Jak zrobić więcej, poprawnie ustawić zadania i zarządzać czasem pracowników
Jego Praca / / January 07, 2021
Andrey Chumachenko
Współzałożyciel i Partner Zarządzający Netpeak Internet Marketing Agency. Autor kanału telegramu Smutne ale prawdziwe.
Chyba tylko leniwa osoba publiczna nie mówiła o tym, jak ważne jest planowanie godzin pracy, aby robić więcej, dużo zarabiać i generalnie być „najlepszą wersją siebie”. Ale z jakiegoś powodu wciąż mamy do czynienia z przeterminowanymi terminami, niezrealizowanymi lub źle wykonanymi zadaniami. Podzielę się swoimi metodami, jak menedżer może efektywnie organizować czas pracy pracowników, jak budować komunikację i tak ustawiać zadania, aby były poprawnie wykonywane.
Usuń wszystkie niepotrzebne
Zarządzanie czasem. Uwielbiam to słowo. Jest to bardzo wygodne: wcale nie jestem w pracy powolny i zły, mam problemy z zarządzaniem czasem.
Mój przepis polega na usunięciu wszystkiego, co niepotrzebne, lub, jak to nazywam, na wyeliminowaniu bzdur. Usuń i wyłącz wszystko, czego nie potrzebujesz.
Aby zrobić więcej, nie potrzebujesz 25 godzin dziennie, po prostu musisz spędzać mniej czasu na bezużytecznych rzeczach.
Konieczne jest częste komunikowanie się w pracy - łączenie całej korespondencji w jednym komunikatorze i nigdy nie wychodzenie do innych.
Czy jesteś programistą? Nie? Dlaczego więc potrzebujesz więcej niż jednej przeglądarki? Czy na pewno potrzebujesz trzech takich samych aplikacji do edycji tekstu? I tak dalej.
W mojej pracy od pływ może wybić kilka rzeczy, które zdarzają się regularnie: wiadomości w komunikatorze, przychodzące listy pocztą, osobę, która weszła do biura, dzwoni telefon.
Zebrałem więc całą komunikację w Telegramie, wyłączyłem powiadomienia ze wszystkich czatów, zarchiwizowałem wszystkie kanały - więc sam mogę zdecydować, kiedy mam czas na odpowiedź.
W mailu wypisałem się ze wszystkich wysyłek poza 5-6 najbardziej potrzebnymi. Korzystam z usługi Unroll.me, aby zebrać je w skrócie, który przychodzi raz w tygodniu w dogodnym dla mnie czasie. Pocztę sprawdzam też kilka razy dziennie, a nie od razu po otrzymaniu listu.
Przez telefon proszę mnie tylko, żebym nie dzwonił - prawie zawsze możesz napisać lub podyktuj wiadomość. A spotkania osobiste odbywają się tylko zgodnie z planem - wpisuję je do kalendarza (bardzo wygodnie jest to robić korzystając z Calendly.com), najczęściej w dni powszednie po południu.
Przepis jest prosty i oczywisty, ale jak pokazuje praktyka nie zawsze jest stosowany i nie przez każdego, kto ma „problemy z zarządzaniem czasem”.
Zastosuj uzupełnienia
Dość często spotykam się tak drogo wszystkim. Chociaż odwracają uwagę ludzi od pracy, nadal są najwygodniejszym sposobem przekazywania nowych informacji. natychmiast do dużej liczby osób, rozpatruj zastrzeżenia i udzielaj odpowiedzi na pytania, które zostaną natychmiast wysłuchane wszystko.
Ale jak to zrobić spotkanie skuteczne? Zwłaszcza, gdy odbywają się na 20-50 osób i nie ma możliwości upewnienia się, że wszyscy uważnie słuchają.
Najłatwiejszym i najskuteczniejszym sposobem jest poproszenie wszystkich o kontynuację na samym początku. Czyli tezą jest spisanie wszystkiego, co wydaje się ważne. I zaraz po spotkaniu wyślij tekst do siebie osobiście pocztą lub komunikatorem.
Dla prezentera metoda ta pozwala po pierwsze od razu zobaczyć, kto i jak postrzega informacje. Po drugie, aby uzyskać natychmiastową informację zwrotną: czy główne przesłanie publiczności dotarło lub czy Twoje umiejętności mówienia nadal wymagają poprawy.
I oczywiście dalsze działania pomagają spełnić główny cel spotkania - upewnić się, że wszyscy naprawdę usłyszą i zapamiętane ważna informacja.
Prawidłowo oszacuj czas potrzebny do wykonania zadania
Na pierwszy rzut oka wydaje się, że niemożliwe jest prawidłowe oszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie jakiegokolwiek zadania. Nieco później widać w praktyce, że tak właśnie jest.
Z tego powodu ocena każdego zadania jest rodzajem obrony dyplomowej. Pracownik mówi, ile godzin planuje poświęcić na wdrożenie, a kierownik albo zgadza się, albo prosi o uzasadnienie, dlaczego zajmuje to tak dużo lub tak mało czasu.
Dzieje się tak z tą „ochroną” (jeśli nie jest ona wykonywana na pokaz, a prowadzący rozumie, co robi pracownik) ocena problemu naprawdę ma sens.
Różni ludzie różnie oceniają swoją pracę. Ktoś przecenia poprzeczkę i podnosi kilka zadań, przydzielając każdemu jeden razy mniej czasu, niż musi wydać. Ktoś przeciwnie, jest reasekurowany i poświęca każdemu zadaniu czas na działanie siły wyższej i „na myślenie”.
Dobry lider powinien zadawać właściwe pytania:
- Dlaczego potrzebujesz X godzin na wykonanie tego zadania?
- Przeczytajmy jeszcze raz warunki problemu i definicję jego realizacji. Czy na pewno wszystko dobrze zrozumiałeś i wziąłeś pod uwagę?
- Jeśli wykonujesz takie zadanie po raz pierwszy, czy przeznaczyłeś czas na zaznajomienie się?
I oczywiście zawsze dobrze jest, gdy w firmie jest kilku pracowników wykonujących tego samego rodzaju zadania. Do głowy możesz skupić się na średnim wskaźniku wyliczanym na podstawie ocen pracowników.
Użyj list kontrolnych
Wyobraź sobie, że masz zadanie dla pracownika. A to brzmi mniej więcej tak: „Samodzielnie uruchom taką a taką nową usługę”. Pracownik ma trzy możliwości wykonania takiego zadania:
- Minimum. Oznacza to, że wszystko litera po literze jest formalnym wykonaniem zadania. Usługa została uruchomiona, ale nie ma badań, modeli cenowych, nie wiadomo, kto i co dokładnie będzie robił. Dział sprzedaży i marketingu nie ma informacji, jak i komu je sprzedać.
- Maksymalny. To znaczy podchodzić do zadania energicznie iz wielkim entuzjazmem. Przeprowadź ogromną ilość badań, komunikuj się z innymi firmami na rynku, stwórz kilkanaście modeli cennik, odbyć kilka spotkań w firmie (z kierownictwem, liderami zespołów i osobno z każdym zespołem), przeprowadzić kilka prezentacji dla każdej potencjalnej grupy docelowej.
- Dobrze. Takie podejście znajduje się gdzieś pośrodku między pierwszą a drugą opcją: przeprowadzane jest badanie 5-7 firm w segmencie, przygotowywana jest klarowna koncepcja, powstaje jedna prezentacja lub landing page. Walne zgromadzenie, na którym przekazywane są kluczowe informacje na temat sprzedaży usługi.
Aby pracownik nie robił zbyt mało lub zbyt dużo podczas wykonywania zadania, skorzystaj z listy kontrolnej - numerowanej listy kroków, które należy podjąć, aby osiągnąć wynik. Szczególnie przydatne jest korzystanie z list kontrolnych, jeśli nie masz pewności, że pracownik w 100% rozumie, jak to zrobić zadanie, - na przykład po prostu nie zrobił czegoś takiego wcześniej. Jeśli jesteś zbyt leniwy, aby malować, przygotuj się na opcje numer 1 i numer 2. Skończysz to później, inaczej pracownik poświęci swój czas i zespół na niepotrzebne działania.
Przeczytaj także🧐
- Dlaczego brakuje nam terminów i jak to zatrzymać?
- Jak udani liderzy spędzają dzień
- 8 rzeczy, których musisz się nauczyć, aby być bardziej produktywnym