7 sekretów, których używają eksperci ds. produktywności, gdy nie są w stanie tego zrobić
Miscellanea / / March 24, 2022
Tylko jedno proste pytanie, lista zadań na papierze i inne sprawdzone triki.
Gdy pracy jest coraz więcej, zaczynamy tonąć w projektach i łamać terminy. Wrzuć stresy życia, a lista rzeczy do zrobienia stanie się jak Everest, którego nie da się zdobyć. Zdziwiłbyś się, ale eksperci ds. produktywności mają te same problemy. Specjalnie w takich przypadkach mają kilka prostych, ale bardzo skutecznych rozwiązań.
1. Zapytaj o pomoc
Gdy tylko redaktor magazynu Wired, Alan Henry, zorientuje się, że podjął się zbyt wielu projektów, zatrzymuje się i sortuje zadania według ważności.
„To najtrudniejsza część. Ale nie dlatego, że trzeba uporządkować zadania – to proste – ale dlatego, że trzeba zrobić sobie przerwę i zrealizować cały zakres prac. Czasami robienie sobie przerwy tylko po to, by później zacząć pracę, wydaje się głupie, zwłaszcza gdy jesteś przytłoczony lub nie możesz nadążyć. Ale konieczne jest przywrócenie jasności myśli. Wybierz się na spacer, wypij szklankę wody, zjedz lunch – mówi Henry.
Po takiej przerwie zaleca podzielenie rzeczy według priorytetu, ważności i możliwości delegowania. To ostatnie w tym przypadku nie oznacza „daj to komuś”. Chodzi o to, by na niektóre zadania przeznaczyć więcej czasu, z niektórymi skontaktować się z kolegą, a niektórych odmówić.
Henry radzi nie wstydzić się proszenia o pomoc. Nie musisz sam za wszystko odpowiadać. Jeśli masz możliwość oparcia się na współpracownikach, skorzystaj z niej.
Alan Henry
Redaktor magazynu Wired.
Nie masz pojęcia, ilu szefów, widząc mnie biegającego po korytarzu z rozgorączkowanym wzrokiem, powiedziało: „Następnym razem skontaktuj się ze mną, gdy coś pójdzie nie tak. Pomogę Ci".
2. Zapisz wszystko na papierze
Konsultantka ds. zarządzania czasem Anna Dirmon Kórnik lubi zapisywać swoje przemyślenia i przemyślenia na papierze. Dzieli arkusz na cztery równe części. Pierwsza dotyczy zadań, które bezwzględnie trzeba wykonać, druga dotyczy działania, trzecia dotyczy działania, a czwarta działania. Następnie biegły dzieli sprawy na kategorie, a następnie już w ramach każdej z nich według priorytetu.
Cornick porównuje tę technikę do durszlaka, który pomaga „odciążyć” zadania, zostawić najważniejsze, zrozumieć, od czego zacząć i spokojnie zabrać się do pracy.
3. Pozbądź się nadmiaru
autor książki „Mój rok produktywny” Chris Bailey regularnie wymienia wszystkie bieżące projekty. A potem robi to samo, co Alan Henry: decyduje, które sprawy można porzucić, a które przekazać innym.
Bailey dystrybuuje pozostałe projekty zgodnie z terminami. Jeśli nie ma na coś czasu, stara się ostrzec, że zadanie zostanie opóźnione. A jeśli rozumie, że skończy, wręcz przeciwnie, przed terminem, informuje, że będzie można go wcześniej zamknąć.
Chris Bale
Autorka książki „Mój produktywny rok”.
W 90% przypadków ta taktyka pomaga mi zmniejszyć obciążenie pracą. Jeśli nadal musisz pracować w nadgodzinach, ta metoda może przynajmniej złagodzić stres.
4. Przyznaj, że nie możesz tego zrobić
Konsultant ds. zarządzania czasem Pamela L. Reed stara się konsekwentnie pracować nad zadaniami, ale czasami wciąż się rozprasza. W takich momentach pomaga jej kilka praktyk:
- Dowiedz się, gdzie ona jest. "Moja głowa się kręci, potrzebuję pomocy!"
- Ustal priorytety i zrozum: praca musi być wykonana teraz lub w najbliższej przyszłości lub może zostać odłożona na później.
- Ogranicz rozpraszanie – sprawdzaj mniej mediów społecznościowych lub przeznacz określoną ilość czasu na małe, powtarzalne zadania.
- Zamknij drzwi, zostań sam, wyznacz sobie określony czas i zanurz się w zadaniach.
5. Szybka interakcja z innymi
Konsultantka ds. produktywności Rachel Izip woli zrobić sobie przerwę, ponieważ praca nad wieloma zadaniami naraz prowadzi do przeładowania informacjami. W przerwie nie sprawdza maili ani telefonów i nie próbuje brać na siebie pierwszej rzeczy, która się pojawi, żeby choć coś dokończyć, ale stara się uspokoić i zdecydować, co dalej.
Ekspert dokładnie przygląda się samym projektom z terminy i określa, czy należy je wykonać samodzielnie, czy jest to wysiłek zespołowy. Jeśli pracujesz w tandemie, musisz natychmiast wejść w interakcję. Na przykład napisz „To jest nasz nowy termin” lub „Będę mógł pokazać Ci moją część pracy do końca dnia”. W każdym razie powinieneś jak najszybciej powiadomić współpracowników o tym, co się dzieje.
6. Zadaj jedno wyjaśniające pytanie
Trener biznesu Kathy Wussow uważa, że jasne priorytety pomagają radzić sobie z blokadą w pracy. Jeśli masz kierownika projektu lub szefa, czasami wystarczy dotrzeć do nich: „Oto projekty, które mam w tej chwili. Który jest priorytetem?
Jeśli sam określasz wagę zadań, użyj tego pytania: „Które z zadań należy teraz rozwiązać lub usunąć z listy, aby inne również mogły zostać rozwiązane lub stały się łatwiejsze”? Odpowiedź pomoże ci zrozumieć, od czego zacząć.
7. uspokój się
Ekspert ds. produktywności Samphie Wye zauważa, że ludzie zwykle szukają prostych rozwiązań problemów. Jednak, aby być naprawdę produktywnym, musisz regularnie ćwiczyć zarządzanie stresem, być wytrwałym, umieć ustalać priorytety oraz zarządzać czasem i zadaniami.
Sama Wye przede wszystkim wypracowuje swoje uczucia - medytuje lub angażuje się w inne praktyki. „Rozumiesz, że osiągnąłeś wynik, gdy serce zaczyna bić w normalnym tempie, mięśnie, żuchwa, a nawet brwi rozluźniają się, a oddech ponownie się wyrównuje” – wyjaśnia ekspert.
Następnie zapisuje zadania do wykonania. „Problem jest znacznie łatwiejszy do rozwiązania, gdy widzisz go przed oczami”, mówi Wye. Potem używa Macierz Eisenhowera — zajmuje się sprawami pilnymi i ważnymi, przydziela czas w harmonogramie na ważne, ale nie pilne, deleguje innym pilne zadania, które nie należą do jej obowiązków, a resztę skreśla.
Jeśli nie możesz się skoncentrować, Samphie Wye radzi spróbować przesunąć termin. „Najczęściej dziwi mnie, jak wiele zrozumienia ludzie okazują moim problemom” — zauważa ekspert.
Przeczytaj także🧐
- 12 wskazówek od eksperta, które pomogą Ci dotrzymać terminów
- 9 wskazówek, jak zachować produktywność podczas depresji
- 12 sekretów produktywności, których używają celebryci
Jak wymienić jednorazowe podpaski i tampony: 3 alternatywne produkty do higieny kobiecej
Life hack: jak zaoszczędzić na zakupach z AliExpress, korzystając z korzystniejszego kursu wymiany dolara?