Jak stworzyć doskonały system zarządzania zadaniami
Produktywność / / December 23, 2019
Dedykowane dla wszystkich, którzy są pasjonatami życia, ma ambitny plan i rozległe interesy wielu codziennych zadań.
W pewnym momencie temat zarządzania zadaniami fascynowały mnie z głowy. Zacząłem zbierania technik i wskazówek. Każdy Wziąłem coś, co działa wyłącznie dla mnie. Starałem się w praktyce cały nadmiar jest odcięty. W rezultacie powstał system, który chcę teraz przedstawić do wglądu. Ale pamiętaj - tylko idealny system, to może być tylko jeden, który jest wygodny dla Ciebie.
- To powinno być łatwe.
- Nie powinno to zająć dużo czasu, aby z nim pracować.
- Nie przeszkadzają, a lepiej pomagać w planowaniu, zarówno w ciągu dnia i roku. Zadania w zakresie planowania i bieżącego zarządzania musi być zjednoczona.
- Powinno pomóc przypomnienia, być zawsze w zasięgu ręki i pozwala robić notatki.
- Powinna ona obejmować wszystkie dziedziny mojego życia.
- Powinno to przyczynić się do „rozejrzeć” wszystkich obecnych i przyszłych wyzwań. W tej struktury należy ustawić sobie.
- Ze względu na system, muszę wiedzieć dokładnie co i kiedy zrobić, system powinien być elastyczny na tyle.
System zarządzania zadanie składa się z 3 głównych elementów: struktura grup zadaniowych (foldery, folder drzewa, kontekst), procedury zarządzania zadaniami i narzędzia, które to wszystko pomaga.
Mogę spokojnie powiedzieć - Próbowałem wszystkiego na temat tego programu. W Windows dokładnie wszystko od Leader zadania i niezbędne PIM, do mało znanych, takich jak Chronos. Na Mac wszystkim o możliwość synchronizacji pomiędzy urządzeniami. Pozostałość sucha - 1 programu. nazywa My Life Organized. Programiści Fellows i umnichki. Jest to program, przez długi czas, a każda nowa wersja podoba bardziej. Dla mnie ogromną zaletą w tym oprogramowaniu jest możliwość, aby skonfigurować system do swoich potrzeb całkowicie. W tym przypadku nic skomplikowanego o nim. Innymi słowy, platforma ta pozwala tworzyć żadnych problemów struktury oraz do przestrzegania wszelkich zasad zarządzania. No, oczywiście zsynchronizowane ze wszystkimi urządzeniami i platformami. Szkoda tylko ma wersji dla komputerów Mac (iOS). Bardziej szczegółowy wprowadzenie do My Life Organized Zostawiam wam. Od siebie tylko polecić.
Również używam Evernote do przechowywania banknotów i materiałów sypkich. kierownik umysł dla planowania. Kalendarz - rodem z Mac. Microsoft Project - do planowania i zarządzania dużymi projektami, głównie do pracy.
W wielu technik, takich jak GTD i zwinny Wyniki, oferty do zadań podzielona na foldery według sfer życia. Podobał mi się pomysł, ale dla siebie ustaliła, że nie będę mieć więcej niż 5 foldery najwyższego poziomu w folderze czasu na banknoty + Skrzynka odbiorcza. Wcześniej byłem tylko 2 folder - praca i prywatne.
Moja obecna struktura najwyższego poziomu:
- Skrzynka odbiorcza.
- praca
- rozwój
- dom
- Ironman
- witryna internetowa
Moim zdaniem, najbardziej pomysłowe wprowadzenie GTD stała folderu Odebrane i zasada - nie przechowywać zadania w umyśle. Zacząłem się ściśle przestrzegać tej reguły. Zadania, nawet małe, pomysły, notatki, tylko myśl, że może się przydać - wszystko jest zapisane. Początkowo wszyscy się w skrzynce odbiorczej. Pod koniec dnia mogę się zator i dystrybuuje wszystkie foldery.
Folder „Praca”, „Rozwój” i „Dom” znajdują się w strukturze czasu. Również Maksymalnie 2, zarezerwowane dla tych obszarów lub projektów, które zajmują większość czasu lub mają wysoką wartość w tym momencie. Do tej pory jest to folder związany z przygotowaniem do Ironman i folderze projektu mojej stronie internetowej. Skrzynka nie wierzę w pierwszej piątce.
W rzeczywistości, nie ma innego folderu. Nazywa «Regularne rzeczy». Ten folder zawiera wszystkie regularne zadania. Są to wszystko rzeczy, które muszą być wykonane dzienne, tygodniowe i miesięczne. Takie przypadki obejmują: analizę folderów Skrzynka odbiorcza, kiedyś widok folderu, określenie celów w okresie i itd. W tym czasie organizacja regularnych zadań w osobnym folderze pomógł mi przyzwyczaić się do nowego zamówienie. Jest to dobre narzędzie do organizowania się i rozwijać nawyki pracy z systemem. Tylko nie zapomnij umieścić przypomnienia o zadaniach. Jako opcja - aby problem tego rodzaju w kalendarzu.
Wszystkie inne projekty i zadania znajdują się w folderze głównym.
To proste i jasne, bez wyjaśnienia.
W całej strukturze najważniejsze - prostotę. Nie powinno być duża liczba folderów i podfolderów. Nie więcej niż 3 stopnie. W przeciwnym razie, system staje się nadmiernie uciążliwe, a zatem przestaje spełniać swoją podstawową funkcję - do pomocy w pracach. Ponadto, nieporęczne struktura niezwykle łatwe do pracy z urządzeniami przenośnymi.
Konteksty są bardzo wygodna rzecz. Zasadniczo, kontekst nie wskazuje konkretnego wskazania lub stanu, w którym zadanie zostanie wykonane. Zadanie może mieć wiele kontekstów. Jak również struktury folderów, ważne jest, tu jest prostota. Unikać konteksty zagnieżdżonych. Użyj te konteksty są używane bardzo często i mają dużą liczbę zadań.
- Wszystkie zadania są wprowadzane do systemu w momencie wystąpienia. Jego głowa nie zachować. Wprowadzanie zadań tylko do folderu Skrzynka odbiorcza.
- Sformułowanie problemu, już na etapie wprowadzania, może być jednoznaczne. Jeśli nazwa nie wystarczy, trzeba wyjaśnić - to mi chodziło. Jest to konieczne, aby nie pamiętać, co muszę zrobić w błąd, na przykład, „Igor, raport”.
- Folder Odebrane jest analizowany raz dziennie. Ja późno w nocy.
- Aby wyzwanie zostało przeniesione z folderu Skrzynka odbiorcza, powinno być:
Pamiętaj, aby:
- jasne tytuł
- Ustalona w przybliżeniu czas realizacji.
- Czas rozpoczęcia zadania - gdy zadanie pojawia się w moim liście do zrobienia.
W razie potrzeby:
- Dodatkowe informacje i objaśnienia.
- Podzadania wykonać procedurę.
- Termin.
- Kontekst.
- Jeśli problem nie jest celem - aby wyznaczyć jako cel.
- Data i czas spotkania.
- Uzależnienie od innych zadań.
- Nie używam macierz Eisenhowera „To jest ważne. - pilnie” Jeśli zadanie jest napisane to znaczy, że jest bardzo ważne. Jeśli jest to nagły wypadek - I lub od razu przystąpić do jego realizacji i przypisuje pewien czas.
- Co do zasady, nie jestem ograniczony do czasu problemu. Ja wskazując, jak długo potrwa tylko do oszacowania czasu na planowanie. Ale nie sztywno. Jeśli czas jest jasno określony, to tylko jeśli chcę przypomnieć sobie sztywność problemu granic lub czasu trwania zadań związanych z innych źródeł - na przykład spotkanie jest ograniczona w czasie.
- Problemy z określonym czasie trwania i po raz umieszczone w kalendarzu.
- Zasada 3. Jednym z najcenniejszych zasad Agile wyników technik. 3 główne cele są wybierane w każdym miesiącu. Dla każdego tygodnia te same 3 bramek. Tygodniowe cele powinny prowadzić do realizacji celów miesięcznych. Codziennie istnieją 3 główne cele. Cele te są zgodne z celami tygodniowych i doprowadzić do ich realizacji. Wszystkie inne zadania, które na dzień - są drugorzędne.
- Ponownie. Codziennie 3 podstawowe cele.
- Najpierw wykonać małe zadania. Jest to całkowicie sprzeczne z zasadami zarządzania projektami, ale działa idealnie dla mnie. W tym przypadku, głowa jest wolna od małego zadania, gdy major.
- Zadania na dzień określony przez wieczorem, następnego dnia.
- Zadania są zdefiniowane przez tydzień w niedzielę.
- Wyzwania dla miesiąca są określane przez drugą liczbę.
- Przegląd i analiza wyników i nie są wykonywane raz w tygodniu w piątki.
- Folder kiedyś oglądany w niedziele.
- Wyzwania w kontekście „kontrola” są oglądane codziennie.
- Jeśli odebrana wiadomość wymaga odpowiedzi lub działań ze mną, ale później było jego stanowisko jako problem w MLO.
- Jeśli pismo wysłane przeze mnie wymaga odpowiedzi ze strony odbiorcy, umieścić kopię na adres MLO. W ten sposób, pismo staje się również do systemu i otrzymuje kontekst „kontrola”.
- Rankiem nadchodzącego przeglądu dnia.
To chyba wszystko. System prosty. Proste zasady. W jaki sposób organizować swoje zadania?
Zobacz: shutterstock