Jak pomóc nowemu pracownikowi przystosować się, jeśli praca jest zdalna?
Miscellanea / / December 01, 2021
Instrukcja dla tych, którzy nie chcą, aby ludzie za kilka tygodni uciekli z firmy.
Anastazja Borowska
Wraz z nadejściem pandemii koronawirusa rynek pracy zmienił się diametralnie. Rozmowy kwalifikacyjne przeszły do formatu online, firmy przeniosły pracowników do odległej lokalizacji, a żeby ubiegać się o pracę, nie trzeba już przychodzić do biura.
W nieznanej rzeczywistości dawno ugruntowane metody onboardingu dla pracowników przestały działać: teraz nowicjusze mogą nie pojawiać się w biurze tygodniami lub nawet mieszkać w innym mieście.
Czym onboarding online różni się od zwykłego
Na pierwszy rzut oka wydaje się, że praca zdalna to świetna opcja dla początkującego. Nie musi komunikować się z gadatliwymi kolegami, tracić czasu, żeby zaimponować „starej gwardii” czy zachować jakiś wizerunek. W rzeczywistości cała komunikacja będzie miała charakter biznesowy i będzie rzadsza.
I to jest właśnie główna trudność onboardingu online. Nowy pracownik traci kontakt ze zwykłym życiem biurowym. Nie gotuje we wspólnym kotle korporacyjnych wartości: nie rozmawia z kolegami podczas przerw, nie komunikuje się niepotrzebnie z ludźmi z innych działów, tęskni za wspólnymi
działalność. A taka osoba raczej nie będzie przywiązana do przytulnego biura w pięknym miejscu. O wiele trudniej jest więc zmotywować nowego pracownika i zatrzymać go na dłużej.Ponadto w biurze i w zdalnej lokalizacji narzędzia adaptacyjne znacznie się różnią.
Zadanie | Biuro | Zdalny |
Znajomość firmy (misje, wartości, kultura organizacyjna) | Velkam-szkolenia, pamiątki firmowe, prezentacje | Oficjalne dokumenty i prezentacje, spotkania online |
Poznaj drużynę | Wycieczki po biurze, przyjęcia powitalne, planowanie spotkań ze znajomymi i wyjaśnianie zadań | Spotkania online |
Imprezy firmowe | Teambuildingi, imprezy firmowe offline, szkolenia w pełnym wymiarze godzin, wspólne posiłki, przerwy na papierosa | Gry, imprezy i szkolenia online |
A firmy albo korzystają z niedziałających schematów i nie radzą sobie z przystosowaniem nowicjuszy do odległej lokalizacji, albo generalnie zapominają o onboardingu, jeśli chodzi o zdalne pracowników. Ci ostatni zostają sami w domu i nie otrzymują pomocy ani wskazówek. A potem ludzie szybko opuszczają firmę, tak naprawdę nikogo nie rozpoznając.
Jakie są główne zadania adaptacji online?
Podczas zdalnego dołączania należy wziąć pod uwagę dwie rzeczy.
- Ważne jest, aby pracownik czuł się częścią zespołu, nawet jeśli nie ma go w biurze. W tym celu konieczne jest stałe utrzymywanie kontaktu z osobą i natychmiastowa pomoc w pojawiających się problemach. A w nowych warunkach każdy je ma.
- Konieczne jest, aby pracownik jasno rozumiał, czego się od niego oczekuje i na co sam może liczyć. W pierwszych dniach lepiej podać jak najpełniejsze informacje o warunkach pracy, zadaniach i możliwościach.
Z jednej strony pomoże nowicjuszowi uniknąć deficytów komunikacyjnych i lepiej poczuć się w zespole bez zbytniego odczuwania naprężenie z powodu trudności. Z drugiej strony pozwoli osobie jasno zrozumieć swoje obowiązki. Drugie wyzwanie jest równie ważne jak pierwsze: sondaże pokazują, że niezgodność oczekiwań z rzeczywistością jest częstym powodem odejścia. Więc to ona została nazwanaBadanie na temat osób poszukujących pracy 2018 / Jobvite 43% ankietowanych pracowników spośród tych, którzy odeszli w ciągu pierwszych trzech miesięcy pracy.
Kto powinien być zaangażowany w proces adaptacji?
Lepiej jest z góry zdefiniować te osoby, aby wszyscy jasno rozumieli swoje zadania i role. W takim przypadku prawdopodobieństwo, że pozostanie jakiś rodzaj martwych punktów. Warto przyciągnąć do onboardingu:
- Menedżer HR. Ciężar organizacyjny spadnie na niego. Będzie musiał sporządzić plan adaptacji, poinstruować lidera i mentora oraz wprowadzić nowicjusza do firmy.
- Bezpośredni kierownik. To on wyznacza zadania, kontroluje pracę, udziela informacji zwrotnej i rozwiązuje kluczowe problemy.
- Mentor. Może być jak jeden z koledzyi lidera. Mentor pomaga w codziennych czynnościach, przybliża specyfikę pracy i firmy, dzieli się life hackami i wspiera nowicjusza.
- Członkowie drużyny. Z reguły są to pracownicy działu, w którym dana osoba dostała pracę. Ich zadaniem jest nie tylko udział we wspólnych spotkaniach, ale także ubezpieczenie i wsparcie przybysza.
Jak zorganizować swój pierwszy dzień pracy dla początkującego
Głównym zadaniem jest zapoznanie się z firmą i pracownikami, a także określenie zadań roboczych na najbliższą przyszłość.
Znajomość wartości firmy
W niektórych firmach nowicjusze natychmiast otrzymują pocztą kilka dokumentów i są oferowane do zapoznania się z nimi. Dzięki temu dana osoba może czytać opisy stanowisk i opisy produktów przez cały dzień, oglądać prezentacje o samej misji i wartościach firmy.
To nie jest najlepszy pomysł: ważne jest, aby pracownik najpierw poznał kulturę firmy na rzeczywistych przykładach, a dopiero potem utrwalił informacje za pomocą dokumentów i innych materiałów.
O firmie i jej wartościach najlepiej porozmawiać osobiście. Do tego nadaje się szkolenie Welkam lub spotkanie z liderem.
Pierwszy format jest odpowiedni, gdy do firmy przyszło kilka nowych osób jednocześnie. W takim przypadku wygodnie jest zorganizować konferencję online, na której o firmie opowie menedżer HR lub szef działu HR. Ważne jest, aby polegać na konkretnych przykładach. Jeśli więc wartością organizacji są ludzie, warto opisać, w jaki sposób otacza się ich opieką (np. zapewnia się szkolenie psychologiczne).
Pierwsze spotkanie z liderem
Jeśli nie planuje się szkolenia wellness, menedżer powinien opowiedzieć nowicjuszowi o kulturze korporacyjnej na pierwszym spotkaniu. Musi również omówić:
- zadania i obowiązki pracownika, im bardziej szczegółowe tym lepiej;
- techniczne aspekty pracy, np. jak ustalane i kontrolowane są zadania, czy istnieje system raportowania, z jakich usług korzystamy;
- przepisy dotyczące planowania i spotkania;
- osobliwości interakcji z głową w kwestiach pracy (gdzie i kiedy lepiej pisać);
- plan na pierwszy dzień.
Podczas rozmowy ważne jest, aby dostrzec kilka ważnych niuansów, o które zwykle martwią się początkujący:
- ile czasu zajmuje oczekiwanie na odpowiedź na zadania, zanim przypomnisz sobie o sobie;
- jak jasno regulowany jest dzień pracy oraz w jakich godzinach i dniach nie można być w kontakcie (na odległość ludzie często przepracowują się, dlatego ważne jest, aby powiedzieć, o której godzinie mogą odpocząć);
- jak powstaje harmonogram wakacjekiedy pierwszy urlop jest możliwy i na ile dni jest przyznany;
- jakie obowiązują w firmie zasady dotyczące zwolnienia lekarskiego i czasu wolnego;
- w jakie dni iw jakich częściach wypłacane jest wynagrodzenie.
Spotkanie z kolegami
Może być zorganizowana przez kierownika HR lub bezpośredniego przełożonego. Konieczne jest zaproszenie innych pracowników działu, do którego przybył przybysz, w tym mentora, jeśli jego roli nie przejął sam szef.
Samo spotkanie najlepiej odbyć w środku dnia, np. w Zoomie. Na początek poproś nowicjusza o przedstawienie się. Jeśli jest nieśmiały, kierownik może sam opisać nowego pracownika i dopiero wtedy udzielić mu głosu.
Niech więc opowiedzą o sobie koledzy. Po prostu poproś ich, aby z wyprzedzeniem porozmawiali nie tylko o doświadczeniu zawodowym, wykształceniu, hobby, ale także o obszarze ich odpowiedzialności i możliwych punktach kontaktu z przybyszem. Dzięki temu będzie wiedział, z kim i po co może się skontaktować.
Spotkanie z managerem na koniec dnia
Trzeba dowiedzieć się, jak minął pierwszy dzień pracownika, jakie miał pytania i jakie pojawiły się trudności.
Aby uniknąć odpowiedzi jednosylabowych, możesz zadać dodatkowe pytania, które pomogą Ci lepiej przeanalizować emocje i myśli początkującego:
- Co Ci się najbardziej podobało? Jakie rzeczy wywoływały przyjemne emocje, a które - niepokój?
- Jak przejrzyste i wygodne są narzędzia pracy? Jakie trudności napotkałeś podczas korzystania z nich?
- Jak dana osoba rozumiała swoje zadania i obowiązki? Czy potrafi je szczegółowo opisać?
- Jak pracownik planuje zorganizować swoją pracę w najbliższych dniach? Gdzie zacząć? Co ma osiągnąć?
Jak zorganizować pierwszy tydzień pracy dla nowicjusza
Na tym etapie ważne jest zapewnienie początkującemu spokoju i pewności. Dlatego musisz sporządzić jasny harmonogram ze wszystkimi sprawami i projektami, w których pracownik będzie brał udział. Najprawdopodobniej będą to różnego rodzaju spotkania online z udziałem lidera, mentora lub zespołu.
Ponadto musisz poświęcić czas na:
- Analizuj procesy biznesowe. Trzeba jeszcze raz opowiedzieć o wszystkich punktach organizacyjnych, przepisach i standardach, które są ważne dla pracownika. Im lepiej ten ostatni rozumie mechanikę pracy, tym szybciej będzie mógł się zaadaptować.
- Opisz system motywacyjny. Konieczne jest, aby było to całkowicie zrozumiałe dla początkującego. Musi wiedzieć, jak naliczana jest pensja, jakie premie może otrzymać, jakie KPI musi być zrobione.
- Ostrzegaj o potencjalnych problemach. Każda praca ma wąskie gardła, które mogą prowadzić do ślepych zaułków. Dlatego ważne jest, aby omówić najczęstsze problemy i powiedzieć, jak postępować w takich sytuacjach. Lepiej ostrzec początkującego o wszystkich możliwych trudnościach.
Menedżer płynnie sprawdza wszystkie te pytania pierwszego dnia pracy początkującego. Nie da się jednak przyswoić tak dużej ilości informacji na raz. Będziesz musiał powtórzyć to kilka razy, aby pracownik niczego nie przegapił. Ponadto początkujący może być zaangażowany w kilka projektów jednocześnie. I ważne jest, aby przeanalizować specyfikę każdego z nich.
Jak zorganizować pierwszy miesiąc pracy początkującego?
W tym okresie trzeba zbudować proces pracy, dlatego ważne jest, aby lider lub mentor stale monitorował nowicjusza i był w kontakcie. To pozwoli Ci kontrolować i przewodnik pracownika i nie zostawiać samego z problemami.
Najwygodniejszym sposobem jest interakcja za pośrednictwem internetowych systemów rozwiązywania problemów. Za ich pomocą można śledzić przebieg pracy i godziny aktywności pracownika (np. kiedy tworzy zadania lub co do zasady jest w systemie). Zapobiegnie to nadgodzinom lub odwrotnie, niepotrzebnym zaniedbaniom. A także - aby zrozumieć, które zadania powodują więcej problemów dla początkującego.
Szczególną uwagę należy zwrócić na informacje zwrotne. Powinien być konstruktywny, jasny i spójny. W pierwszym miesiącu lepiej komunikować się z nowicjuszem przynajmniej kilka razy dziennie za pomocą połączeń wideo lub komunikatorów internetowych. Podczas takich rozmów trzeba wyjaśniać zadania, wyjaśniać błędy, pomagać w radzeniu sobie z trudnościami i uspokajać, jeśli coś poszło nie tak.
Nie oznacza to, że konieczne jest monitorowanie działań każdego nowicjusza. Najważniejsze jest jasne wyznaczenie mu zadania, podanie wszystkich niezbędnych danych wejściowych, ustalenie kryteriów oceny oraz ustalenie, w jaki sposób i kiedy pracownik otrzyma informację zwrotną na temat wykonanej pracy.
Jak ocenić wyniki adaptacji
Choć okres próbny często trwa trzy miesiące, do końca pierwszego pracownik musi w pełni przystosować się do nowej pracy. Zbyt długi proces onboardingu jest nieopłacalny biznes w końcu ważne są prawdziwe wyniki.
Dlatego po wynikach pierwszego miesiąca pracy, warto przeprowadzić dla nowoprzybyłego spotkanie online z szefem lub managerem HR. W trakcie rozmowy warto przeprowadzić małą ankietę.
- Jak dobrze praca spełnia osobiste oczekiwania? Jakie chwile lubisz, a które Cię zawstydzają?
- Jak zorganizowana jest komunikacja z kolegami? Jak szybko i jak skutecznie udaje Ci się rozwiązywać z nimi problemy związane z pracą? Jakie są problemy?
- W jakim kierunku osoba planuje poruszać się w ramach pracy? Jakie są Twoje osobiste cele i zadania?
- Czy kluczowe cele firmy są jasne? Czy odnoszą się do zadań w pracy?
- Jakie emocje budzi praca w firmie? Jak niespokojny lub zabawny był pierwszy miesiąc?
- Czy miałeś problemy techniczne podczas pracy z usługami w firmie?
Odpowiedzi na te pytania pomogą ocenić, jak pewny siebie i spokojny jest przybysz, czy jest w nastroju do pracy w firmie i jakie problemy należy rozwiązać.
Podczas spotkania ważne jest również przekazanie szczegółowej informacji zwrotnej: przedyskutuj z przybyszem jego mocne i słabe strony oraz pochwal się. Omawiając umiejętności wymagające rozwoju, należy sformułować konkretne zalecenia. Jeśli menedżer uzna nowego pracownika za bardzo obiecującego, to już na tym etapie można mu zaproponować dodatkowe szkolenie.
Jeśli rozmowa będzie owocna, okaże się, że zwiększy się lojalność pracownika i jego pewność, że będzie mógł wygodnie i wydajnie pracować dla tej firmy.
Przeczytaj także🧐
- 20 cech i umiejętności, które powinien posiadać prawdziwy lider
- Jak zrobić więcej, poprawnie ustawić zadania i zarządzać czasem pracowników
- 5 umiejętności, których brakuje liderom według pracowników