Jak planować spotkania, aby były efektywne?
Miscellanea / / September 07, 2021
Nie trać czasu.
Możesz nie lubić spotkań, ale nadal musisz je organizować. Jest to niezbędna część przepływu pracy w każdej firmie. Jednym ze sposobów, aby spotkania były bardziej przydatne i szybsze, jest ich ostrożne planowanie. Książka Olgi Demyanowej, doktor nauk ekonomicznych „Szybkie i efektywne spotkania. Od przygotowania do uzyskania pożądanego rezultatu.”
Za zgodą wydawnictwa „Alpina Pro” Lifehacker publikuje fragment drugiego rozdziału.
Same spotkania nie stanowią problemu. Są wręcz konieczne i stanowią menedżerski atrybut władzy. Musisz pozbyć się długotrwałych bezużytecznych i nieefektywnych spotkań.
Najczęstsze rodzaje spotkań:
- co tydzień;
- strategiczny;
- pracownicy;
- raportowanie;
- planowanie spotkań;
- burza mózgów;
- rozmowy i spotkania biznesowe;
- odprawy.
Wszystkie te typy można podzielić na cztery główne grupy:
- według czasu trwania: szybki (do 30 minut) i przedłużony (ponad 1 godzina);
- według liczby uczestników: do 10 osób lub więcej;
- według celu: roboczy, polityczny i informacyjny;
- według czasu: planowane i nieplanowane.
Wymagane atrybuty planowania spotkań
Na co planować:
- cele;
- porządek obrad;
- lista zaproszonych;
- harmonogram;
- materiały informacyjne;
- odpowiedzialny za prowadzenie protokołu;
- przepisy prawne występy.
Przede wszystkim lider musi wziąć pod uwagę cele spotkania. To jest punkt wyjścia dla agendy i listy uczestników, czasu i regulaminu.
Główne cele spotkań:
1. Nowe informacje - na spotkanie informacyjne:
- ważne wiadomości i zmiany w polityce;
- omówienie planów i strategii;
- prognozy krótkoterminowe;
- prezentacja nowych produktów i podejść;
- omówienie budżetu;
- kwestie personalne.
2. Monitorowanie zdarzeń i podejmowanie decyzji operacyjnych - w przypadku regularnych spotkań:
- główne zagrożenia i trudności;
- parametry oceny postępów;
- ocena kluczowych procesów i niezbędnych zmian;
- omówienie tego, co się dzieje: co się dzieje dobrze, co wymaga poprawy;
- kluczowe lekcje i wyniki działań;
- koordynacja działań;
- komunikacja.
3. Motywacja - kreatywne spotkania, rozwijanie nowych podejść i budowanie zespołu:
- motywacja do działania;
- zbiorowe podejmowanie decyzji;
- uhonorowanie indywidualnego i zbiorowego sukcesu.
Cel wpływa zatem na rodzaj spotkania i model jego organizacji. Na przykład sesje informacyjne różnią się liczbą uczestników i czasem trwania. Regularne mają charakter planowy, są szybsze w czasie i przy ograniczonej liczbie uczestników. Spotkania kreatywne wymagają specjalnego przygotowania: zorganizowania mebli (najczęściej oddzielnych stołów), herbaty, kawy i nieformalnej atmosfery; nie wymagają przestrzegania dress code'u.
Macierz Eisenhowera dla pytań dotyczących rankingu
Należy pamiętać, że spotkanie to platforma, na której podejmowane są ważne decyzje i pokonywane są problemy. Matryca Eisenhowera to pole, w którym gromadzone są wszystkie problemy i pytania. Są one uszeregowane pod względem ważności i pilności.
Pilnie | Nie spiesz się | |
Ważny | A | b |
Bez znaczenia | C | D |
Kwadrat A: sprawy ważne i pilne
Plac spraw ważnych i pilnych powinien być pusty lub mały. Będzie to oznaczać, że dotrzymujesz terminu. Jeśli takich przypadków jest wiele, jest to oznaka dezorganizacji. Przykłady przypadków, które można podnosić do kwadratu:
- sprawy bezpośrednio związane z Twoimi obowiązkami funkcjonalnymi i mające wpływ na Twoje efektywność;
- przypadki, których niepowodzenie może spowodować problemy;
- sprawy związane ze zdrowiem i klimatem psychologicznym w zespole;
- sprawy mające wpływ na bezpieczeństwo zespołu;
- sprawy, których wyniki należy skoordynować lub przedstawić kierownictwu.
Kwadrat B: sprawy ważne, ale nie pilne
Gdy zadania lub sprawy nie są pilne i nie ma konkretów, kiedy należy je wykonać, wykonawca sam powołuje wyczucie czasu. Ten kwadrat zawiera wszystkie rzeczy, które odnoszą się do Twojej funkcjonalności w przedsiębiorstwie, rzeczy, które robisz w na bieżąco, a ich realizacja jest z reguły powiązana z ogólnym harmonogramem w przedsiębiorstwie (na przykład przygotowanie ostatecznego raportowanie). Do takich przypadków można przypisać zadania badawcze, które wymagają określonej ilości czasu, ale wysokość kosztów pracy jest niejasna do momentu zakończenia. Zadania pierwszego i drugiego placu powinny być stale monitorowane, dlatego wskazane jest włączenie ich do porządku obrad.
Kwadrat C: sprawy pilne, ale nieważne
To są rozpraszacze. Często po prostu przeszkadzają w skupieniu się na ważnych zadaniach i zmniejszają wydajność. Zawsze pamiętaj o swoich celach i naucz się odróżniać ważne od drugorzędnego.
Warto wejść na ten plac:
- narzucone przez kogoś ze strony spotkania lub negocjacja;
- omówienie kwestii, które mogą być rozwiązane przez podwładnych;
- omówienie zagadnień pozabiznesowych;
- omówienie abstrakcyjnych tematów.
Kwadrat D: sprawy niepilne i nieważne
Sprawy z tej kategorii nie promują Cię w projektach, ale odwracają Twoją uwagę od pracy nad nimi.
- nie przynoszą żadnych korzyści;
- warto w ogóle nie zajmować się nimi;
- Zjadacze czasu.
Przy każdym celu lider stawia kolejne pytania:
- Kto posiada informacje i wiedzę na temat rozważanego zagadnienia?
- Na czyje interesy wpływa ta kwestia?
- Od kogo zależy decyzja?
- Kto powinien znać informacje do omówienia?
- Kto wdroży podjęte decyzje?
Przy planowaniu spotkań projektowych możesz skorzystać z metodologii 99/50/1.
Lider organizuje spotkania w trzech ważnych punktach projektu:
- na starcie – aby zanurzyć wszystkich uczestników w tempie projektu i do budowania zespołu grupy;
- na etapie pośrednim - w celu omówienia wyników wykonanej pracy i dalszych korekt, jeśli tak jest niezbędny;
- na mecie, gdy do realizacji pozostaje 1% całkowitego wolumenu - do wstępnego podsumowania.
Ten czas pomoże ci lepiej wykorzystać czas na spotkaniach.
Porządek obrad
Agenda to plan zadań do rozwiązania na spotkaniu. Konieczne jest jasne określenie czasu na każde wystąpienie, wydzielenie osobnego czasu na dyskusję i informację zwrotną od wszystkich uczestników.
Planując termin spotkania, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- znaczenie punktu porządku obrad;
- termin wykonania każdego występu;
- przerwy w razie potrzeby;
- 20% czasu na dodatkowe ważne informacje.
Agenda jest wysyłana do wszystkich uczestników spotkania.
Agenda z ustaleniem czasu i specyfiki wystąpień
Porządek obrad:
- Wyniki prac nad zawarciem umów. Iwanow I. (15 minut).
- Problemy w transporcie materiałów eksploatacyjnych. Pietrow I. (15 minut).
- Wyniki i plany prac projektowych. Sidorow T. (20 minut).
Początek o 11:00.
Koniec o 12:15.
Musisz się szkolić, aby mieć szybkie i efektywne spotkania!
Twoje wskazówki dotyczące czasu:
Ważne i pilne | 12 minut |
Ważne i niepilne |
24-36 minut Pilne i ważne: 12 minut - tutaj działa zasada Pareto: 20% czasu tworzy 80% wyniku, przy średnim spotkaniu trwającym godzinę (60 minut), najbardziej produktywny czas to 12 minut (20% z 60 minut). Ważne i niepilne: zwykle planowane. Efektywny czas takich spotkań to 24-36 minut. Tutaj sprawdza się metoda 60/40, zgodnie z którą przy sporządzaniu planu dnia trzeba zostawić 40% czasu wolnego, 60% przeznaczać na planowaną pracę, w tym 20% – na „nieprzewidywalne” i 20% – na te, które powstają spontanicznie lub stają się towarzyszący. Przy średnim czasie spotkania wynoszącym jedną godzinę (60 minut), czas na zaplanowane ważne, ale nie pilne sprawy to 24-36 minut (40-60% z 60 minut). |
Nieważne i pilne | Delegacja i kontrola przez telefon i inne środki komunikacji, nie więcej niż trzy minuty na kontrolę. |
Nieważne i niepilne | Delegacja i kontrola przez kierownictwo, nie więcej niż jedna minuta na delegację. |
Lista zaproszonych
Optymalna liczba uczestników szybkich spotkań to 5-7 osób. Dopuszczalne jest od 8 do 12 osób, jeśli prowadzący spotkanie ma umiejętności facylitatora.
Do generowania pomysłów, wyznaczania celów i latania idealna kompozycja to nie więcej niż 15 osób.
W Google obowiązuje niepisana zasada - maksymalna liczba uczestników to nie więcej niż 10.
Amazon ma zasadę dwóch pizzy: na spotkaniu powinno być tyle osób, ile można nakarmić dwiema pizzami.
Istnieje zasada 8-18-1800:
- nie więcej niż 8 osób - rozwiązywanie problemów związanych z pracą;
- nie więcej niż 18 lat - burza mózgów, wspólne rozwiązywanie problemów;
- do 1800 osób - informacja i możliwość komunikacji.
Badanie przeprowadzone przez Bain and Company mówi, że w grupach decyzyjnych dodanie więcej niż siedmiu osób z każdego uczestnika skutkuje około 10% mniejszą wydajnością.
Osoby bezpośrednio odpowiedzialne są zobowiązane do udziału w spotkaniach.
Apple wyświetla nazwisko osoby odpowiedzialnej obok każdego elementu spotkania. W ten sposób każdy pracownik ma jasny obszar odpowiedzialności w ramach przydzielonego zadania.
Jeśli często organizujesz spotkania, ta książka na pewno się przyda: Olga Demyanova sugeruje naukę 16 technik i cztery narzędzia pomagające poprawić skuteczność wszystkich osób zaangażowanych w te spotkania.
Kupić książkę
Przeczytaj także🧐
- Jak zwiększyć produktywność spotkań
- 3 wskazówki, aby zawsze kończyć spotkania na czas
- Life hack: jak uniknąć bezużytecznych spotkań z Zoom
Na AliExpress ruszyła sprzedaż iPhone'a: 11 modeli z rabatem do 22 tys. rubli