeglądaj szczegóły i przesuwaj karty, aktualizując stan pracy w razie potrzeby. Proces nie potrwa długo. Jeśli robisz to regularnie, wystarczy 5-10 minut.

Nie umawiaj się na takie sesje zbyt często: doszedłem do wniosku, że raz w tygodniu wystarczy. Ale nie ignoruj ​​tego typu aktywności. Jeśli tak zdecydujesz tablica zadań nie jest wystarczająco dobrą metodą przechowywania informacji o Twoich obowiązkach w pracy, to powrócisz do gorączkowej korespondencji w duchu nadpobudliwego kolektywnego umysłu. Umieść informację o sesji indywidualnej w swoim kalendarzu i traktuj ją tak samo poważnie jak wszystkie inne spotkania i spotkania. Niestandardowe tablice zadań mogą znacznie ułatwić Twoje życie zawodowe, ale tylko wtedy, gdy chcesz zainwestować swój czas w pracę z nimi.

3. Dodaj kolumnę „Do negocjacji”.

Jako kierownik studiów podyplomowych często muszę omawiać kwestie związane z pracą z niektórymi moimi kolegami: z dziekanem, z kierownik programu studiów podyplomowych oraz z dwoma innymi profesorami wchodzącymi w skład komisji, którą jest I nagłówek. Na mojej tablicy zadań dodałem kolumnę dla każdego z tych pracowników i nazwałem ją „Do omówienia na następnym spotkaniu”. Jak tylko pojawi się pytanie, kiedy potrzebuję zasięgnąć opinii kogoś współpracownicyTłumię w sobie chęć wysłania mu szybkiego e-maila. Zamiast tego wpisuję informacje o zadaniu w kolumnie „Omówię na następnym spotkaniu”.

Spotykam się z kierownikiem Programu Doktoranckiego co tydzień o ustalonej godzinie. Podczas naszego spotkania omawiamy wszystkie kwestie, które pojawiły się w tym felietonie w ciągu ostatniego tygodnia. Jeśli chodzi o dziekana i członków komisji, to czekam, aż w kolumnie Dyskusja będzie wystarczająca liczba pytań, a potem umawiam się na spotkanie, żeby omówić wszystko od razu. Takie podejście może Ci się wydawać zbyt proste, ale miało bardzo pozytywny wpływ na moją pracę.

Wyobraź sobie na przykład, że w ciągu tygodnia w kolumnie Porozmawiaj z dziekanem znalazło się pięć kart informacyjnych. Podczas spotkania, które potrwa 20-30 minut, opracujemy z nim strategię na każdą z tych kwestii. Gdybym za każdym razem pisał do niego list, musiałbym prowadzić pięć dialogów jednocześnie w ciągu tygodnia. W rezultacie sprawdzałbym pocztę dziesięć razy i denerwował się, że jestem rozproszony w pracy.

Jeśli chcesz zminimalizować niekończące się wiadomości i maksymalnie wykorzystać indywidualne tablice zadań, jest to prawdopodobnie najcenniejsza rada, jaką mogę ci dać. Regularne spotkania mogą zastąpić 90% gorączkowej korespondencji. Musisz tylko dokładnie śledzić, jakie kwestie należy omówić. Z pomocą tablicy zadań jest to łatwe.

4. Dodaj kolumnę „Oczekiwanie na odpowiedź”.

Jeśli współpracujesz nad pracą intelektualną, czasami musisz przerwać pracę nad zadaniem, czekając, aż inna osoba odpowie na pytanie lub brak informacji. Jeśli utworzyłeś osobistą tablicę zadań, te przyklejone pytania można łatwo śledzić za pomocą kolumny Oczekiwanie na odpowiedź. Przenosząc tam zadanie, zaznacz na kartce dokładnie, od kogo oczekujesz odpowiedzi i co zrobisz, gdy otrzymasz niezbędne informacje. Pozwoli ci to pozostać na kursie, dopóki nie będziesz w stanie wpłynąć na sytuację, i kontynuować efektywną pracę, gdy nadejdzie niezbędna informacja. Co ważniejsze, umieszczasz nierozwiązane problemy w bezpiecznym miejscu i pozbywasz się ich podłoża Lękże coś nie zostało zrobione.

Książka „Nowe zasady komunikacji biznesowej” oparta jest na przypadkach biznesowych oraz najnowszych badaniach z zakresu psychologii i neuronauki. Dowiesz się z niego, jak myśleć systemowo, co należy zrobić, aby odbudować przepływ pracy w organizacji, w zespole i dla poszczególnych pracowników oraz innych ciekawych rzeczy.

Kupić książkę