10 sposobów na jak najefektywniejszy kalendarz pracy

Jakie znasz udane duety? Batman i Robin, chipsy i piłka nożna, Olivier i Nowy Rok. Wiesz, co jeszcze do siebie pasuje? Twój kalendarz i produktywność. Poważnie, spróbuj poprawić tylko jedną rzecz bez ulepszania drugiej - jest mało prawdopodobne, aby ci się udało. Oto kilka sposobów na przekształcenie kalendarza pracy w skuteczne narzędzie do osiągania celów.

1. Zaplanuj wakacje, aby rozwiązać problemy

Każdy ma zadania do wykonania lub projekty do rozpoczęcia, aby na przykład zbudować biznes swoich marzeń. Ale rzadko znajdujemy na to wszystko czas.

Prosta formuła pomoże rozwiązać problem: czas × maksymalna koncentracja na jednym zadaniu. Jeśli nie ma wystarczająco dużo czasu, konieczne jest jeszcze większe zwiększenie stężenia. I do tego musisz usunąć wszystkie rozpraszacze.

Zacznij od pytania, czego musisz się nauczyć, aby iść naprzód w swojej karierze. Najprawdopodobniej wymyślisz kilka bardzo dużych zadań, których wykonanie jest trudne przy braku wolnego czasu. I tu dochodzimy do najważniejszej rzeczy - wakacji, aby rozwiązać ważne zadania i problemy. Oto jak to zorganizować:

• Zarezerwuj 2-3 dni lub dowolną inną ilość czasu w swoim kalendarzu, która pomoże ci poczynić znaczne postępy.
• Dodaj kolejny dzień. Po co? Przez większość czasu przeceniamy swoje mocne strony.
• W tej chwili w pełni skoncentruj się na zadaniu.

Potraktuj ten okres jak normalne wakacje. Zakończ wszystkie bieżące projekty robocze z wyprzedzeniem. Ostrzegaj klientów lub koledzyże nie będziesz teraz w biurze. Włącz automatyczną odpowiedź w swojej poczcie, aby nic Cię nie rozpraszało. Zabronione są również wielozadaniowość i sieci społecznościowe. Twoim zadaniem jest skupienie się na pracy i postępie.

2. Zaplanuj z rocznym wyprzedzeniem

Planowanie z całorocznym wyprzedzeniem brzmi jak monumentalne zadanie. Ponadto nie da się dokładnie przewidzieć, co wydarzy się w przyszłości. Oczywiście to wszystko bardzo dobre argumenty. Jednak długoterminowy plan może być kluczem do dobrego zarządzania czasem.

Nie oznacza to, że musisz zapisywać każdą minutę kolejnych 365 dni. Dodaj do kalendarza tylko to, co najważniejsze: regularne spotkania, terminy, urodziny, wakacje, podróże, wydarzenia i powtarzające się zadania. Takie podejście pomoże obniżyć poziom stresu i sprawi, że każdego dnia pracujesz nad naprawdę ważnymi rzeczami.

3. Stwórz swój idealny tydzień

Teraz, gdy masz już gotowy ogólny plan, nadszedł czas, aby nieco zawęzić zakres, planując tydzień. Można to zrobić w każdą niedzielę.

Leczyć planowanie jak przydzielić budżet, tylko w tym przypadku musisz przeznaczyć swój czas. I tak jak w przypadku pieniędzy, najpierw „wydasz” je w swoim planie, spisanym na papierze.

Możesz także wymyślić tematy na każdy tydzień – duże zadania, nad którymi będziesz pracować przez kolejne 7 dni.

4. Uprość swój plan dnia

Nie ma sensu robić złożonego i długiego planu, wręcz przeciwnie, im prostszy, tym lepszy.

Niektórzy używają schematu, zgodnie z którym należy wyróżnić trzy główne zadania dnia. Może to być skuteczne, ale ta metoda ma również kilka luk. Na przykład możesz wybrać niewłaściwe zadania. Lub niepoprawne jest określenie czasu potrzebnego na ich ukończenie. Ponadto zawsze mogą nagle pojawić się inne przypadki, co z nimi zrobić?

Łatwo jest wymyślić prosty, ale skuteczny plan. Spójrz na czystą codzienność rozkład jazdyZdjęcie dnia: plan dnia Benjamina Franklina / The Atlantic jeden z ojców założycieli Stanów Zjednoczonych, Benjamin Franklin. Było nawet miejsce na dobre nawyki.

• Przygotuj się na dzień: prysznic, śniadanie, zadania osobiste, przygotowania do pracy (3 godziny).
• Zadania poranne (4 godziny).
• Analiza bieżących projektów i obiad (2 godz.).
• Zadania dzienne (4 godziny).
• Kolacja, odpoczynek i zakończenie dnia pracy (4 godziny).
• Śnić (Godzina siódma).

Harmonogram ten możesz wykorzystać jako szablon, a następnie uzupełnić go o własne zadania.

5. Uważaj na rytmy dobowe

W każdym z nas istnieje specjalny „zegar”, który rozdziela energię przez cały dzień. To są rytmy dobowe. Wspomagają podstawowe funkcje naszego organizmu, takie jak sen i czuwanie. Jeśli kiedykolwiek podróżowałeś do miasta lub kraju o innej strefie czasowej, prawdopodobnie rozumiesz, jak trudno jest dostosować się do innego rytmu.

To samo dotyczy kalendarza pracy. Staraj się rozkładać w nim zadania w zależności od rytmów dobowych: najważniejsze jest zaplanowanie na południe lub 18:00, najłatwiej - na wczesny poranek, 15:00 lub późny wieczór. A najlepszą rzeczą jest śledzenie poziomu aktywności przez cały dzień. Możesz być bardziej produktywny o północy niż w południe.

6. Rób przerwy

Wielu z nas błędnie uważa, że ​​przerwy to strata czasu. W końcu lepiej poświęcić te 15-20 minut na ważne zadania.

W rzeczywistości takie podejście do produktywności od dawna jest przestarzałe. Co więcej, regularne przerwy mogą znacznie poprawić efektywność. Ale także trzeba do nich podchodzić odpowiedzialnie.

Przerwy planuj z wyprzedzeniem, najlepiej zgodnie z rytmem dobowym, i ustal, jak spędzisz swój wolny czas. Na przykład, iść na spacer na zewnątrz lub ćwicz na siłowni.

Najważniejsze jest znalezienie złotego środka. Nie powinieneś nadużywać reszty, ale praca bez przerwy nie przyniesie Ci satysfakcji. Ustaw czas przerwy i potraktuj ją jak kolejne ważne spotkanie lub zadanie.

7. Przestań korzystać z zarządzania czasem

Może to zabrzmieć bezproduktywnie, ale prawda jest taka, że ​​kontrola nad czasem jest prawie niemożliwa. Musisz więc skupić się na tym, co możesz kontrolować. Aby ulepszyć siebie i swój kalendarz, zwróć uwagę na kilka obszarów:

• Energia. Zamiast pokonywać nowe wyzwania, zrób sobie przerwę, gdy jesteś zmęczony. Więc przywracasz energię i zwiększasz wydajność.
• Priorytety. Umieść je w swoim kalendarzu i najpierw pracuj nad priorytetowymi zadaniami. Nie marnuj energii na zadania, które można delegować, przełożyć lub zignorować.
• Mózg. Neuroplastyczność to zdolność mózgu do tworzenia nowych i przywracania utraconych połączeń nerwowych. Im częściej ćwiczysz określone zadania, tym łatwiej ci nad nimi pracować.
• Istota. Usuń niepotrzebne śmieci z kalendarza, takie jak zbyt małe zadania, i skup się na najważniejszych.
• Skupiać. Tu jest inaczej technologia. Na przykład Pomodoro – 25 minut pracy i 5 minut odpoczynku. Albo zasada 52/17 – 52 minuty pracy i 17 minut przerwy. To utrzyma twoją uwagę przez cały dzień.
• Emocje. Negatywne doświadczenia są nie tylko rozpraszające, ale i wyczerpujące. Dodaj zabawne zajęcia do swojego kalendarza i znajdź czas na samoopiekę. W ten sposób unikniesz wypalenia.

8. Zmuś się do zmiany zadań

Aby się zmotywować, włącz przypomnienia kalendarza na smartfonie, a nawet ustaw zwykły minutnik w kuchni. Najważniejsze jest to, że dźwięk cię nie denerwuje, ale delikatnie podpowiada, kiedy nadszedł czas, aby przejść do następnej rzeczy. Pomoże Ci to trzymać się harmonogramu bez odrywania się od poprzednich zadań.

9. Nie bój się spacji

Jeśli dokładnie zaplanujesz rzeczy, prawdopodobnie zauważysz luki w swoim kalendarzu. I to jest absolutnie normalne. Oczywiście w granicach rozsądku. Jeśli między zadaniami jest dwugodzinna przerwa, warto się zastanowić, ale 30 minutowa przerwa jest całkiem naturalna. W tym czasie możesz przygotować się do nowego spotkania, załatwić pilne sprawy, wykonać trudne zadanie, pomedytować, wykonać kilka ćwiczeń rozciągających lub ocenić swoje postępy na dany dzień.

10. Unikaj wzorców

Kalendarze elektroniczne domyślnie przydzielają standardową godzinę na każde zadanie, ale nie jest to najlepszy wynalazek. Jest wiele rzeczy, które można zrobić w 30 minut. A najważniejsze informacje ze spotkania roboczego z łatwością zmieszczą się w 15 minut.

Nie polegaj na standardach – przeznacz na pracę tyle czasu, ile naprawdę potrzebujesz.