Jak zatrzymać przepływ zadań przychodzących i ustalić kolejność spraw

Kilka dni temu, ze znajomy, rozmowy na temat obciążeń zarządzania. Poprosił pytanie - „Każdego dnia dostałam zadania więcej niż mogę osiągnąć. Liczba oczekujących zadań wszystkich wzrasta i wzrasta i wzrasta chaos. Jak go zatrzymać? „Pytanie jest istotne dla wielu. Wielu zna uczucie bezradności doświadczanego przez ludzi pod naporem przychodzących zadań i coraz większe, listy rzeczy do zrobienia. Oto 5 kroków, aby wydostać się z chaosu.

Rada №1 - po prostu przestać ...

1. czy raczej... Zatrzymanie strumienia przychodzącego. W celu zrozumienia mechanizmu obrotowego, konieczne jest, aby zacząć przystanku. Nie będzie w stanie rozwiązać problemu, o ile nadal przyjść do siebie potok. Więc zatrzymać przepływ. Nie akceptują nowych zadań i zrobić sobie przerwę. Ten przystanek nie tylko pozwalają łatwo demontować aktualną listę, ale również skupić się tylko na tym. W ogóle, Board Room 1 - zebrać wszystkie zadania w jednym liście, a nie przyjmować nowych jeszcze nie umieścić rzeczy na liście. Uwaga - czy lista jest „prawo”, gdy wiesz wszystko, co trzeba zrobić, to czuć pewną kontrolę i zadowolony z siebie. Ostatni punkt jest najważniejszy. To nie jest żart. Trzeba odzyskać poczucie satysfakcji.

I zrozumieć - świat się nie zawali, a firma nie zawali, jeśli wycofał się na kilka dni.

2. Koszty wskaźnik czasu. Następną rzeczą do zrobienia jest, aby oszacować, jak długo potrwa do każdego zadania. nie jest potrzebna wysoka dokładność oceny. Vote „na oko”. Najważniejsze, że można zrozumieć - ile czasu należy poświęcić na ukończenie wszystkich zadań na liście. Może się zdarzyć, że według wstępnych szacunków, cała lista, trzeba będzie 2 miesiące netto czasu pracy. Jeśli te zadania nie są rozłożone w czasie, tak, że naprawdę można je spełnić, to lista jest absurdalne i wymaga optymalizacji.

3. lista Optymalizacja. Nie jest to prosta sprawa. Z jednego powodu - aby zoptymalizować go potrzebował poważnej i krytycznej oceny ich spraw.

• Dać innym wszystko, co mogą zrobić bez ciebie. Istnieją wątpliwości? Czy uważasz, że można to zrobić lepiej? Wciąż dają i umieścić przypomnienia na kontroli.
• Grupa zadań. Poświęć trochę czasu na przetwarzanie e-mail i rozmowy telefoniczne. Robić podobne rzeczy w rzędzie. To oszczędza czas.
• Umieścić wszystko, co można zrobić później. Nawet rzeczy związane z klientami mogą być przenoszone. Wystarczy zorganizować go. Przypisywanie kontaktów z klientami bardziej równomiernie. Zmiany Daty, gdzie można to zrobić. Uwolnij się pole manewru.
• Usuń wszystko, co straciło na znaczeniu. Bezlitośnie zabić zadania, stosowność, które jest wątpliwe.

4. Wykonywanie zadań w kolejności. Posortować listę zadań od najmniejszego do największego. Oznacza to, że najpierw iść najkrótszą roboczych czas. Uczynić wszystkie rzeczy, które wymagają mniej niż 30 - 40 minut. Czy je kolejno aż do końca. Zapomnieć o wszystkim innym. Po krótkim okresie problemem okinte widoku listy. Z pewnością stał się bardziej realne i można z nim pracować. Być może można nawet wznowić przepływ zadań. W każdym przypadku należy zaplanować wszystkie pozostałe zadania, dzięki czemu są prawie 100% prawdopodobieństwo z nich były w stanie wykonać zgodnie z planem. A nawet stworzyć sobie rezerwę czasu do 15-20% czas potrzebny do rozwiązania problemu. Kto lepiej niż niedokończone remake.

5. Powiedz „nie” twarde planowanie. W każdym razie nie jest to bezwzględnie ograniczyć czas i termin wykonania zadania. Teraz sztywne planowanie jest twoim wrogiem. Ścisłe planowanie skutecznie w sytuacji relatywnie stabilnej kontroli. Teraz wszystko jest bardzo chwiejny. Więc daj sobie czas i odsetka wolności. Nie wolno jeździć swój mózg w ramy. W przeciwnym razie, to wrócić do miejsca startu. Potrzebuję cię uspokoić, mierzona do wykonywania zadań z listy w odpowiednim czasie. Po raz kolejny - w porządku. Nie obsługiwać zadania do czasu ukończenia poprzedniego. Jednym z zadań na raz.

Co najważniejsze - zrozumieć i zaakceptować fakt, że nie można pozwolić, aby zatrzymać i dostać swoje sprawy w porządku.

Pięć z powyższych etapów okazały się skuteczne w praktyce. Są one skuteczne w celu „gaszenia pożarów” i „grabienie gruzu”, ale musi pracować, aby być tak skonstruowana, że ​​takie sytuacje nie powstają. Czy uważasz, że trzeba zrobić, aby nie doprowadzić do skrajności?