Tajemnice biznesowej adresem e-mail korespondencji
Work And Study / / December 25, 2019
Czym jest e-mail? W dzisiejszym świecie biznesu, to jest:
- Twoja twarz. To poprzez e-mail, można tworzyć pozytywny wizerunek w oczach kontrahenta lub zepsuć pierwsze wrażenie.
- Twoje narzędzie pracy. Wiele komunikacji ze światem zewnętrznym odbywa się drogą elektroniczną. Tak dobra w posiadanie instrumentu, można uprościć swoje życie Wielka.
- Potężny roztargnienie. Poza świat próbuje cię dosięgnąć, aby rozpraszać i wprowadzać w błąd Astray za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Z tych pozycji i przyjrzeć się pracy z pocztą elektroniczną. Zacznijmy od prostego.
litery dekoracji
Używam Mozilla Thunderbird klienta e-mail, więc będę rozmawiać z jego przykładem. Utwórz nowy list i przejść od góry do dołu listy pól.
Coma. Kopia. BCC
Może ktoś nie wie, ale „Do” w Mozilli można zmienić na „CC” lub „UDW”.
- kogo: Zapis główny cel lub kilku odbiorców oddzielone średnikami.
- kopia: Zapis na który powinien przeczytać ten list, ale z którymi nie należy się spodziewać reakcji.
- BCC: Zapis na który powinien przeczytać ten list, ale musi pozostać anonimowy dla reszty odbiorców. Szczególnie odpowiednie do wykorzystania do masowych wysyłek listów biznesowych, takich jak powiadomienia.
źle w masowej dystrybucji, aby określić odbiorców przez pola „Kopiuj” lub „”. Kilka razy w roku otrzymuję listy, w których odbiorcami 50-90 wymienione w „Kopiuj”. Jest to naruszenie prywatności. Nie wszystkich odbiorców muszą wiedzieć, kto jeszcze pracujesz na podobny temat. Dobrze, jeśli jest obeznany ze sobą ludzi. A jeśli na liście firm konkurencyjnych, które nie wiedzą o sobie nawzajem? Co najmniej jeden musi być przygotowany na dodatkowe wyjaśnienia, a maksimum - koniec współpracy z jednym z nich. Nie bądź taki.
poprawnie mass mailing wysyłany do swojej nazwy, a wszyscy odbiorcy umieścić w polu „ukryć kopię.”
przedmiot
Znaczenie temacie jest często napisane (czasem rozsądnie) w swoich blogów korporacyjnych profesjonalne usługi wysyłek. Ale tam często jest mowa o sprzedaży listów, w których temacie rozwiązuje problem «email należy otworzyć„.
Będziemy omawiać również codzienną korespondencję służbową. Oto wątek rozwiązuje problem „listu i jego autor powinien być łatwy do zidentyfikowania, a następnie znaleźć.” A swoją pracowitość, aby wrócić do Ciebie w postaci karma liczne listy z odpowiedzią, tylko z prefiksów re: lub FWDWśród których będą musieli znaleźć odpowiedni list w tej sprawie.
Dwadzieścia listów - to ilość jednodniowej korespondencji kierownictwa średniego szczebla. Na Przedsiębiorcy i właściciele firm nie mówią, mają szereg liter jest czasami przewyższa 200 i więcej dziennie. Dlatego jeszcze raz: nie wysyłać e-maile z pustego tematu.
Tak, jak prawidłowo sformułować temacie?
Jesteśmy w jego „niebie” jest zalecany dla zewnętrznych literami napisać w temacie: „Heaven
Błąd numer 1: Tylko nazwa firmy w temacie. Na przykład, „Niebo” i wszystko. Po pierwsze, na pewno jesteś jednym z firmy komunikują się z kontrahentem. Po drugie, nie ma sensu temat, nie przyczynia się, ponieważ nazwa firmy, a więc widać od adresu. Po trzecie, zgadywać, jak będzie wyglądać własną skrzynkę z tym podejściem do komunikacji? Tak.
Wygodnie jest patrzeć na takie tematy?
Błąd numer 2: Jaskrawy tytuł marketingu. To wspaniałe, jeśli wiesz, jak pisać takich gazet. To właśnie, czy użycie jest odpowiedni do tych umiejętności w korespondencji biznesowej? Pamiętaj cel temacie biznesu: nie sprzedajemy i zapewnić identyfikację i wyszukiwania.
źle | poprawnie |
Rzeczy kupić osie w rozsądnej cenie! | Oferta handlowa na dostawę osiach |
Musimy się spieszyć, aby skonsultować zainteresowanie! Rodion jest w drodze! | Zharmonizowanie interesów sprawdzanie akt z Alyona Iwanowny |
UWAGA! Porfiry Pietrowicz rozwiązać tajemnicę Raskolnikowa i rozwiązać nasze problemy | Propozycja konsultanta: odliczenie psychologiczny |
»
Tekst listu
Istnieje wiele przewodników na pisanie tekstów dla różnych okazjach. Na przykład, wiele przydatnych informacji na Maxim Ilyahova, Alexander Amzin i innych mistrzów słowa. Radzę czytać swoje artykuły przynajmniej do zwiększenia ogólnej świadomości i poprawy ogólnej styl pisania.
W trakcie pisania liter, musimy konsekwentnie zrobić kilka decyzji.
dzięki uprzejmości pytanie. Na początku listu mogą być rozmyte w uprzejmości lub uczucia w duchu: „Mój drogi Rodia, dla dwóch nieco ponad miesiąc, a ja nie rozmawiałem z was na piśmie, z którego była cierpienie, a nawet drugą noc nie spałem, Mam na myśli ". Bardzo uprzejmy i bardzo kosztowne, zarówno w czasie, pisząc ten wpis, aw czasie osoba na jego czytania. Korespondencja po działalności, pamiętasz? Pisanie listu nie konkurs, a nie matka i służbową korespondencję wykonania Raskolnikowa.
Szanujemy czas i odbiorcy!
Reprezentują i przypominają okoliczności miłości ma sens tylko w pierwszym komunikacie przesłanym po spotkaniu ulotnej na wystawie. Jeśli jest to kontynuacja współpracy lub bieżącej korespondencji, w pierwszym piśmie w dniu piśmie: „Hello, John” w sekundę później: „John ...”.
apelacja. Zawsze byłem zaniepokojony z pytaniem, do kogo się zwrócić w piśmie, jeżeli liczba odbiorców. Niedawno napisałem list, skierowany do trzech dziewcząt o nazwie Anna. Nie wątpiąc, napisałem: „Drogi Anna” nie wzrosła. Ale szczęście nie zawsze.
Co jeżeli odbiorca trzech, czy nawet siedmiu, a nie posiadają one taką samą nazwę? Można wymienić nazwy: „Dzień dobry, Rodion, Pulcheria, Awdotio i Petr Pietrowicz.” Ale to jest długa i wymaga czasu. Jest możliwe, aby napisać: „Szanowni Państwo”.
Ja dla siebie wykorzystać regułę stosuje się nazwę tego, który stoi w polu „Do”. I do tych, którzy są w kopii nie stosuje się w ogóle. Jest to zazwyczaj w tym samym czasie pozwala na zdefiniowanie bardziej dokładnie jeden (!) List do adresata i cel tego listu.
cytat. Często korespondencja jest rozmowa z pytaniami i odpowiedziami - innymi słowy, dialogu. Dobra praktyka, aby nie usuwać historię korespondencji i napisać odpowiedź na szczycie cytowanym tekście tym, wracając do tej korespondencji w ciągu tygodnia, to było łatwe do odczytania dialogu od góry do dołu w datę malejącym.
Z jakiegoś powodu, ustawienie domyślne w Mozilli powinna „Ustaw kursor po tekście cyt.” Polecam go zmienić menu «Narzędzia» → «Ustawienia konta» → «Przygotowanie i adresowania.” Powinno być tak.
Celem listu. Litery biznesowe są dwojakiego rodzaju:
- kiedy tylko poinformować rozmówcę (np sprawozdanie z prac wykonanych w ciągu ostatniego miesiąca);
- i kiedy chcemy coś z rozmówcą. Na przykład, zgodził się na załączonej faktury do zapłaty.
Co do zasady, zachęcać liter wiele razy więcej niż zgłaszany. Jeśli chcemy osiągnąć coś od źródła, to jest bardzo ważne, aby powiedzieć o tym w liście w postaci zwykłego tekstu. Wezwanie do działania powinno towarzyszyć wiadomości w imieniu i przejść ostatnie zdanie w liście.
źle„Porfiry Pietrowicz, wiem kto wyciąć starej damy.”
poprawnie„Porfiry Pietrowicz, że wycięte staruszkę, proszę przyjąć moje aresztowanie w sprawie środków zmęczonych cierpieć!”.
Dlaczego korespondent koniecznością, aby myśleć, co zrobić z tym listem? Po tym wszystkim, może to potrwać i zła decyzja.
tekst podpis. To musi być. Szczególnie wszyscy klienci e-mail pozwalają dostosować podpis autosubstitution np klasyczny „Z poważaniem ...”. W Mozilli to odbywa się w menu «Narzędzia» → «Ustawienia konta„.
Pisać czy nie pisać kontakty w podpis - prywatna sprawa. Ale jeśli są w jakiś sposób związane ze sprzedażą - to obowiązkowy pisać. Nawet jeśli transakcja nie odbędzie się na podstawie komunikatu w przyszłości, można łatwo znaleźć na kontakty z podpisem.
Wreszcie kolejnym elementem treści wiadomości dla tych badanych, którzy nie lubią (nie może, nie chce, nie ma czasu) odpowiadanie na e-maile. Wskazać w treści wiadomości domyślnie. Na przykład, „Porfiry Pietrowicz, jeśli nie przyjdzie do mnie aresztować przed 12:00 piątek, uważam się być ułaskawiony”. Oczywiście, termin musi być prawdziwe (nie jest to konieczne, aby wysłać tekst przykład w piątek o 11:50). Odbiorca musi być w stanie fizycznie przeczytać i zdecydować za list. Ten „default” zwalnia Cię z odpowiedzialności za brak reakcji rozmówcy. Jak zawsze, do stosowania tego układu należy podchodzić w sposób inteligentny. Jeśli dana osoba jest na czas i regularnie odpowiada na e-maile, to jest to ultimatum, jeśli nie im zaszkodzić, trochę naciągnąć lub doprowadzić do decyzji nie odpowiadać na pismo w tej chwili, i sprawiają, że czekać do piątku.
Załączniki
Litery często z załącznikami: CV, propozycji biznesowych, kosztorysy, rysunki, zeskanowane dokumenty - to bardzo przydatne narzędzie, a w tym samym czasie źródłowych popularnych błędów.
błąd: Ogromna ilość inwestycji. Litery pochodzą często z załącznikami do 20 MB. Co do zasady, to skanuje co niektóre dokumenty w formacie TIFF o rozdzielczości 600 dpi. W wysłanym korespondent prawie na pewno powiesić na kilka minut w daremnej próbie pobrania podgląd załączników. I broń Boże try odbiorcę do przeczytania tego listu w telefonie ...
Osobiście natychmiast usunąć takie wiadomości. Nie chcesz, żeby Twój list ukazał się w koszu przed przeczytaniem? Sprawdź rozmiar załącznika. Zaleca się, że nie więcej niż 3 MB być.
Co zrobić, jeśli więcej niż?
- Spróbuj ustawić skaner do innego formatu i rozdzielczości. Na przykład w formacie PDF lub 300dpi skanów uzyskano dość czytelny.
- Pomyśl o program taki jak archiwizatora WinRar lub 7zip. Niektóre formaty kompresji bardzo dobrze.
- Co jeśli ogromne przywiązanie i kompresji nie działa? Na przykład, prawie pusta baza rachunkowości waży 900 MB. Przyjść z pomocą informacji w chmurze: Dropbox, Google Drive, i tym podobne. Niektóre usługi, takie jak Mail.ru. automatycznie konwertować ogromną inwestycję w odniesieniu do chmurze. Ale wolę zarządzania własną informacji przechowywanych w chmurze, więc automatyzacja Mail.ru. nie mile widziane.
I jeszcze jedno zalecenie nie jest całkiem jasne, o inwestycjach - ich nazwa. Powinno być zrozumiałe i możliwe do przyjęcia przez adresata. Raz jesteśmy w spółce przygotowano ofertę imię... Niech to będzie Fiodor Dostojewski. Otrzymałem list od kierownika projektu do zatwierdzenia przez CP i przywiązanie był plik o nazwie „DlyaFedi.docx”. Z menedżerem, wysłał mnie do tego, dialog podobny do następującego:
- Drogi Menedżer, jesteś osobiście skłonny podejść do tego szanowanego człowieka i nazwać go w twarz Fedor?
- Po tym, szanowana jako osoba, to wszystko przez mojego imienia nazwie.
- Dlaczego jesteś załącznik o nazwie „DlyaFedi”? Gdybym teraz wyśle do niego, myślisz kupi nasze osie w tej instrukcji?
- Idę następnie zmień nazwę ...
Dlaczego gotować bombę zegarową - potencjalną awarię klienckiego - albo utwórz własne dodatkowej pracy przez zmianę nazwy pliku? Dlaczego nie od razu wymienić załącznik jest poprawna: „DlyaFodoraMihaylovicha.docx” albo jeszcze lepiej - „KP_Nebo_Topory.docx”.
Tak więc, z e-mail jako „twarz” jest mniej lub bardziej uporządkowane. Chodźmy na ruch do przeglądu e-mail jako narzędzia efektywnej pracy i mówić o tym rozpraszać komponent.
Praca z listami
E-mail - jest potężnym roztargnienie. Jak w przypadku każdego rozproszenia, poczta musi być zwalczane przez zaostrzenie przepisów i harmonogram realizacji.
Na minimum, trzeba wyłączyć wszystkie powiadomienia o nadejściu nowej poczty. Jeśli klient poczty elektronicznej jest domyślnie skonfigurowany, będziesz informowany i sygnał dźwiękowy i zamrugał ikona obok zegara i pokaże podgląd listu. Krótko mówiąc, zrobić wszystko, aby pierwsza łza cię od ciężkiej pracy, a następnie zanurzyć się w otchłań nieprzeczytanych e-maili i nieodwiedzonych mailingów - minus godzinę lub dwie życia.
Ktoś potężna siła woli pozwala nie być rozproszony przez notyfikacji, a zwykli ludzie to lepiej nie kusić losu i je wyłączyć. W Mozillla Thunderbird odbywa się poprzez menu «Narzędzia» → «Ustawienia» → «podstawowe» → «Kiedy nowe wiadomości„.
Jeśli nie ma żadnych powiadomień, jak zrozumieć, że jest to pismo?
Bardzo proste. Ty sam, świadomie uchylenie czasu do analizowania wiadomości e-mail, otwórz klienta poczty i zobaczyć wszystkie nieprzeczytane wiadomości. Można to zrobić dwa razy dziennie, na przykład w porze lunchu i wieczorem lub podczas przestojów, powiedzmy, w korkach.
Ludzie często pytają, jak czas reakcji i pilnych listów? Odpowiedź brzmi: nie masz pilnych listów na poczcie. Chyba że pracujesz w dziale obsługi klienta (w tym dziale harmonogram pracy przez e-mail).
Jeśli istnieją pilne litery, nadawca powiadomi Cię za pośrednictwem innych kanałów - telefon, SMS, Skype. Wtedy świadomie zejść w kliencie poczty i traktować pilną wiadomość. Wszystkie guru zarządzania czasem (na przykład, Gleb Archanioła z jego „Getting Things Done”) deklaruje standardową odpowiedź pocztą elektroniczną w ciągu 24 godzin. Jest to zwykła zasada etykiety - nie czekaj o odpowiedziach rozmówca błyskawicznych za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jeśli istnieje pilna list powiadamiania w szybkim kanałów komunikacyjnych.
Tak, mamy wyłączone powiadomienia o włączeniu poczty e-mail klienta na harmonogramie.
Co zrobić, kiedy poszliśmy do urzędu pocztowego, a nie działania pod tytułem „rozpoznać” e-mail? Gdzie jest początek i koniec tej pracy?
Słyszałem wiele o systemie zerowej skrzynki odbiorczej, ale niestety, nie spotkałem jedną osobę jej stosowania. Trzeba było wynaleźć rower. Artykuły na ten temat mają do Layfhakere. Na przykład, "zerowy przychodzące». Poniżej będę mówić o systemie zerowej skrzynki w mojej interpretacji. Byłbym wdzięczny, gdyby GTD guru wskazał w komentarze, uzupełnienia lub poprawy systemu opisanego.
Ważne jest, aby zrozumieć i zaakceptować, że e-mail - nie jest to harmonogram zadań i archiwum dla Twojej firmy. Dlatego folder „Odebrane” zawsze powinna być pusta. Jeśli przyjdziesz do egzaminu w cenie, nie zatrzymują się i nie być rozproszony bez względu na to, aż to opróżnić folder.
Co zrobić z spam w skrzynce odbiorczej? Musimy przejść kolejno dla każdej litery i usuń go. Tak, po prostu zaznacz go i kliknij Delete na klawiaturze. Jeśli nie można zmusić, aby usunąć literę, trzeba będzie zdecydować, co z nim zrobić.
- Można go odebrać w ciągu trzech minut? Czy muszę go odebrać? Tak, mamy, a odpowiedź będzie nie więcej niż trzy minuty wziąć, a następnie natychmiast reagować.
- Zaspokoić potrzeby, ale przygotowania odpowiedź trwa dłużej niż trzy minuty. W przypadku korzystania z harmonogramu zadań, co pozwala na konwersję e-maile na zadania, Turn-mail do zadania i zapomnieć na chwilę o nim. Na przykład, używam absolutnie wspaniałe usługi Doit.im. To pozwala na tworzenie prywatnego e-mail: przekazał mu list, a to staje się problemem. Ale jeśli nie masz harmonogram zadań, list transferu do podfolderu „0_Vypolnit”.
- Po szybkiej odpowiedzi na pismo, przekształcając go w zadaniu lub proste badanie jest konieczne zdecydować, co zrobić z tym komunikatem na: usuwanie lub wyślij do folderu określonego przez długi przechowywanie.
Oto niektóre foldery do długotrwałego przechowywania, co mam.
- 0_Vypolnit. Mam folder nie istnieje, ale jeśli nie masz harmonogram, po raz kolejny, tutaj można dodać litery, wymagające szczegółowej analizy. Folder ten musi również być regularnie czyszczone, ale z zamyślonym podejścia w specjalnie wyznaczonym czasie na nią.
- 1_Sprav. Oto kładę list z informacją tła: powitalne maile z logowań z różnych usług internetowych, bilety na następny lot, i tak dalej.
- 2_Proekty. Zawiera ona archiwum korespondencji partnerów i projekty, które mają aktualną relację. Oczywiście, dla każdego projektu lub partnera likwidacji osobnego folderu. Partnerem Folder I złóż nas nie tylko swoich pracowników, ale również listy od pracowników „Heaven”, związany z tym partnerem. Jest to bardzo wygodne: jeśli to konieczne, cała korespondencja w ramach projektu pod ręką w kilka kliknięć.
- 3_Muzey. Jestem tutaj, aby wziąć prysznic te listy i usunąć litości, a ich zalety są oczywiste. Również tutaj migrować foldery z zamkniętym projektem „2_Proekty”. W skrócie, „Muzeum” przechowywane pierwszych kandydatów do usunięcia.
- 4_Dokumenty. Istnieją litery z próbek elektronicznych dokumentów, które mogą być przydatne w przyszłości do działu księgowości, na przykład, działa od uzgodnień z klientami bilety na wycieczkę. Folder w dużej mierze pokrywa się z folderami „2_Proekty” i „1_Sprav”, ale posiada informacje księgowe, jak w „2_Proekty” Folder - zarządzanie. W "4_Dokumenty" - Dead informacji i "2_Proekty" - Live.
- 5_Znaniya. Oto kładę tylko naprawdę użyteczną listę mailingową do którego chce się wracać w czasie wdechu lub szukać rozwiązań.
Istnieją inne ustawienia w kliencie poczty, ważnych dla tego systemu. Po pierwsze, w Thunderbird domyślnym jest zaznaczone „wiadomość Mark czytać.” Wolę robić to świadomie, więc off pudełku! Aby to zrobić, przejdź do menu «Narzędzia» → «Ustawienia» → «zaawansowane» → «Czytanie i wyświetlanie„.
Po drugie, stosowanie filtry. Kiedyś aktywnie stosować filtry na adres nadawcy wiadomości e-mail automatycznie przekazywać do odpowiednich folderów. Na przykład litery prawnika przeniesione do folderu „Lawyer”. Porzuciłem to podejście z kilku powodów. Pierwszym z nich jest list od prawnika w 99% przypadków związanych z każdym projektem lub partnera, a zatem uzależnione od ruchu w tym folderze lub partnera projektu. Po drugie, postanowiłem dodać świadomości. Musisz zdecydować, gdzie przechowywać konkretny list, i szukać nieleczonych łatwiej jest po prostu jednym miejscu stanowisk - w skrzynce odbiorczej. Teraz filtr jest używany tylko do folderów zdalnych regularnych automatycznych komunikatów z różnych systemów, czyli liter, które nie wymagają mnie do podejmowania decyzji. Filtry w Mozilla Thunderbird są konfigurowane w menu filtry «Narzędzia» → «Message”.
Tak więc, z właściwym podejściem do e-mail powinien iść od 10 do 60 minut dziennie, w zależności od ilości korespondencji.
Aha, i jeszcze jedno. Już wyłączone powiadomienia o nadejściu nowych wiadomości? ;)