„0 zewnątrz” - jasny układ, aby utrzymać zerową skrzynki
Work And Study Produktywność / / December 23, 2019
E-mail do wielu wciąż nie ma alternatywy narzędziem pracy i codzienne cierpienie. Ktoś siedem przychodzące listy, a on jest teraz demontować je szybko. Ktoś liczy 46 członków, ale również razgrebot dziennie, ponieważ jest używany. Dla każdej osoby, istnieje pewien próg przychodzących e-maili dziennie, z którego można radzić sobie bez opóźnienia przetwarzania następnego dnia, a zatem nie powodując zatory w elektronicznym pudełko. Można zadzwonić progu „naturalne”.
Jeśli litery więcej niż człowiek może poradzić, trzeba zmienić podejście do zarządzania adresem e-mail. Zwiększy to próg do wymaganej wartości w konkretnym przypadku. Powinien on być w stanie przetworzyć 100 listów dziennie? Więc można i 100, po prostu korzystać z poczty do właściwej metody. Co? Kto pokaże.
Jedyną wskazówką, że dana osoba radzi sobie z e-mail jest wliczone w końcu zerowego dnia. Kluczowymi zasadami Dobrej przetwarzanie przychodzących - zrozumienie, że na piśmie przed sobą. Najpierw musisz nauczyć się dokładnie sklasyfikować litery i wiedzą, co zrobić z każdego rodzaju.
Wszystkie wiadomości przychodzące mogą być podzielone na siedem kategorii:
- Nie ma potrzeby, aby odpowiedzieć, nie koniecznie przeczytać. Sposób, w tych dwóch liter: zarchiwizować lub usunąć. Jeśli masz newsletter, który nigdy nie jest czytana, a następnie zrobić sobie przysługę - osiągnąć swój cel. Jedna akcja w zamian za pozbycie się kilkadziesiąt takich listów w przyszłości. Chcemy dowiedzieć się, jak radzić sobie z przepływem e-maili dziennie? Mniej łatwiejsze do obsługi przepływu. Nie bój się czegoś przegap ważnych. Naprawdę niezbędne informacje dociera do ciebie w inny sposób, i wyskakuje przed sobą jeszcze co najmniej raz.
- Z załącznikami. To może być powiadomienie o konieczności płacenia za coś, lub informacja o aktualnej lub przyszłej pracy. Dla tych listów jest pomocne, aby utworzyć osobny folder, ale bez fanatyzmu. Jest zbyt wiele folderów? Uproszczenie. W celu znalezienia czegoś porządku, nie muszę tysiąc foldery, a także możliwość wykorzystania funkcji wyszukiwania Mailer.
- Odpowiedź opcjonalne. Odpowiedź wydaje się nie być obowiązkowe, ale czasami przydatne uprzejmości. Następnie postępować wyłącznie od sytuacji.
- Z czasem prowadzić do przeglądu. Interesujące jest to, aby czytać, ale niekoniecznie. Staraj się odnosić do tej i poprzedniej kategorii, jak wiele listów, jak to możliwe. To jest klucz do efektywnej pracy z pocztą elektroniczną.
- Należy odpowiedzieć dzisiaj. Wszystko jest prosta: wziąć odpowiedzialność i teraz, jeśli coś naprawdę pilne, lub pod koniec dnia pracy.
- Należy odpowiedzieć, ale nie dzisiaj. Piękno e-mail, że nie czatu lub telefonu. Nikt nie oczekuje, i nie należy spodziewać się szybkiej odpowiedzi przez e-mail, jeśli nie mówią o tym w nagłówku wiadomości. Jeżeli termin na odpowiedź nazywa pewien dzień lub znasz siebie i wiedzieć, jak długo trzeba dać odpowiedź, a następnie umieścić te listy w odpowiednim folderze. Na przykład, „Odpowiedź na poniedziałek”, „Odpowiedź na wtorek”, i tak dalej. Teraz zrobić sobie check-lista, gdzie znajduje się pozycja „poczta proces rano, przełożone na dziś.” Do takich celów, jak istnieją wyspecjalizowane narzędzia do: RightInbox Gmail, FollowUpThen.com i FollowUp.cc.
- Niezrozumiałe pismo. Są to litery, które trudno przypisać do jednej z kategorii. Nie odcina się odbić zorganizować z takich listów odnoszą się do jednej z powyższych kategorii.
Na podstawie tej klasyfikacji, musimy № foldery do kategorii 2, 3, 4 i 6.
Zasady skutecznego przetwarzania e-mail
- Pozostawić na 30 minut, na koniec dnia, aby przynieść skrzynkę odbiorczą do zera. Jest bardziej wydajny niż próbuje natychmiast reagować na każdy e-mail. Ludzie nie wielozadaniowe. Mniej zakłóceń i przełączania - wyższa wydajność.
- Co zrobić z pilnym listem? Ustaw sobie interwał w których sprawdzenie skrzynek na dzień. Na przykład, raz na godzinę. Pole wyboru od dostępności pilnych i ważnych listów, jeśli nie są dostępne, powrót do pracy. Pamiętaj zaletę elektroniczną: nie jest środkiem oddziaływania błyskawicznych. Jest możliwe, że problem, który został wymieniony w jednym z nie-pilnych maili, bez Twojego udziału zostanie podjęta przez koniec dnia, lub na koniec dnia będzie można uzyskać więcej informacji, które pozwolą szybciej rozwiązać problem i wydajnie.
- W każdej chwili, gdy nie sprawdzić pocztę, zachować Mailer zamknięte. Wyłączyć powiadomienia. Pozbyć się liczby roztargnienie kontemplacji przychodzących e-maili. Teraz masz innej pracy, a czas na poczcie jeszcze nie nadszedł. W chwilach wątpliwości co do prawidłowości takiego podejścia, pamiętaj: nie jesteś elektrownia jądrowa, ale nawet gdyby tak było, to przegrzanie reaktora byś w każdym przypadku być zgłaszane pocztą elektroniczną.
- Użyj swojego zaangażowania w czasie, aby zakończyć dzień pracy w celu przyspieszenia przetwarzania poczty. Dlatego zaleca się zdemontować dół skrzynki do zera na koniec dnia. Masz 30 minut, a chcesz szybko położyć kres wszystkiego. W rzeczywistości okazuje się, rodzaj gry, ale można i celowo geymifitsirovat email przetwarzanie.
- Zachować je krótko i na temat.
- Bądź pozytywny i przyjazny.E-maile mogą budować i niszczyć relacje. Zamiast rozwiązywania bardzo ważnych sprawach ludzie czasami próbują toczyć najbardziej delikatny i ukrytego przeciwnika nazwie idiotą, a cały tekst jest oparty na tym. Nie ma nic dziwnego w tym, aby wyrazić swoje pozytywne wysłał małą piękny frazy w treści wiadomości. Twoja życzliwość wróci do ciebie, a korespondencja będzie znacznie bardziej sensowne i skuteczne.
- Litery muszą grabie w odwrotnej kolejności. A jedynym sposobem. Wydaje się, że jest bardziej logiczne, aby rozpocząć ze starszymi e-maile, ale to jest nasz cel - Skrzynka zera, co oznacza, że przed końcem dnia możemy uzyskać nawet bardzo najpierw napisz otrzymaniu. Jeśli zrobisz sobie przysługę i zaczynają opuszczać ostatni list odebrany dziś na jutro, cała procedura przestaje działać. Dlaczego uczyć się właściwy pracę z pocztą elektroniczną, jeżeli nie są zgodne z podstawową regułę? Nadal działać jak poprzednio, i cierpienia.
- Otwarte tylko niezbędne litery zarchiwizować lub usunąć resztę. My też nadużywania subskrypcje niepotrzebnych rzeczy (subskrypcja Layfhaker, wręcz przeciwnie, bardzo konieczne), a w rezultacie uzyskać więcej informacji, niż można przeczytać. Jak odróżnić żądane litery? Jest jeden prosty, ale bardzo skuteczny zasada: otwarte tylko te litery, które są skierowane do konkretnej osoby dla Ciebie osobiście. Reszta - w jednej z powyższych kategorii na początku artykułu o sytuacji.
- Tworzenie szablonów. Często odpowiedzi na pismo dość standardowy, czyli, piszesz to samo. Zauważyłem, że pisząc to zdanie często? Zrobić szablon dla szybkiego kopiowania i wklejania lub utwórz go w usłudze poczty.
- Jeśli mail jest obsługiwany, a tam jest jeszcze czas, to trzeba z niego korzystać racjonalnie. Idź do liczby kategorii listów 3, 4 i 6 i tam umieścić rzeczy w porządku.
Instrukcja ta, która jest oparta, jak pan powiedział, jest właściwy porządek, jest doskonałym dodatkiem do bardziej ogólnych wskazówek do pracy z pocztą od LinkedIn CEO Jeff Weiner. Nie przegap 10 wskazówek dla radzenia sobie z pocztą z Leo Babauta. W rzeczywistości, istnieje wiele dodatkowych sposobów wycisnąć maksymalną e-mail. Próby zastosowania technik dla siebie, analizuje wyniki i nie zapomnij zostawić w komentarzach własnych wskazówek, aby poprawić skuteczność e-mail.