8 błędów, które sprawiają, że listy rzeczy do zrobienia nie działają

Lista rzeczy do zrobienia pomaga w jasnym zaplanowaniu dnia i skupieniu się na ważnych zadaniach. Ale musisz być ostrożny: jedna wada - a to przydatne narzędzie zamienia się w chaotyczny wysypisko, z którym nie można sobie poradzić. Eksperci ds. produktywności zidentyfikowali niektóre z najczęstszych błędów na listach rzeczy do zrobienia i zidentyfikowali sposoby ich unikania.

1. Nie zapisuj rzeczy

Oczywisty punkt, ale warto przypomnieć: jeśli będziesz trzymać listę zadań wyłącznie w głowie, to na pewno o czymś zapomnisz. Zapisywanie rzeczy w papierowym zeszycie, notatkach w telefonie lub w dokumencie na komputerze pomoże Ci uzyskać wyraźny obraz, nawet jeśli myśli zaczynają się mylić ze zmęczenia.

Socjolog i trener zarządzania Jen Yager zauważa, że ​​pozwala to również na większą odpowiedzialność za zadania. „Różne rzeczy, które ciągną Cię w różnych kierunkach, po prostu znikają, ponieważ masz przed oczami jasny plan”, wyjaśnia ekspert.

2. Traktuj swoją listę rzeczy do zrobienia jak listę życzeń

Oczywiście fajnie byłoby zrealizować pomysł, który przyszedł Ci do głowy kilka dni temu, ale zadaj sobie pytanie: „Czy naprawdę chcę to zrobić dzisiaj?”

Ekspert i autor zarządzania czasem książki „Czuję się spokojny. Produktywność i spokój ducha w erze wiecznych terminów ” Laura Vanderkam uważa, że ​​nie ma sensu dodawać do listy zadań, których nie planujesz wykonać. — Równie dobrze pozostaną nie dokończone, jeśli ich nie wymienisz. Ponadto pomoże to uniknąć poczucia winy ”- zauważa ekspert.

Utwórz osobną listę dla dużych rzeczy i projektów, które chciałbyś zrobić, ale później. Ekspert ds. produktywności David Allen nazywa tę listę „może kiedyś”. Takie podejście pozwala na zapisanie pomysłów i nie przeciążanie codziennego programu.

„Pamiętaj, że lista rzeczy do zrobienia to narzędzie zwiększające produktywność, a nie magiczna lista tego, co chcesz osiągnąć”, przypomina Jen Yager.

3. Dodaj zbyt wiele zadań do listy

Według Laury Vanderkam jednym z największych błędów jest bycie zbyt ambitnym przy sporządzaniu listy. Lepiej go skrócić i nadać zadaniom priorytety.

„Lista rzeczy do zrobienia powinna składać się z 3-5 zadań, które zamierzasz dzisiaj wykonać. Tak, masz dużo więcej projektów, które wymagają uwagi. Ale najlepiej, żeby lista rzeczy do zrobienia była rodzajem kontraktu z samym sobą. Obiecujesz sobie, że wypełnisz dokładnie te zadania, bez względu na to, jakie inne rzeczy się pojawią ”- podsumowuje ekspert.

A mniej ważne zadania zawsze można rozłożyć na najbliższe dni tygodnia lub miesiąca.

4. Nie dziel wielkich rzeczy na małe kroki

Często na liście pojawiają się rzeczy, które wymagają wykonania kilku kroków naraz. Do tak dużych projektów należy podchodzić z ostrożnością.

Mike Vardy, twórca bloga Productivityist na temat produktywności, uważa, że ​​bez dzielenia dużych zadań na małe części nie osiągniesz maksymalnego rezultatu.

Trener produktywności Grace Marshall dodaje, że z mieszaną listą dużych, takich jak tworzenie strony internetowej, i drobiazgi, jak zamówienie nowej partii wizytówek, dużo chętniej odkładamy duże projekty na czas po.

„Dzieje się tak, ponieważ będąc w trybie akcji, chcemy podjąć się prostych zadań, które z pewnością możemy rozwiązać. To jak uzależniająca gra komputerowa. Nigdy nie jesteśmy proponowani, aby uratować świat przed zombie lub znaleźć skarb w jednym kroku. Zamiast tego przechodzimy jeden poziom po drugim i kolejno wykonujemy wszystkie misje” – wyjaśnia Grace Marshall.

5. źle sformułowane

Blogger Michael Vardy radzi, aby zawsze używać czasowników. Zamiast krótkich fraz, takich jak „Seryozha, e-mail”, trzymaj się jasnych fraz, na przykład: „Wyślij dane dotyczące sprzedaży do Siergieja e-mailem”.

„Wyobraź sobie, że musisz przekazać obowiązki komuś innemu. Jeśli opis zadania zaczniesz od czasownika, znacznie łatwiej będzie osobie zrozumieć, czego się od niej wymaga. Jesteś z przyszłości i jest ta osoba. Uprość swoje zadanie i pozbądź się niejasnych sformułowań” – radzi Michael Vardy.

6. Traktuj swoją skrzynkę odbiorczą jako listę rzeczy do zrobienia

Jeśli pozwolisz, aby e-maile przychodzące w poczcie kontrolowały Twój dzień, będziesz tracić cały swój czas na rozwiązywanie problemów innych osób. „Bądźmy szczerzy: napływ wiadomości nigdy nie wysycha. Nic dziwnego, że czujemy, że nie mamy energii, by robić cokolwiek innego”, mówi trenerka produktywności Grace Marshall.

Pomyśl o swoich celach strategicznych – ambitnych proaktywnych projektach, życzeniach na rok lub globalnych kierunkach rozwoju. Jak często pojawia się to w Twojej wiadomości e-mail? Jeśli rzadkie, lepiej zwrócić uwagę na inne zadania.

7. Nie znajduj czasu na odpoczynek

Okresowe przerwy, takie jak spacer po parku lub pięciominutowe ćwiczenia oddechowe, pomagają zregenerować siły i nabrać sił. A to jest nie mniej ważne niż usunięcie kolejnego zadania z listy.

„Wiele osób uważa, że ​​nie ma sensu dodawać czegoś „nieproduktywnego” do swojej listy. Jednak odrobina odpoczynku pomaga głębiej i skuteczniej skupić się na kolejnych zadaniach. Niech przerwy będą dla Ciebie czymś naturalnym i niepodważalnym. To zrównoważy twoją energię, pozostanie skoncentrowany i zapobiegnie wypaleniu” – mówi konsultant ds. Zdrowia i psycholog Lee Chambers.

8. Lista niepotrzebnych zadań

Zawsze miło jest sprawdzić, co zrobiłeś. Ale to nie znaczy, że warto dodawać do swojego harmonogramu dużą liczbę podstawowych zadań.

„Chociaż rejestrowanie drobnych czynności i nawyków ma swoje zalety, ma o wiele więcej wad. Coraz trudniej jest nam ustalać priorytety zadań, lista staje się bardziej skomplikowana, a czasami pojawia się toksyczna produktywność, która prowadzi do przepracowania i prokrastynacji. Ponadto może istnieć fałszywe wrażenie, że udało nam się wiele zrobić w jeden dzień, chociaż w rzeczywistości bawiliśmy się elementarnymi rzeczami ”- mówi Lee Chambers.

W przypadku drobnych nawyków i rytuałów, takich jak przypomnienie o przyjmowaniu witamin lub ćwiczeniach, ekspert zaleca korzystanie ze specjalnych aplikacji, takich jak śledzenie nawyków.