Jak prawidłowo delegować zadania do pracy
Miscellanea / / June 04, 2021
Kategoryczne nakazy, niedbałość o interesy pracowników i brak wdzięczności nie są najskuteczniejszym podejściem do podziału zadań w zespole.
Dobry lider to nie ten, który wszystko bierze na swoje barki, ale taki, który potrafi zebrać silny, efektywny zespół i umiejętnie rozdzielać obowiązki, także te nieplanowane.
Pomaga delegowanie, czyli delegowanie zadań z jednego pracownika na drugiego6 strategii angażowania pracowników / Harvard Business School Online zwiększyć poziom zaangażowania w zespole, a liderzy, którym się to udało, średnio wnosząDelegowanie: ogromne wyzwanie w zarządzaniu dla przedsiębiorców / Gallup Business Journal ich firmy mają o 33% większe przychody niż reszta.
Ale samo powiedzenie „zrób to” jest złe. Ton zamówienia, źle zaplanowane zadanie, brak wyjaśnienia - wszystko to może spowodować odrzucenie, a w rezultacie nie najlepszy wynik.
Ekspert Harvard Business School, Lauren Landry, powiedziałaJak skutecznie delegować: 9 wskazówek dla menedżerów / Harvard Business School Online zasady pomagające skutecznie delegować i poprawiać wydajność.
1. Oceń możliwości pracowników
Są zadania, których nie można delegować. Na przykład są integralną częścią twoich obowiązków. Albo inny pracownik nie ma wiedzy i kwalifikacji do wykonywania takich zadań. Lub odwrotnie, są znacznie prostsze niż te, które zwykle robi. Na przykład poproszenie kierownika sprzedaży lub audytora o znalezienie mistrza do naprawy biurowego ekspresu do kawy byłoby, delikatnie mówiąc, niewłaściwe.
Generalnie, zanim coś komuś powierzysz, powinieneś zadać sobie pytanie:
- Czy dana osoba poradzi sobie z tym zadaniem? Czy ma wystarczająco dużo czasu, czy będzie to kolidować z jego innymi obowiązkami?
- Czy pracownik będzie miał wystarczającą wiedzę i umiejętności? A może trzeba go tak długo aktualizować, że łatwiej zrobić to samemu lub znaleźć innego specjalistę? Powiedzmy, że musisz napisać raport z pracy zespołu nad projektem, ale kolega, którego chcesz przydzielić, aby to zrobił ogólnie Nigdy czegoś takiego nie robiłem, co oznacza, że biznes będzie się rozwijał powoli, ze zgrzytem i być może wszystko będzie musiało przebudować.
- Czy to zadanie pomoże pracownikowi poprawić niektóre umiejętności, zdobyć doświadczenie? Jest to opcjonalne, ale byłoby miło.
- Czy jest pracownik, który poradzi sobie z tym lepiej?
2. Staraj się dostosować do zainteresowań i potrzeb wszystkich
Na przykład musisz zorganizować team building dla całego zespołu, ale nie ma do tego specjalnego pracownika. Ale jest osoba, która jest silna w komunikacji i chciałaby zdobyć doświadczenie w organizowaniu eventów, szkoleniach i zarządzaniu personelem. Możesz mu zaproponować to zadanie.
Albo firma zostaje tymczasowo bez specjalisty SMM, ale jest ktoś, kto jest dobrze zorientowany w algorytmach sieci społecznościowych i nie miałby nic przeciwko spróbowaniu swoich sił w marketingu.
Oczywiście nie zawsze jest to możliwe. Są nudne zadania, których nikt nie lubi. Ale nadal nie będzie zbyteczne krytyczne ocenianie zespołu i zastanawianie się, kto może skorzystać z nowego zadania.
3. Ustaw zadanie poprawnie
Zwracając się do pracownika wyjaśnij, dlaczego chcesz mu powierzyć zadanie, jak może to być przydatne dla firmy i dla niego osobiście. Pamiętaj, aby pochwalić i wymienić jego mocne strony, które wpłynęły na twój wybór. Bądź uprzejmy.
Opowiedz nam szczegółowo o zleceniu. Miej jasny cel i harmonogram. Podaj wszystkie wymagane dokumenty i inne informacje. Będzie bardzo dobrze, jeśli wszystkie niezbędne materiały będą jasne i uporządkowane, tak aby pracownik nie musiał spędzać wielu godzin na zastanawianiu się, co jest.
4. Zapewnij normalną komunikację i komfortową atmosferę
Niech osoba wie, że zawsze służysz pomocą, sugestiami, odpowiadasz na pytania. Ostrzegaj, że jeśli z jakiegoś powodu nie podoła lub nie dotrzyma terminu, będzie mógł z tobą porozmawiać i razem coś wymyślicie.
Zapytaj, czego potrzebuje do wykonania zadania. Być może będziesz musiał udzielić mu dodatkowych informacji lub np. zwolnić go z bieżących spraw.
Ważne jest, aby pozostać przyjaznym, aby pracownik tak naprawdę nie zawahał się skontaktować z Tobą, jeśli coś pójdzie nie tak.
5. Upewnić się
Kiedy sam wykonasz zadanie, masz pełną kontrolę nad sytuacją. Jeśli ktoś inny podejmie tę pracę, może pojawić się milion problemów, które mogą skutkować słabymi wynikami lub niedotrzymaniem terminów.
Zastanów się z wyprzedzeniem, co zrobisz w przypadku niekorzystnego rozwoju wydarzeń. Przygotuj się do samodzielnego podjęcia zadania lub szybkiego zlecania go komuś innemu.
Staraj się traktować te sytuacje nie jako porażkę, ale jako doświadczenie, które pomoże Ci lepiej zrozumieć Twój zespół, jego możliwości i poziom organizacji.
6. bądź cierpliwy
Tak, są rzeczy, które szybciej zrobić samemu niż powierzyć komuś, a potem poświęcić czas na odpowiadanie na pytania i monitorowanie wyników.
Należy pamiętać, że nie jesteś ludzką orkiestrą, a do efektywnej pracy musisz rozwijać swój zespół, dawaj pracownikom możliwość zrobienia czegoś nowego, stania się bardziej kompetentnym, uczenia się, w tym od swoich błędy.
Oznacza to, że musisz uzbroić się w cierpliwość, jeśli ktoś zadaje zbyt wiele pytań lub radzi sobie z zadaniem wolniej, niż się spodziewałeś.
7. Śmiało i poproś o opinię
Po zakończeniu zadania powiedz pracownikowi, jak oceniasz jego pracę: co Ci się podobało i dlaczego jesteś gotowy go pochwalić, jakie punkty można poprawić, co należy w tym celu zrobić i na co zwracać uwagę przyszłość.
Bądź poprawny. Nie przeklinaj, nie podnoś głosu, nie dewaluuj ani nie krytykuj bez powodu. Pamiętaj, aby zacząć od pochwał, a następnie delikatnie porozmawiaj o tym, nad czym należy popracować.
Jeśli zadanie dla osoby było nowe i trudne, zapytaj go, jak nad nim pracował. Co było łatwe, a co nie, co było ciekawe, a co wcale się nie podobało, jak sam ocenia wynik, co chciałby poprawić i jak zamierza to zrobić.
8. Nie zapomnij podziękować
I to nie tylko jeden na jednego, ale także publicznie, zwłaszcza jeśli zadanie nie było łatwe. Chwal osobę przed całym zespołem, daj mu dodatkowy dzień wolny, oznacz jako najlepszego pracownika, jeśli firma to praktykuje.
Nie powinieneś też przywłaszczać sobie owoców cudzej pracy. Zamiast mówić „zorganizowałem team building” lub „przygotowałem raport”, lepiej podkreślić, że wszystko przygotowałeś razem, a Twój kolega bardzo pomógł. Ludzie doceniaćuznanie ich zasług sprawia, że są bardziej zaangażowani w pracę i lojalni wobec firmy.
Przeczytaj także🧐
- Jak zarządzać zespołem bez błędów: 8 wskazówek od CMO
- 5 hacków na życie dla początkującego lidera
- 4 najczęstsze błędy popełniane przez nowych liderów