12 porad ekspertów, które pomogą Ci pozostać na dobrej drodze
Miscellanea / / October 13, 2021
Przepracowanie jest objawem złego planowania.
Seth Godin
Przedsiębiorca, ekonomista, autorka The Purple Cow i innych bestsellerów marketingowych
Reputacja kogoś, kto zawsze wykonuje pracę na czas, jest bardzo warta. Ale nie powstaje samo z siebie, tylko dlatego, że bardzo się starasz, nie śpisz i ogólnie pracujesz jak koń. Wszystkie powyższe są ekstremalnymi środkami dla kogoś, kto nie wie, jak planować.
Oto kilka kluczowych zasad, które pomogą Ci zarządzać obciążeniem pracą i ukończyć projekt na czas.
1. Zdaj sobie sprawę, że niedotrzymywanie terminów jest zawsze osobistym wyborem.
Są obszary, w których prawie jedynym sposobem na uzyskanie dobrego projektu jest okłamywanie klienta, że poradzisz sobie z zadaniem szybciej niż konkurencja. Pamiętaj jednak, że praca w takiej branży to wyłącznie Twój wybór. A jeśli tak się stanie, to warto zaakceptować, że terminy nieuchronnie zostaną przeoczone, a będziesz musiał poradzić sobie z niepokojem i innymi nieprzyjemnymi emocjami.
2. Rozważ możliwość zmiany
Ponieważ wszystko sprowadza się do osobistego wyboru, rozważ inną branżę - taką, w której oczekuje się i docenia dotrzymywanie terminów. W nim możesz czerpać satysfakcję, że dotrzymujesz obietnic i przynosisz ludziom korzyści.
3. Nie rób fałszywych terminów
Pokusa jest duża, bo wczesny termin wygląda na dobrą zachętę: wszyscy członkowie zespołu dokładnie wykonają swoje zadania, zanim nadejdzie prawdziwy termin. Ale ludzie są różni. Wysłuchasz twoich słów i naprawdę zrobisz wszystko na czas. A druga potraktuje podaną przez Ciebie datę jako tylko zalecenie.
Bardziej efektywnym posunięciem jest wyjaśnienie od samego początku personelco dokładnie oznacza termin i jakie będą konsekwencje, jeśli złamiesz to wszystko razem. A fałszywy termin to coś w rodzaju słynnej historii o chłopcu, który bezsensownie krzyczy: „Wilki!” Kiedy naprawdę został zaatakowany, nikt nie przyszedł z pomocą.
4. Zostaw trochę czasu
Nie składaj obietnic partnerom i klientom w oparciu o wewnętrzne terminy. Projekt, który nie ma wolnego czasu, prawdopodobnie zostanie opóźniony. Niemożliwe, ale na pewno. Im dłuższy okres pomiędzy zakończeniem projektu a dostawą do klienta, tym większe prawdopodobieństwo, że zmieścisz się w terminie.
5. Doceń wysiłek, który włożyłeś
Zrobienie czegoś na czas jest droższe niż zrobienie tego samego w formacie „kiedy to wyjdzie”. A jeśli się nie złamiesz terminytraktuj to jako wartość, która powinna być wliczona w Twoje wynagrodzenie. Następnie wykorzystaj zarobione pieniądze, aby upewnić się, że nie przegapisz następnego terminu.
6. Powiedz sobie główny problem
Aby dotrzymać terminów, potrzebujesz systematycznego podejścia do planowania i posuwania się krok po kroku do przodu. Jeśli ciągle idziesz na skróty lub wypalasz się przed terminem realizacji projektu, najprawdopodobniej masz problem z planowaniem systemowym. I trzeba się tym zająć.
7. W razie potrzeby popraw przypisanie
Wykonywanie umówionej pracy tylko częściowo, tylko po to, by dotrzymać terminu, jest oczywiście posunięciem przegrywającym. O wiele bardziej kompetentne jest stałe utrzymywanie kontaktu z klientem i, jeśli to konieczne, wspólne korygowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia poprzez usuwanie lub dodawanie osobnych bloków. „Teraz to zrobimy, ale to będzie w następnej wersji” to całkowicie akceptowalny komunikat. Zwłaszcza, gdy ludzie oczekują, że otrzymają produkt na czas.
8. Podziel globalny termin na wiele lokalnych
Jeśli masz duży, rozgałęziony projekt, ustalenie jednego terminu jest nierozsądne: na pewno nie zdążysz. Lepiej podzielić całkowity termin na 10-15 pośrednich. Pozwoli Ci to zrozumieć, jak rozwija się firma i zareagować na lokalne opóźnienia, zanim będzie za późno.
9. Nie oczekuj, że weźmiesz w ilości
Mityczne pojęcie „osobo-miesiąca” to poważna pułapka. Dziewięć osób, nawet przy bardzo dużym wysiłku, nie będzie w stanie urodzić i urodzić dziecka w ciągu jednego miesiąca. Nie zawsze będzie możliwe przyspieszenie projektu poprzez zatrudnienie większej liczby pracowników.
Jeśli w ten sposób rozwiążesz problem terminów, to najprawdopodobniej nie zdążysz na czas. Rozważ alternatywę: miej wystarczającą liczbę osób na każdym etapie projektu, a etapy te przebiegają równolegle, jeśli to możliwe.
10. Jeśli można coś z góry postanowić, zrób to
Kiedy potrzebujesz tylko jednej osoby do zatwierdzenia każdego etapu projektu, jest mało prawdopodobne, że będziesz w stanie uruchomić wiele procesów równolegle. Ale jeśli z góry zostanie sporządzona ścisła specyfikacja, wiele rzeczy zostanie zatwierdzonych przed rozpoczęciem projektu.
11. Oddziel biznes od emocji
Kiedy rozmawiasz o zbliżającym się terminie, dyskusja często sprowadza się do kwestii zaufania, wstydu i uznania dla wysiłków każdej osoby. Aby taka dyskusja była skuteczna, lepiej jest rozmontowywać systemowe zawiłości i opierać się na rzeczywistych danych, a nie emocjach.
12. Nie milcz o problemach
Takie trudności nie zostaną rozwiązane samodzielnie. We współczesnym świecie pełnym posłańcy i inne możliwości komunikacji, nie ma technicznych powodów, dla których menedżer nie może wiedzieć o postępach projektu i pojawiających się problemach, a także o zespole.
Przeczytaj także🧐
- Jak planować spotkania, aby były efektywne?
- Jak szybko i wygodnie zaplanować tydzień za pomocą listy biegowej
- 5 powodów, by kochać terminy