Jak nie dala zastraszania klientów i partnerów: złe nawyki podczas pisania e-maili

W pracy, wiele osób dosłownie zaatakowany przez ogromną liczbę z adresem e-mail wiadomości, które niekoniecznie muszą być wysłuchane. Oczywiście, to jest bardzo trudne do radzenia sobie z ilością zadań i zrobić to poprawnie. Niemniej jednak istnieją poważne błędy, które naprawdę należy unikać.

Nauczyć się podstawowych zasad etykiety pisanie e-maili nie trzeba tworzyć swoje listy obrócone do arcydzieł literackich. Jest całkowicie bezużyteczne. Ale czy można pozbyć się nawyków, które wskazują na brak profesjonalizmu, firma pójdzie znacznie bardziej skutecznie.

Co poważne błędy podczas pisania wiadomości e-są najczęściej?

1. Abuse oznaczony „Pilne”

Jeśli zachowuje się jak chłopiec w przypowieści, który wołał „Wilk! Wilki! „I umieścić wszystkie litery w wierszu oznaczone jako” pilne”, bardzo szybko tracą odbiorców cię poważnie. Kiedy naprawdę będzie potrzebował natychmiastowej odpowiedzi, nikt nie będzie zwracać uwagę na ten znak.

2. nadmierne nieformalny

Wybór sposobów komunikacji zależy od jakości relacji między tobą a inną osobą. Nadmierne nieformalny pokazuje brak profesjonalizmu.

Bądź ostrożny do znaków użycie wykrzykników, Smiley, wyboru koloru tekstu, czcionek fantazyjne slangu internetowego i skrótów. Oni po prostu nie pomoże Ci stworzyć wizerunek doświadczonego pracownika.

Również zwrócić uwagę na fakt, że niektórzy ludzie nie rozumieją akronimów. Szczególnie starannie wybrać ton komunikacji z cudzoziemcami i członkowie innych pokoleń.

Pamiętaj: list biznesu To powinno być łatwe do odczytania. Aby to zrobić, należy użyć czcionką Arial, Calibri lub Times New Roman, ustawić rozmiar 10 lub 12 sztuk. Jeśli chodzi o kolor, to najlepiej zatrzymać się w czerni.

3. Zbyt zimna tonu komunikacji

Jednocześnie, odbiorca nie powinien czuć, że komunikuje się z robotem. Niektóre litery wyglądają jak prawdziwi ludzie jakby w rzeczywistości jest to maszyna odpowiadając na wiadomość.

Jeśli list jest postrzegane swoją osobowość, twój entuzjazm pomogą kształtować odbiorcę pozytywnie postrzega Cię jako partnera do rozmów biznesowych. Najważniejsze - nie przesadzaj.

4. Nadużywanie funkcji „Odpowiedz wszystkim”

Wiadomości e-mail nie są przeznaczone, aby włączyć je do przytulnej chatik. Jeśli odpowiadasz na wiadomość, która jest przekazywana do grupy ludzi, zanim naciśnięciu „wyślij wszystko”, upewnij się, że odpowiedź jest naprawdę interesujące i niezbędne do każdej grupy.

5. Przenieść posta bez zgody nadawcy

Jest to co najmniej irytujące. I może znacznie osłabić wiarygodność.

Bez względu na to, co wysłać. Możesz wysłać wiadomość do klienta swojego szefa, który odnosi się do klienta. Albo nie można oprzeć się pokusie, aby włączyć w łańcuchu odbiorców listu zawierającego informacje osobiste, jego kolega. W każdym razie, nie powinieneś tego robić bez zgody nadawcy.

6. Wysyłanie ukryte kopie listów

Kiedy wysłać komuś ukrytą kopię listu na interlokutora myśl: „i kto jeszcze wysłana kopia” To powoduje nieufność i rodzi poczucie, że coś ukrywasz.

Jeśli chcesz wysłać list do kogoś, kto nie powinien być obecny w łańcuchu chmielu, wystarczy skopiować i wkleić tekst do nowej oddzielnej wiadomości.

7. Prawidłowe sformułowanie tematu

Jeśli pole „Temat” wpiszesz coś w stylu „To ja”, „Dzień dobry” albo „Dla twojej informacji”, to nie daje odbiorcy pojęcia o treści pisma. W rezultacie, jest prawdopodobne, że wiadomość nie będzie nawet czytać.

Jeśli zachowanie korespondencja biznesowa, Temat Pana listu powinien być krótki, pojemny i dokładne. Jeśli odbiorca od razu zrozumieć, co piszesz go, to prawdopodobnie będzie on odczytać wiadomość i odpowiedzieć na nią szybciej.

8. Nadużywanie wiadomości osobistych

Żarty, wzruszające historie i motywacyjne cytaty pochodzą czasami bardzo nie na miejscu. Ale w dużych ilościach, szybko opona odbiorcy. Nie bez znaczenia bombardują skrzynki pocztowe wiadomość do kolegi, nawet jeśli robisz to z najlepszymi intencjami. Prędzej czy później, odbiorcy będą po prostu usunąć te wiadomości bez ich czytania.

9. afront

Nie ulec pokusie, aby wyrazić w piśmie do sprawiedliwego gniewu w kierunku miejsca przeznaczenia, nawet jeśli zasłużył takiej reakcji. Nawet jeśli czekasz na swojej działce na kilka miesięcy. Tylko nie rób tego. Ludzie zawsze będą pamiętać niegrzeczny, i to jest szkodliwe dla wizerunku firmy.

Zamiast napisać wiadomość, że idziesz do wysłania gniewną odbiorcę i pozostawić ją na kilka dni w folderze „Robocze”. Następnie edytować je i usunąć wszystkie obraźliwy język. Dzięki czemu będą w stanie wykazać ich profesjonalizm.

10. zażyłość

Jeśli znasz bardzo dobrze odbiorcę wiadomości, a czasami można sobie pozwolić na jakieś fajne komplementy. Ale jeśli jest to twój partner biznesowy lub klient, zapisz grzecznie powściągliwy ton komunikacji. Zakończenie liter takich jak „Do zobaczenia wkrótce!” W tym przypadku byłoby niewłaściwe.

11. Zastosowanie absurdalnej adres e-mail

Plisowany, wulgarnych lub jawnie adresy śmieszne przyciągnie uwagę odbiorców negatywny. Jeśli po prostu nie może część z jego skrzynki [email protected], potem przewinął dla korespondencji biznesowej odrębnym rachunku.

12. Duża ilość literówek

Wysyłanie wiadomości z telefonu, nie zwalnia Cię z obowiązku sprawdzić pocztę na błędy. Jeśli robisz więcej niż jedną literówkę w piśmie, nie pokazują się z jak najlepszej strony. Jeśli chcesz wysłać wiadomość w podróży, ważne jest, aby dokładnie zapoznać przed wysłaniem.

13. Wysyłanie wiadomości wcześnie rano

Czasami, kiedy wstać wcześnie i czuję się dość produktywny, Jesteś skłonny do czynienia z szybko korespondencji biznesowej. Jednak większość odbiorców zwrócił uwagę na czas wysłania listu. Jeśli wysyłasz wiadomość do trzeciej nad ranem, to w najlepszym razie będzie rozważyć pracoholikiem, a co gorsza - nie do końca zdrowe.

Jeśli inspiracji noc wyszukiwane przez Ciebie, po prostu zapisać jako projekcie listu i wysłać go do godzin pracy.

14. Sporządzanie zbyt długie listy

Większość ludzi po prostu przeglądać wiadomości, które nie dostają chwyt w tekście. Należy o tym pamiętać podczas pisania listu. Duże bloki tekstu sprawiają, że trudne do odczytania, więc podzielić wiadomość do małych punktach.

Użyj list. Będą uczynić wiadomość jeszcze bardziej czytelny. Ponadto można wybrać Najważniejszą częścią komunikatu kursywą lub pogrubioną czcionką.

---

Uniknąć opisanych błędów, a następnie można stworzyć dobre wrażenie o sobie, co z pewnością przyczyni się do swojej kariery.