Leo Babauta: moje 10 przyzwyczajenia do pracy z pocztą elektroniczną
Work And Study Produktywność / / December 23, 2019
© zdjęcia
E-mail może być doskonałym narzędziem pracy, a może stać się irytujące źródło kunktatorstwo, i to tylko w jaki sposób należy go używać. Był czas, kiedy ogłosił całkowite bankructwo e-mail, a teraz mogę sprawdzić to codziennie 2-3 razy dziennie, ale to mija szybko i sprawnie.
I opracowali kilka nawyków, które mi pomóc w pracy z pocztą elektroniczną jest bardzo skuteczny i lepiej skupić się na innych ważnych prac. I powiem wam szczerze, w końcu, moja skrzynka odbiorcza jest pusta, i jest to wspaniałe uczucie. Będę w tym artykule 10 swoich nawyków. To nie znaczy, trzeba ślepo je, po prostu chcę pokazać mój sposób, a na jej podstawie, można położyć. Tak, tu są zwyczaje, że praca dla mnie:
Rzadziej spojrzeć w mailu
Nie trzymać okno otwarte przez cały dzień pocztę. I wygląd w niej rzadko. Doszedłem do wniosku, że jeśli moja skrzynka odbiorcza zgromadzić 20-30 liter, to świat nie zawali, w tym samym czasie, jest to liczba będę łatwy do szybkiego procesu. Ostrzeżenie! Mówię „proces”, a nie „czytać”. I otworzyć folder „Odebrane” do rozproszenia na inne wiadomości w folderach, aby ich nie czytać i natychmiast opuścić.
foldery Rozproszenie
Otwieram pocztę i zacząć podejmować decyzje szybko: usunąć lub archiwum, czytać i odpowiadać natychmiast (jeśli trwa mniej niż 2 minuty) lub archiwum, wyślij szybkiej odpowiedzi, a następnie z powrotem, dodaj do mojej listy rzeczy do zrobienia, aby zrobić to później (znak z gwiazdką, a następnie archiwum). W każdym przypadku, w niczym skrzynki odbiorczej powinno pozostać.
Natychmiast dodać wszystko do kalendarza
Jeśli list przychodzi do mnie jakieś dane, o których muszę pamiętać, kiedyś sprowadzę je do kalendarza. Prywatne spotkania lub rozmowy na Skype, szkolenia lub coś, co powinno pamiętam tylko tydzień - wszystko jest natychmiast wysyłany do kalendarza. Teraz to jest mój najlepszy nawyk doprowadza do automatyzmu, a dzięki niej, rzadko o coś do zapamiętania.
Use „skróty”
I korzystać z Gmaila, który zapewnia możliwość korzystania z wielu skrótów klawiaturowych dla poczty. Właściwie, to tylko trwało kilka minut, aby się ich nauczyć, a następnie pamięć mięśni pamięta klucze.
Są to „Skróty”, które używam:
«Gi» - aby powrócić do skrzynki odbiorczej;
«E» - archiwum;
"#" - usunięcie;
„C” - utworzyć nową wiadomość;
«R» - odpowiedź;
«F» - do przodu;
«A» - odpowiedź na wszystko;
«G» - przejdź do oznaczonego;
«Powrót + Tab» - podczas tworzenia wiadomości, więc po prostu wysłać go z powrotem do góry.
Używam również ustawienie, gdy po usunięciu lub archiwizacji e-maili, to automatycznie przejdzie do następnego bez powrotu do skrzynki odbiorczej, to pozwala szybko przenieść się raporty.
Pisać krótkie listy
Moja odpowiedź na pismo jest zwykle 1-3 zdania. Rzadko zdarza mi się pisać listy dłużej niż 5 zdań. A żeby być dobrym powodem. Gdybym naprawdę trzeba pisać dużo, wolałbym zrobić to w Dokumentach Google i udostępniać właściwą osobę. Krótki list oznacza szybką odpowiedź od odbiorcy, jak dana osoba nie będzie musiał przedzierać się przez dżunglę swojej elokwencji, aby uchwycić i zrozumieć kluczowe informacje.
Szybko dodać zadania todo-list
Niektórzy używają skrzynkę odbiorczą jako listy rzeczy do zrobienia, ale jest słabo przystosowany do tego, a oto dlaczego:
1. Prace mają być wykonane, zmieszane z innymi literami, a następnie są one trudne do uchwycenia z tłumu.
2. Narracja w piśmie nie zawsze zawierają instrukcji do konkretnego działania, ale na podstawie liter można umieścić samego zadania. Gdy jesteś gotowy, aby go wykonać, trzeba będzie ją ponownie przeczytać list, aby pamiętać, co specyficzne zadanie masz ustawić się po jej przeczytaniu.
3. Za każdym razem, gdy spojrzeć na stanowisku złapać inny przypadek, można natknąć się nowej wiadomości, które przyciągają uwagę i odwrócić uwagę od głównych spraw, przewracając rytm pracy.
Proste i łatwe todo-list - to zwykły dokument tekstowy, w którym można dodawać zadania z e-maili tylko w kilku kliknięć myszką. I podczas takiej listy na byłaby bardziej skutecznym narzędziem, ponieważ nie trzeba cały czas patrzeć w skrzynce odbiorczej.
Przechowywać w skrzynce odbiorczej tylko nieprzeczytanych wiadomości
Ta funkcja jest przeznaczona dla zaawansowanych użytkowników. I hacked moją skrzynkę Gmail tak, że nie może być dłużej przechowywane nieprzeczytane wiadomości. Oznacza to, że gdybym otworzył list i rzucił go w innym folderze, to będzie po prostu zniknąć. To motywuje mnie do podjęcia decyzji o tym, jak od razu przystąpić do niniejszego pisma, lub po prostu stracić. Dzięki tej szczególnej konfiguracji, moja skrzynka odbiorcza nie jest otwarty piętrzą się komunikaty, które stopniowo stają się śmieci.
Defer czytać
Często wysłać mi linki do artykułów. I natychmiast wysłał je do Instapaper, aby przeczytać później. Dlatego staram się spędzać mniej czasu na e-mail, ponieważ mam tak wiele ciekawych rzeczy do czytania, ale ona.
Filtr niemiłosiernie
Gdy pojawi się okno mojego listu, którego nie chcieliby zobaczyć w, od razu prostuje go. Nie jestem leniwy, aby wypisać lub zainstalować filtr na nadawcę. I to znacznie zmniejsza przepływ poczty przychodzącej. Jestem bezwzględny wobec wiadomości, które zapychają skrzynki odbiorczej, a zasada jest stosowana nawet w postawie ludzi, którzy są zbyt przeszkadza mi.
Komunikaty Close-mail po zakończeniu leczenia
Disassembled wiadomość - blisko poczta, a nie otwarte przez kilka godzin, aż do czasu, gdy nie zostanie ponownie zgromadził wystarczającą liczbę liter.
Zacznij odkryć pewne przyzwyczajenia do efektywnej pracy z pocztą elektroniczną - jest to bardzo poprawne. Ci natychmiast zauważą jak wiele spokojniejsze stajesz się ważniejsza sprawa, pozbycie się uciążliwych kontroli poczty co 10 minut. Twoja głowa jest dostępny dla świeżych pomysłów, jak tylko skrzynkę z niepotrzebnych wiadomości. Powodzenia!