Rutyna - świeże spojrzenie na zadania zarządzających
Produktywność / / December 23, 2019
Od autora:
Jeden z naszych stałych czytelników, James Żukowski, opracowany własny system zarządzania zadaniami i priorytety o nazwie „rutyna”. Jakiś czas temu, kiedy rozmawialiśmy o moim systemie zarządzania zadaniami, Jacob zaproponował, aby ją przeczytać książka i omówić proponowaną metodologię. Obiecałem, że będzie to zrobić, i, oczywiście, obiecuję. Rozmawialiśmy z Jakubem i postanowił podzielić się z opracowaną metodologią czytelników Lifehacker. Natychmiast wyraził swoje zdanie - technika ciekawe, istnieje wiele racjonalnych ziarna, chociaż kwestii wystarczy. Ale gdzie ich nie ma? Każdy, kto jest zainteresowany w zadaniach zarządzania - gorąco polecam zapoznanie się. Książka Jamesa I naprawdę też się podobało. To nie jest profesjonalne publikacje. To po prostu historia tworzenia i stosowania systemu opracowanego przez Jakowa. Książka nie jest wielki więc polecam przeznaczyć ją na godzinę do odczytania. Więc - świeże spojrzenie na zadania zarządzających. System "rutyna".
Kto może skorzystać z tego systemu?
- Dla wszystkich, którzy sprawia, że list.
- Każdy, kto doświadcza priorytet problemu.
Jak ten system?
Zdałem sobie sprawę, że muszę system, który mógłby pomóc usprawnić niekończący się strumień spraw i projektów, a powinno być:
- dość proste
- wystarczająco elastyczny
- To nie wymaga wiele wysiłku
- Pomaga szybko priorytet
W tym celu konieczne było ponowne czytać dużo książek na temat zarządzania czasem. Znalazłem w nich zrozumiały, jasną odpowiedź na pytanie „Jak ustawić nasze priorytety?”. Ale opiera się na idei, która stopniowo przekształciła metodologii Urodziłem się otrzymanych informacji. Metodologia nazywam „rutyna”
Raz zauważyłem kawałek papieru, z planem tygodnia. Liść została wyłożona przez kilka kolumn. Pierwsza kolumna ─ sytuacje kryzysoweW drugim ─ rutynaW trzecim ─ przyszłość rutyna aw czwartym ─ pomysły. Później dodaje się do wykazu innej sekcji ─ cele.
Zacząłem myśleć o tym, dlaczego jestem taki kierunek? I zdałem sobie sprawę - tak można zrobić szybki przegląd planów. Mogłem wyraźnie zobaczyć, co jest niezbędne do prowadzenia i to naprawdę konieczne. Wtedy mnie olśniło. Po tym wszystkim, to te same priorytety!
Co to rutyna
Myśląc o rutynę, zdałem sobie sprawę, że, co do zasady, zadania mają własne ramy czasowe, co oznacza, że mogą one przekształcić się problemu. Stało się jasne, że ważne jest, aby mieć listę nadchodzące projektyAby umieścić swój czas rutynaprojekty a tym samym zapobiec ich uzyskanie w problemy.
Nieznacznie zmieniając nazwę, otrzymałem następujące sekcje:
- Problemy.
- Rutyna. (Lista projektów i zadań)
- Nadchodzące projekty.
- Cele.
- Pomysły.
Zacząłem myśleć o czasie tych sekcjach. Na przykład, jeśli jest to problem, ile czasu zostanie przeznaczone na nim, jak tylko mam do wykonania zadania lub projektu? Więc w następnym przedziale czasowym:
- ─ problemem jest to, że supersrochno potrzeby robić dzisiaj, teraz. W skrajnym przypadku, jutro.
- ─ rutyna, że do zrobienia dzisiaj lub jutro, w ogóle, w tym tygodniu.
- Zakres nadchodzących projektów ─ może być bardzo szeroki. Ale co do zasady, że coś się stanie to czy w przyszłym miesiącu.
- Cele mogą być w tym roku lub w ogóle nie może być.
- Pomysły mogą być lub nie być w ogóle.
Na przykład, możesz otrzymać rachunek na kosztach energii elektrycznej. Czy masz jeszcze miesiąc przed przyjazdem „czerwony” rachunek. Tak więc, podczas gdy można umieścić go na liście zbliżenie projekty. Po kilku tygodniach trzeba będzie przenieść go do listy projekty. Ale jeśli nie to zrobić w czasie, wynik będzie uzyskać energię elektryczną na liście problemy.
Ramy czasowe zawsze można zmienić siebie, to dla kogoś w celu zidentyfikowania problemu może wynosić od godziny do tygodnia. Wszystko będzie zależało od tempa i intensywności życia, a także w określonych sytuacjach.
Tak więc, wydarzenia w kalendarzu, nadchodzących projektów, wykaz projektów oraz lista wszystkich problemów jest to rutyna!
To wszystko, co wymaga działań teraz lub w najbliższej przyszłości, a w przypadku niewypełnienia pociąga za sobą negatywne konsekwencje. Na przykład, ignorowane swój rachunek za energię elektryczną, a następnie trzeba zapłacić swoją wyśmienitą +, co najlepsze. A jeśli wyłączyć energii elektrycznej?
wnioski:
- rutynowe projekty Są to projekty, które mają wpływ negatywny, jeśli nie są one wykonywania.
- Idee i cele, co do zasady, nie prowadzi do negatywnych konsekwencji, a na to nie są częścią rutyny.
Na przykład - jesteś wpadł na pomysł, aby zapłacić rachunek za energię elektryczną za pośrednictwem Internetu. Jednak po długich godzin przy komputerze, zaczynasz zdawać sobie sprawę, że nie jest to możliwe do zrobienia. Więc nie zapłacił rachunek i czas tracony.
Dlatego tak ważne jest, aby nauczyć się oddzielić pomysły i cele rutynowych zadań i projektów.
Uporządkuj zadania i projekty
Pokazuje rysunek jak sortować mój przychodzących. Normalnie, sortowania zajmuje mi 15 minut. Zdarza się, że nie pasują do systemu przez kilka tygodni, a czasem pracuję z nim na co dzień. Dobrze zorientowani włączone codziennie, ale nie są niezbędne - najważniejsze, że projekty nie zamieni się problem.
Wszystkie udostępnione foldery:
- kalendarz
- archiwum
- pomysły
- cele
- nadchodzące projekty
- projekty
- problemy
Istnieje siedem obszarów, w których występują nasze zadania i projekty. I nie umieścić „wizytę u lekarza” w projektach. Jeśli mam datę i godzinę, a do mnie przyjdzie dopiero w momencie, że to wydarzenie właśnie zanoshu kalendarz.
Tak, mamy listy rzeczy do zrobienia: problemy, projekty, zbliżający sięprojekty + Kalendarz, jest to rutyna. Wyróżniać list pomysły i celewygląd Spójrzmy prawdzie w dlaczego?
Praca z listami idei i celów
Jak mogę zidentyfikować, że przede mną pomysł lub cel? Po prostu pytam siebie: „Co mogę zrobić, jeśli nie, nie?” A jeśli odpowiedź brzmi „Nic”, I bezpiecznie wysłać zadanie do listy pomysły.
Pomaga:
- Nie pobieraj listy rzeczy do zrobienia
- Nie ładuj swój mózg
Teraz spojrzeć na obraz z ideami i celami
Pomysł może wyrosnąć celI dążyć do uzyskania w listy projektów. Jak to działa i czego potrzebuje?
Celami pomysł
Aby idea hit cele są bardzo ważne, aby zrozumieć ich wartości i zasad.
Musimy zrozumieć, dlaczego jest to potrzebne. Więc trzeba zadać sobie pytanie, jak wiele pytań, jak to możliwe. Mogą to być pytania z takim planem jak:
- Może to pozytywnie wpłynąć na mojej codziennej rutyny?
- Można to uczynić ja bardziej wolny?
- Można to uczynić mnie szczęśliwszym?
- Może to jako coś, aby wzbogacić swoje życie? (Duchowa, fizycznie, finansowo)
Jeśli odpowiesz sobie pytanie, dlaczego jest to potrzebne, i to będzie naprawdę użyteczny pomysł, potem można go przenieść do folderu docelowego.
Bramek Projektów
Folder bramek I składa się z kilku podkatalogów. Pierwszy folder jest nowy cel, a następnie celem miesiąca, wówczas obszar życia, a następnie stracony gol. Wygląda to tak:
Najpierw muszę zobaczyć mój nowy cel, który odnosi się do obszaru. Po mój nowy cel przyszedł na liście, powiedz „praca”, może leżeć tam, przynajmniej do początku przyszłego miesiąca. Jak tylko nów pochodzi będę decydować, co moje listy ( „praca”, „dom”, „rodzina”) chcę, aby przejść do listy Celem miesiąca.
Powiedzmy, że utworzyli nową listę Celem miesiąca. Bardzo dobry, ale nie jest kolejnym ważnym krokiem w celu stworzenia zadanie na liście na liście projektów. Trzeba starać się zrozumieć, w jaki sposób można dostać to, czego chcesz. O ile to możliwe. Załóżmy, że postanowił kupić bieżnię. Przed uruchomieniem tego zadania w projekcie, należy upewnić się, że są w sprzedaży, masz miejsce, aby umieścić go jest to, że wiesz, gdzie go sprzedać, ile to kosztuje i masz pieniądze. Jeśli nie odpowie na te pytania, to twoim celem będzie przez długi czas leżał w wykazie projektów i nie ruszaj się. Jeśli odpowiedź na te pytania, można umieścić to zadanie (projekt) Lista projektów i jest łatwa do określenia pierwszy etap projektu.
z rutynowych ofert pracy
wszystko właśnie tutaj. Raz w tygodniu, można krótko uruchomić poprzez nadchodzących projektach. Musisz zrozumieć, kiedy nadszedł czas dla niektórych zadań, aby przejść do listy projektów.
Lista problemów jest najważniejsza, jeśli jest tam coś, to trzeba zdecydować teraz \ dzisiaj jest rzeczywiście priorytetem №2 (priorytetem jest №1 kalendarz). Nie bój się, na liście problemów nie jest tak dużo i często będzie problemów. Pozostaje wykaz projektów. I składa się z dwóch folderów. Nadchodzące projekty i aktywnych projektów. W projektach przychodzących zdefiniować pierwszy etap projektu, na przykład zadzwonić do banku. A następnie umieścić go do aktywnego projektu. To wszystko.
Nie będę tu szczegółowo malować, który pomaga mi wykonać sobie zadania i projekty, ale można przejść do mojej strony i za darmo pobieranie książki.
miękki
Używam Evernote do utrzymania systemu. Dlaczego ten wybór? Jest to z dwóch powodów.
Po pierwsze. Przeszedłem przez wiele różnych menedżerów zadań. Stało się jasne, że system musi być na tyle prosta, żeby mogła korzystać bez komputera. Evernote - to tylko notebook, który byłem w pełni zadowolony.
Po drugie. Zdałem sobie sprawę, że w celu wykonania określonych zadań i projektów, nie muszę tak dużo interfejsów todo z możliwością umieścić kleszcza, ale umiejętność pisania i dodanie informacji do każdego projektu. To jest - do poszukiwania odpowiedzi na pytanie „jak” i „dlaczego”. I pomyśl tylko, co jest pierwszym krokiem. Ponadto, co do zasady, prawie wszystkie zadania i projekty są wypełnione materiałów projektowych, które są doskonale przyswajane Evernote.
streszczenie
Więc, co mamy? System ten pozwala szybko analizować przychodzące. Nie jest konieczne, aby ślizgać się na liście projektów, ponieważ jest jasne i oczywiste, że istnieją idee i cele, które nie są częścią codziennej rutyny. Nie myśl, że mamy ignorować pomysły i cele. Wręcz przeciwnie - system może osiągnąć więcej bramek, bo jest koncentracja na dostarczaniu idee i cele do stanu ich rzeczywistej wydajności.
wniosek
Żaden system, w tym kopalni, to nie jest panaceum na wszystkie problemy. Nie ma klucz tajny.
TM jest tylko odbiciem twojego charakteru. Rozwijać postać i cenią swój czas.