8 sposobów na przekazywanie przydatnych informacji zwrotnych w pracy

Dlaczego przekazywanie opinii jest ważne

Konstruktywna krytyka i szczegółowe recenzje czynią nas bardziej kompetentnymi. Informacja zwrotna zwiększa efektywność, pomaga lepiej pracować w zespole i pozytywnie wpływa na zdolność podejmowania decyzji. I dotyczy to nie tylko pojedynczych pracowników, ale całych działów.

NaukaC. Portath. Społeczność mistrzów, w którym wzięło udział ponad 20 tys. osób, pokazało, że kompetentna informacja zwrotna zwiększa efektywność o 89%, poprawia zaangażowanie o 63%, zwiększa satysfakcja z pracy o 79%. Ponadto pracownicy, którzy otrzymują więcej recenzji, są 1,2 razy bardziej skłonni do pozostania w firmie.

Najlepszym sposobemD. Novak. Docenianie pracowników to najprostszy sposób na poprawę morale / Harvard Business Review podniesienie morale zespołu - uczczenie jego osiągnięć. Ankieta pokazałPracownicy chcą znacznie więcej od swoich menedżerów / Gallupże 67% podwładnych, których mocne strony były regularnie podkreślane, było całkowicie pochłoniętych swoją pracą. A jeśli szef zauważył tylko słabości, skupionych pozostało tylko 31% pracowników.

Kolejne badanie zademonstrowaneM. Losada, E. Gruby. Rola pozytywności i łączności w wydajności zespołów biznesowych: nieliniowy model dynamiki / American Behavioural Scientistże zespoły o wysokich wynikach przekazują sobie nawzajem prawie sześć razy więcej pozytywnych opinii niż zespoły o skromnych wskaźnikach sukcesu.

Uczciwy i dobrze sformułowany feedback wzmacnia stosunek pracy. Kiedy członkowie zespołu pomagają sobie nawzajem w rozwoju, tworzą rodzaj pętli zwrotnej, w której każdy otrzymuje i daje przydatne rekomendacje. Im częściej tak się dzieje, tym bardziej spójny staje się zespół i tym korzystniejsza atmosfera pracy.

Jak przekazać opinię we właściwy sposób?

Psycholog organizacji Adam Grant identyfikuje kilka sposobów konstruktywnej oceny pracy innych.

1. Użyj modelu sytuacja-zachowanie-wpływ

Nadaje się szczególnie do dyskusji i rozwiązywania konflikty. Najpierw opisz sytuację i zachowanie pracownika, starając się zwięźle i powstrzymywać się od wulgarnego języka. A potem podziel się swoją opinią i wyjaśnij, jak wszystko, co się wydarzyło, wpłynęło na innych uczestników wydarzeń.

2. Unikaj „kanapek informacyjnych”

Wiele osób lubi rozpoczynać informację zwrotną od komplementu i kończyć ją pozytywną nutą, wstawiając niezbyt przyjemną ocenę pracy pomiędzy nimi. Okazuje się więc „kanapka informacyjna”.

Zdaniem Adama Granta nie jest to najlepsza strategia, bo ludzie najczęściej pamiętają początek i koniec rozmowy. Tak więc ponury, ale niezbędny „środek” ze sprzężeniem zwrotnym jest po prostu stracony.

Kolejna wada tego podejścia wiąże się z naturalnością dla nas spodziewając się najgorszego. Po pierwszym komplecie już się napinamy i szykujemy do zmiażdżenia naszej pracy. Dlatego lepiej zrezygnować z „kanapek informacyjnych” i inaczej sformułować informację zwrotną.

3. Okaż opiekę

Eksperci zalecają okazanie zaniepokojenia przed przejściem do bezpośredniej krytyki. Aby pokazać uczestnictwo, możesz uważnie wysłuchać rozmówcy lub podziękować pracownikowi za wykonaną pracę.

4. wyjaśnij powody

Badanie pilotażowe wśród amerykańskich studentówpokazałD. Scott Yeager, V. Purdie-Vaughns i in. Przerwanie cyklu nieufności: mądre interwencje w celu dostarczenia krytycznej informacji zwrotnej ponad podziałami rasowymi / Journal of Experimental Psychology: Generalta informacja zwrotna była o 40% skuteczniejsza, gdy zaczynała się od zdania „Daję ci następujące komentarze, ponieważ dużo od ciebie oczekuję i wiem, że możesz spełnić moje oczekiwania”.

Według Adama Granata, kiedy po raz pierwszy mówimy o naszych intencjach, pozwala to na obniżenie poziomu reakcji obronnej rozmówcy. Ta technika pomaga przekształcić informacje zwrotne w rodzaj wyzwania, nie posuwając się zbyt daleko.

Nawiasem mówiąc, podobne podejście można zastosować w przypadku dzieci, uprzedzając „odprawę” zwrotem „wymagam od Ciebie więcej, bo wiem, że na tym jesteś zdolny».

5. Utrzymuj równowagę między negatywem a pozytywem

Ludzie boją się złych ocen. Aby wszystko wygładzić, Adam Grant radzi, aby nie wstydzić się bycia bezbronnym i pokazywania swojego człowieczeństwa. Na przykład: „Sam wiele nauczyłem się z komentarzy kolegów i przyjaciół. A teraz staram się być równie użyteczny dla innych”. Lub: „Teraz, gdy byliśmy bardzo dobrze razem, nie zaszkodziłoby usprawnienie wzajemnej pracy i dzielenie się opiniami”.

6. Oceń sytuację

Nie każdy chce otrzymywać informacje zwrotne na temat swojej pracy, zwłaszcza od kolegów, dlatego warto zadbać o to, aby takie uwagi w ogóle były potrzebne. Na przykład: „Zauważyłem kilka trendów w Twojej pracy w ciągu ostatnich kilku miesięcy. Czy masz coś przeciwko słuchaniu informacji zwrotnych?”

Jeśli dana osoba rozumie, że ma ostatnie słowo, pomaga mu to być bardziej otwartym na opinie z zewnątrz. Jeśli jednak widzisz poważny problem, lepiej dać informacja zwrotna natychmiast lub wkrótce.

7. Zostań sam

Nie każdy lubi słuchać przed zespołem informacji zwrotnych na temat swojej pracy, nawet jeśli są one pozytywne. Niektórzy są zawstydzeni i wolą rozmowy twarzą w twarz. Jeśli nie wiesz, jak najlepiej pochwalić pracownika, zapytaj go osobiście.

8. Obserwuj mimikę i gesty

Czasami liczy się nie tylko to, co mówisz, ale sposób, w jaki to mówisz. Podczas jednego BadaniaD. Goleman, R. MI. Boyatzi. Inteligencja społeczna i biologia przywództwa / Harvard Business Review przebadano dwie grupy. W jednym z nich uczestnicy otrzymali negatywną informację zwrotną z pozytywnymi sygnałami niewerbalnymi: skinięciem głowy i uśmiechem. W drugim słuchali komplementów od mężczyzny z przymrużonymi oczami i zmarszczonymi brwiami.

Co zaskakujące, osoby z drugiej grupy znacznie gorzej oceniły swoją pracę, mimo że otrzymały pozytywne informacje. To dowodzi, że nasza mimika, gesty i inne sygnały emocjonalne są nie mniej ważne niż sformułowaniektórą wybieramy.