5 sposobów na poświęcenie czasu na ważne zadania dla tych, którzy pogrążają się w drobiazgach

W pracy dzień po dniu jesteśmy zajęci spotkaniami, raportami, analizowaniem poczty i innymi rzeczami. Nie ma czasu na myślenie, nie mówiąc już o planowaniu lub decydowaniu, co jest naprawdę ważne. I nie chodzi nawet o to, że w ciągu dnia jest kilka godzin, po prostu niepoprawnie rozkładamy czas. Trenerzy kariery Ravi Raman i Melody Wilding opowiedzieli, jak to naprawić.

1. Zrozum, co sprawia, że ​​wypełniasz swój czas obowiązkami.

Kiedy jesteś czymś zajęty przez cały dzień, czujesz się potrzebny i przydatny. Jest to szczególnie ważne w przypadku menedżerów i tych, którzy są przyzwyczajeni do bycia doskonałym uczniem. „Ich poczucie własnej wartości jest silnie powiązane z osiągnięciami i ilością” - mówi Wilding.

Ponadto często mylimy produktywność (zaznaczamy wszystkie rzeczy z listy) z wydajnością (wykonujemy strategicznie ważne zadanie).

A przy ciągle palących się terminach generalnie wydaje się, że myślenie jest niedopuszczalnym luksusem. Dlatego pierwszym krokiem jest zrozumienie, co kryje się za nawykiem bycia zajętym.

Przeanalizuj swoje przekonania o sobie. Pomyśl, jak definiujesz sukces, co sprawia, że ​​czujesz się godny. I nie oceniaj siebie w tym procesie: teraz ważne jest, aby zrozumieć, co cię napędza.

2. Przemyśl swoją rolę i priorytety

Dzisiejszy świat rozwija się w bezprecedensowym tempie. Wpływa to również na organizację firm: pracownicy szybciej awansują po szczeblach kariery, częściej dostają nowe obowiązki. Ale po awansie często nadal pracujemy jak na starym stanowisku. Opieramy się na tym samym sposobie myślenia i nawykach, chociaż nasze obowiązki całkowicie się zmieniły.

Jeśli czujesz, że utknąłeś w miejscu, czas przemyśleć swoją rolę. Na przykład użyj macierzy Eisenhowera. Zgodnie z nim sprawy można podzielić na ważne pilne, ważne niepilne, nieważne pilne i nieważne niepilne.

Najczęściej przeoczamy sprawy ważne, ale niepilne, chociaż to one pomagają nam iść do przodu.

I znajdujemy się w niewoli pilnych, ale nie tak ważnych zadań: analizowania poczty, połączeń, poprawiania błędów. Więc sprawdzaj się od czasu do czasu. Zobacz, ile wydajesz na ważne, niepilne sprawy i czy nie jesteś zbyt pochłonięty drobiazgami.

3. Narysuj granice

Aby znaleźć czas na te najważniejsze rzeczy, zaplanuj swój dzień w nowy sposób. Upewnij się, że kontrolujesz swój harmonogram, a nie inne osoby. Wiele osób rozpoczyna tydzień od pustego kalendarza, a następnie na prośbę innych dodaje do niego terminy i spotkania. W rezultacie ich własne priorytety schodzą na dalszy plan.

Odrzuć to podejście. Zaznacz z wyprzedzeniem przedziały czasowe, które poświęcisz na ważne cele, a dopiero potem zaplanuj resztę. Nie zastanawiaj się, co jest ważne dla Twojego rozwoju w czasie wolnym między innymi obowiązkami. Poświęć na to czas, kiedy dajesz z siebie wszystko lub na pewno nie będziesz się rozpraszać.

4. Naucz się odmawiać

Przyjrzyj się dobrze swojemu plikowi Lista rzeczy do zrobienia. Jest prawdopodobne, że niektóre zadania można porzucić, odłożyć w czasie, a inne ograniczyć. Pozwoli to zaoszczędzić dodatkowy czas.

Postaraj się także pozbyć niepotrzebnych spotkań. Nie zadowalaj się nimi, chyba że twoja obecność jest naprawdę koniecznością.

Najczęściej spotkanie można zastąpić pisemną wiadomością, a pomysły omawia się we wspólnym dokumencie.

Zanim zaczniesz, zadaj sobie pytanie, co sprawiłoby, że dzisiejszy dzień byłby naprawdę fajny. Jest mało prawdopodobne, że jest to sprawdzenie pięćdziesięciu zgromadzonych wiadomości.

5. Zadawaj odważne pytania

Po zwolnieniu czasu w kalendarzu nadszedł czas, aby z niego skorzystać. Zapomnij o planach na bieżący tydzień lub o tym, co powiesz na spotkaniu z szefem. Pomyśl o ważnych pytaniach, których zwykle unikasz.

• Kim możemy zostać jako firma?
• Do czego dążymy jako zespół?
• Co pomogłoby nam się rozwinąć?
• Jaka jest moja rola?

Takie pytania pomagają nam wymyślić kreatywne rozwiązania, których nie widzimy w naszym zwykłym harmonogramie pracy. Po otrzymaniu odpowiedzi zapisz je i trzymaj w widocznym miejscu. Wykonuj to ćwiczenie regularnie, aby nie zapomnieć o wielkich celach.