10 zasad przyzwoitości gdy ma do czynienia z e-mail

nowa strona EMAIL CHARTER akcje z nami dziesięć zasad, które można jeszcze zaoszczędzić czas dla wszystkich użytkowników podczas pracy z e-mail, który jest coraz bardziej zatapia nas i przechwytuje cały czas wolny. I wszystko zależy nie tylko od liczby wiadomości, które spada. Często problemem jest to, że ludzie po prostu nie robić proste rzeczy, które można zapisać godzin i lat życia z ludźmi, z którymi pracujesz.

© zdjęcia

Tak, mniej niż 10 punktów / wskazówki w niniejszej Karcie.

1. Szanuj czas odbiorcy

Jest to podstawowa zasada. Jako nadawcy, należy zastanowić się, jak zminimalizować przetwarzanie list. Nawet jeśli trzeba będzie poświęcić więcej czasu na jego twórczości.

2. W skrócie - nie znaczy niegrzeczny

Czy odpowiedź na listach wyraźnie, ale nie rób grafomanstvo Read nie zadziała i jest prawdopodobne, aby nie tylko odbiorcy.

3. wyjaśniać

Zacznij z tematem wiadomości i, jeżeli to możliwe, należy dodać znacznik stanu. [Info], [Akcja], [Nie spiesz] [Dokumenty]... Jeśli list jest więcej niż pięć zdań rozwiń treść listu bez trudnych zakrętów. Unikaj dziwnych czcionek i kolorów.

4. Zadać proste pytania

Jest uważany za złe maniery wstawić cztery akapity tekstu z poprzedniej korespondencji, a pytanie „Kto ma jakieś przemyślenia?” Tak często, wierz mi. Pytanie zadać to lepiej po przeczytaniu swoje CV i ograniczoną liczbę odpowiedzi. Na przykład:

Wysłałem ci umowę. Kiedy jesteś w stanie znak:
a) jutro;
b) w tym tygodniu;
c) wymaga zatwierdzenia.

Więc wykluczyć często długie dyskusje, które mogą być spowodowane tym, że ktoś nic innego do roboty.

5. Ostrożnie z CC:

Nie dodawać kopie listów kilka osób na wszelki wypadek. Pozwoli to na zwiększenie czasu reakcji, jeść dużo czasu i często może uczynić problem nierozwiązywalny. każdy pamięta legendarny korespondencja Pracownicy banku?

6. Nie ciągnąć cały ogon korespondencyjny

Wiele przewlekły korespondencja i rozwijać duże ogony ostatnich listów. Czy ich nie ciągnąć. Wystarczy wyobrazić sobie, że być nowicjuszem w SS kolegą lub partnera. Lepiej zostawić ostatnią odpowiedź i parafrazę 3-4 własnymi słowami ostatniej umowie.

7. Walcz ze zdjęciami

Nie używać obiektów graficznych w podpisie, który wyświetla niektóre programy jako załączniki. Za każdym razem dokonać sprawdzenia, tam nowy załącznik. I nie umieszczać informacje tekstowe do pliku, czy jest możliwe, aby wstawić tekst w liście.

8. Do przyjęcia kodeksów lub MOW NNTR

Dodając do przedmiotu EOM symboli wiadomości (= koniec wiadomości) można powiedzieć, że debata jest zamknięta. NNTR (= Nie trzeba odpowiedzieć) - że odpowiedź nie jest koniecznie. Oszczędza to czas i odbiorcy, a nie dostaniesz kolejny list z pytaniem w stylu: „Tak, jak mi potrzeba?”

9. Odpowiedzi graniczne

Nie jest wymagane, aby odpowiedzieć na każdy list. Zwłaszcza jeśli nie jest bezpośrednio skierowana do ciebie, ale stoisz tylko CC. Nie pisać coś takiego „Dzięki za radę”, „Dzięki za pomoc” czy „Oh, cool” To nie jest prawdziwa komunikacja i tu zasady, główny jeden byt - oszczędność czasu ze sobą.

10. Wyłącza!

Wszyscy zgodzili się spędzać mniej czasu na e-mail, wszyscy chcemy, aby otrzymać mniej e-maili. Spróbuj zarezerwować pół dnia i doprowadzić ją do kolegów, że nie będą musieli e-mail. Albo zrobić to regułą spędzić weekend bez e-mail. I niech automatycznej sekretarce w weekend link do tego posta.

Podpisać Kartę mogą być tutaj.