7 wskazówek, które pomogą przetrwać przedsiębiorcom
Wskazówki Produktywność / / January 02, 2021
1. Podziel pracę na osobne etapy
Procesy biznesowe są ciągłe, regularne i jednorazowe, mają dużą skalę i są dość krótkie. Ale każdy z nich można podzielić na etapy lub iteracje.
Który dokładnie zależy od specyfiki Twojej firmy. Najbardziej uniwersalne podejście może wyglądać następująco: „Przygotuj” - „Wykonaj” - „Monitoruj wyniki” - „Opinie”. Możesz dołączyć krok „Odłóż” w tym łańcuchu i to jest w porządku. Najważniejsze to przedstawić pełny obraz i nie zapominać o umowach i obietnicach.
Techniki zarządzania projektami pomagają w efektywnym planowaniu. Dla małych zespołów i małych firm wygodne są elastyczne metodologie (ta sama metoda Agile). Niektóre z nich mogą Ci pomóc:
- Scrum Jest jednym z najpopularniejszych przykładów realizacji zasad Agile. Wszystkie zadania są gromadzone w backlogu, praca nad projektem jest podzielona na sprinty, dla każdego z których dobierana jest realna ilość zadań z uwzględnieniem złożoności. Podsumowaniem każdego sprintu jest wykonalny produkt, który ciągle się poprawia.
- Kanban to interaktywna mapa zatrudnienia. Może się składać dla siebie lub dla małego zespołu. Potrzebujesz tablicy i naklejek. Tablica podzielona jest na trzy kolumny wskazujące główne etapy: „Do zrobienia”, „Działania” (Czynności), „Gotowe” (Gotowe). Możesz także dodać kolumny dla niepilnych lub niepilnych zadań. Każda część tablicy musi być wypełniona naklejkami, które przenoszą się z kolumny do kolumny podczas pracy.
- Six sigma (6 sigma) to technika, w której projekt jest podzielony na etapy. Każdy etap jest z kolei podzielony na pięć etapów: definicja, pomiar, badania, rozwój i kontrola. Podejście to sprawdza się w tworzeniu oprogramowania i produkcji wszystkich rozmiarów, od szycia po krawiectwo biżuterii.
2. Ustal priorytety i jasne terminy
Rozwiązywanie zadań na bieżąco nie zawsze jest skuteczne i opłacalne. Co więcej, ciągle pojawiają się nowe zadania - a czasem całkiem nagle.
Nie da się uchwycić ogromu, nawet jeśli pracujesz całą dobę iw pełni poświęcasz się swojej ulubionej pracy. Z drugiej strony zawsze istnieje pokusa robienia tego, co chcesz, a resztę wypychania w dalszy róg.
Ty jesteś głównym zasobem swojej firmy. A ten zasób nie jest nieskończony. Wiedza o tym pomoże Ci ustalić priorytety i uczciwie wyznaczyć trudne terminy. Należy pamiętać, że robienie interesów „dla duszy” to luksus. A jeśli twoim celem jest wynik i korzyść, to należy je stawiać na pierwszym miejscu, a nie przyjemność.
Dodane zadania są automatycznie sortowane. Dzięki temu możesz zobaczyć, co należy zrobić dzisiaj, jutro i później, a także które zadania są już zaległe. Sortuj zgłoszenia według daty lub kolejności, w jakiej zostały dodane, i szukaj potrzebnych według słów z opisu.
A jeśli połączysz zadania z klientami i kartami produktów, otrzymasz nie tylko zestaw naklejek elektronicznych, ale wygodny i zrozumiały interaktywny system.
Wypróbuj Workzen
3. Zrób listę rzeczy do zrobienia
Wiele czynności jest powtarzanych regularnie. To na przykład zamawianie i odbieranie towarów, przygotowywanie sklepu do otwarcia, inwentaryzacja, naliczanie wynagrodzeń, telefonowanie do klienta z informacją o postępie prac. Pewnego dnia wszystko zaczyna zajmować zbyt dużo czasu.
Często po prostu nie ma czasu na niektóre zadania, które wydają się nie mieć najwyższego priorytetu. Nie ma czasu na demontaż dokumentów, aktualizację oprogramowania, liczenie stanów magazynowych czy szukanie nowych dostawców. Takie rzeczy gromadzą się i pochłaniają czas, pieniądze i nerwy.
Jest wyjście: po prostu uporządkuj wszystko. Brzmi to prościej niż w rzeczywistości, ale można to zrobić w jeden wieczór. Zrób listę rzeczy do zrobienia w terminarzu lub kalendarzu i napisz przed każdym zadaniem, jak często należy je wykonać i ile czasu to zajmuje.
Proces planowania można zoptymalizować poprzez jego digitalizację. W tym miejscu tablica kanban znów się przydaje, a możesz to zrobić nawet w Arkuszach Google. W kolumnie Do zrobienia uporządkuj zadania w malejącej kolejności według ważności z datami lub utwórz listę dla każdego dnia w osobnych arkuszach. Pomaga to równomiernie rozłożyć obciążenie lub zaplanować zadania na dni, w których jest mniej innej pracy.
Mając taką tabelę, zawsze będziesz świadomy, ile rutynowych zadań zostało już wykonanych i jakie jest Twoje pobieranie. Nawet jeśli nie jesteś w pracy, zawsze możesz otworzyć tablicę zadań z telefonu.
4. Delegat
Jesteś jedynym liderem biznesowym, co oznacza, że Twój czas jest bezcenny. Są zadania, które tylko Ty możesz wykonać. Ale nie ma ich tak wielu, resztę można i należy delegować. Nawet jeśli możesz technicznie samodzielnie naprawić komputer, umyć podłogi lub przyjąć zamówienia, będzie to zbytnio kosztować Twoją firmę.
Stanie się łatwiejsze, jeśli będziesz dokładnie wiedzieć, ile kosztuje godzina. Na przykład Twój miesięczny zysk netto wynosi 100 000 rubli. Dla wygody wyobraźmy sobie, że w miesiącu jest 20 dni roboczych na 8 godzin. Oznacza to, że zarabiasz 625 rubli za godzinę. Teraz porównaj tę kwotę z kosztem pracy sprzątacza, kuriera i innych specjalistów, którym można by było powierzyć kilka pytań.
Zadania, które zdecydowanie warto delegować:
- pracochłonne i nie przynoszące radości;
- wymagające brutalnej siły;
- monotonne i rutynowe.
Co dokładnie można delegować:
- konserwacja sprzętu;
- dostawa, wysyłka, pakowanie;
- księgowość;
- wsparcie prawne;
- zadania jednorazowe, których powtórzenie jest mało prawdopodobne.
Czego lepiej nie delegować:
- podejmowanie ważnych decyzji biznesowych;
- planowanie strategiczne;
- kontrola realizacji ważnych etapów;
- wynajmowanie.
Ostateczna decyzja oczywiście zawsze należy do Ciebie. Wiele zależy od specyfiki branży.
5. Uprość komunikację z klientem
Twoi klienci są Twoimi pracodawcami. Ale często musisz spędzać nad nimi zbyt dużo czasu.
Dzieje się tak z dwóch powodów:
- Początkowo podajesz zbyt mało informacji lub nie możesz od razu odpowiedzieć na wszystkie pytania klienta.
- Masz informacje o klientach w trzech różnych komunikatorach, notatki na smartfonie, notatnik i stos wizytówek.
Aby uzyskać mniej takich samych pytań, zaktualizuj swoją witrynę i sieci społecznościowe, opowiedz nam więcej o swoich produktach i usługach, dodaj zdjęcia i filmy. Stwórz również formularz opinii, aby przygotować się do rozmowy z klientem.
Poziom zaawansowany: zamów czat bota. Będzie mógł automatycznie odpowiadać na wiadomości w komunikatorach internetowych.
Informacje o klientach można łączyć z zadaniami i zamówieniami. Dzięki temu zawsze będziesz w pełni uzbrojony: w Workzen łatwo jest znaleźć dane ludzi, ceny, terminy, towary i dokumenty.
6. Przeanalizuj swoją pracę
Efektywność każdej firmy nie jest stała. Czasami przekraczamy własne oczekiwania, czasami się mylimy. Aby zrobić krok do przodu, warto cofnąć się i przeanalizować, co zostało zrobione, a co nie.
Nawet jeśli pracujesz dla siebie i nikt nie wymaga od ciebie KPI, powinieneś wyznaczyć sobie jasne cele i osiągnąć określone wyniki. Jeśli rzeczywistość nie pokrywa się z oczekiwaniami, musisz zatrzymać się i zrozumieć, co poszło nie tak.
Często wyniki biznesowe spadają bez Twojej winy. Np. Towary nie zostały dostarczone na czas, partner zachorował, a klientów było mniej w czasie wakacji. To nie są twoje błędy, ale następnym razem możesz zminimalizować ryzyko powtórzeń. Na przykład znajdź kilku dostawców, połącz firmę outsourcingową, zamów z wyprzedzeniem reklamy w sieciach społecznościowych.
Najważniejsze, żeby się nie wypalić i nie zawieść w biznesie, który zaczął upadać. Wszystko w twoich rękach. Wyciągnij wnioski, zapisz tysiąc punktów doświadczenia i idź dalej.
7. Zaplanuj swoje wakacje
Odpoczynek jest niezwykle ważny, szczególnie podczas pracy dla siebie. Jeśli poświęcisz się temu, co kochasz, 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, Twoje zasoby nie wystarczą na długo.
Lepszy nie ryzykuj. Zaplanuj wakacje z wyprzedzeniem, weź weekend, pozwól się rozpraszać pracą na wakacjach tylko wtedy, gdy wystąpi poważna siła wyższa.
A jeśli musisz pracować, podczas gdy inni odpoczywają? Lepiej na twojej drodze. Twórz w środy i czwartki dni wolności osobistej i oszczędzaj na podróżach poza sezonem. Nie próbuj pracować, gdy przychód prawdopodobnie nie pokryje kosztów. Lepiej odpocząć i zebrać siły, aby wygrać główną wygraną w szczycie sezonu.
W końcu Twoim celem jest biznes dla zysku, a nie dla samego biznesu. A żeby to osiągnąć, trzeba odpowiednio zaplanować procesy pracy, sukcesywnie optymalizować i usprawniać swój biznes tak, aby w końcu dobrze i dużo odpocząć.