Jak skutecznie korzystać z systemu GTD życia
Produktywność / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Autor projektu "produktywność mistrz».
Ten materiał - kontynuacją artykułu "Jak oczyścić rzeczy i wszystko, aby dotrzymać kroku: Pełne Podręcznik systemu GTD». Po pierwsze, warto zapoznać się z nim, jak to wyjaśniono szczegółowo wielu pojęć używanych.
Ten artykuł - krok po kroku, w jaki sposób zastosować GTD w życiu. Pisząc, używam następujące wytyczne:
- Wszechstronność. Opisane tutaj są uniwersalne idee i użyć ich do budowy jednego dla siebie systemu GTD, który będzie pracować z dokładnie tych usług, do których był przyzwyczajony.
- Prostota. System powinien być intuicyjnie proste w obsłudze. Na wejściu i przetwarzania informacji musi spędzić minimum czasu i energii, a także planuje następujące działania. Tylko wtedy system będzie działać na dłuższą metę, nawet po długich przerwach, na przykład, jeśli odejdzie na urlop na miesiąc, a potem, kiedy wrócisz, będziesz w stanie przywrócić swoje podejście do zarządzania sprawy.
- Niezawodność. Najważniejszą rzeczą - to znaczy być pewni swojego systemu, a mianowicie, że zapomni nic zaplanowane, tak aby było widać przypomnienia w odpowiednim czasie.
- przy wyższych stężeń. System powinien pomóc skupić się na jak robisz w tej chwili, w tych przypadkach, które są ważne w dłuższej perspektywie.
- Przyjemność. System zarządzania sprawami i cele powinny przynieść Ci przyjemność. Na przykład, gdy leżąc na kanapie po ciężkim dniu pracy z telefonem w ręku, usunąć z wykazu zrealizowanych zadań i uzyskać od niego prawdziwą przyjemność. Zwłaszcza, gdy staje się większą wydajność wzrostu swoich grafik.
5 głównych etapów systemu GTD
Etap 1. zbieranie informacji
Aby zebrać absolutnie wszystkim, nawet najmniejszy, to nasz umysł będzie jasny i będziemy działać jak wydajnie, jak to możliwe.
Nie jest zatem średnia praca wykazyPonieważ większość ludzi często uchwycić tylko najważniejsze rzeczy, a setki problemów, które nie są tak ważne, nie należy brać pod uwagę. Ale to taki mały problem, regularnie przypominając sobie, użyj znaczną część zasobów mózgu i tworzenie dodatkowych doświadczeń, które prowadzą do zmęczenia i stresu.
Jedną z ważniejszych zasad systemu GTD - jest całkowicie rozładowany z głowy wszystkich zadań i umieścić je w niezawodny system, który pomoże w odpowiednim czasie, aby myśleć o ważnych sprawach.
Jeszcze trzeba wziąć pod uwagę, że kosze do zbierania danych przychodzących powinna być kwota minimalna. W ideału - jeden. Wtedy łatwiej będzie obsługiwać.
Etap 2. przetwarzanie informacji
Na tym etapie mamy do przetwarzania informacji, które są w naszej „Skrzynka odbiorcza” koszyka.
Istnieją trzy sposoby, jak możemy zrobić na tym etapie:
- Oznaczyć zadanie jako „Action”, wskazując na kolejnym etapie jego realizacji oraz terminu. Nie można określić ostateczny terminJeśli nie ma dokładne zrozumienie, kiedy do wykonania zadania.
- Przenieś się z informacjami w „katalogu”, jeśli nie trzeba niczego, ale to może się przydać w przyszłości.
- Usuń informację, stwierdzając, że jest to „śmieci”: że jest z nim zrobić nie potrzebuje niczego i nie miała się przydać w przyszłości.
Etap 3. organizacja działania
Wszystkie działania odbywają się za pośrednictwem poniższego lejka.
Filtr 1 - „wycinek”
Zadaj sobie pytanie, czy naprawdę muszę wykonać tę czynność? W przypadku wątpliwości należy usunąć.
Filtr 2 - „Delegacja”
Zadaj sobie pytanie, czy trzeba zrobić, to naprawdę musi wykonać osobiście jestem? Jeśli nie, odpowiedzialność delegat i punkt końcowy wynik, pośrednie etapy kontroli (kluczowe punkty) i termin.
Jeżeli skarga powinna je wykonać przejście do następnego filtra.
Filtr 3 - "Action"
Zadaj sobie pytanie, działanie to zajmie kolejne 2-5 minut? Jeśli nie, teraz zrobić i zwolnić głową. Jeśli tak, drop-in.
Działania w systemie mogą być następujących typów.
„Następne kroki” - proste zadania, które składają się z pojedynczego działania (call, zapis Idź, i tak dalej). Na przykład akcja „Zmień na oponach kół zimowych” składać się będzie z następujących krokach: zadzwoń i umów się warsztat TERMINARZ w kalendarzu na dysku w odpowiednim czasie auto naprawa.
Takie działania są wygodne do gromadzenia wykazów miejsca i okoliczności (listy kontekstu). Może to być lista „sklepu”, gdzie idziecie wszystko, co trzeba kupić, gdy jesteś w sklepie, lub listę „Krzesło”, w którym dodasz terminy i zadania, które można wykonać w godzinach wieczornych po pracy w swoim ulubionych krzesło. Lub listę „Chef-pytania” gdzie zanotować wszystkie pytania, które masz do szefNastępnie rozwiązać je wszystkie na raz.
Wszystkie te działania, zwykle naprawić lub "Kalendarz Google„(Spotkania i imprezy) lub Todoist - chmura usługowa, gdzie jest to wygodne, aby usystematyzować zadania.
Cena: Free
Cena: Free
Cena: Free
Cena: Free
„Projekty” - zadania do wykonania, które wymagają więcej niż jeden krok. Do projektu przeniesiona z martwego punktu, konieczne jest, aby opisać pierwsze kroki w celu wdrożenia go i pozostawić przypomnienia o tym niezawodnego systemu. W rezultacie, zwoje projekt na łańcuchu prostych krokach, z których każda może być wykonana w ciągu następnych pięciu minut i uzyskać wynik.
Projekty I miejsce na kartach Trello. Karta jest pojemnik idealny dla projektów, w których można umieścić:
- opis i cel projektu;
- Odnośniki do innych dokumentów dotyczących projektu;
- nazwiska osób odpowiedzialnych;
- termin;
- listy kontrolne z następujących etapów;
- Uwagi na temat projektu;
- potrzebne pliki, i tak dalej.
Cena: Free
Cena: Free
„Odroczony akcja”. Jeśli nie możemy zaplanować kolejne kroki bez dalszych wydarzeń lub informacji (na przykład poczekać, aż telefon wyśle znanych centrów serwisowych, gdzie można intratnie wymienić opony), takie działania będziemy wpisany na listę „odroczone”. Opcjonalnie można umieścić przypomnienie, że trzeba coś z kontrolą.
Takie wykazy przypadkach może być zorganizowany w kontekście listowym. Na przykład, zrobić listę zadań, które zostały powierzone jego asystenta.
Lista „Someday” Zawiera prace, które nie wymagają aktywnych działań teraz, ale chcielibyśmy wykonywać w przyszłości.
Może to być:
- książkiI wideo szkolenia, które chcą kupić;
- Przydatne umiejętności kto chce się uczyć;
- umieszcza Chcę wizyty;
- rzeczy, które chcesz kupić.
Należy okresowo spojrzeć na tę listę, biorąc rekordy i przekształcić je w celu osiągnięcia celów, które będą działać.
Etap 4. regularny przegląd
Dla systemu do pracy, należy regularnie przeglądu głównych zadań i projektów mających na celu usunięcie tych, które już nie są istotne, a nowy rodzaj według priorytetu i wysłany do pracy.
Aby taka ocena została przeprowadzona w sposób regularny, wykonaj poniższe wskazówki:
- Pozostawić na 30-60 minut w harmonogramie przeglądu (początkowo raz w tygodniu będzie wystarczająca).
- Dodać kontrolna lub planuje dokonanie takiego przeglądu, w którym nakreślono sekwencję, że za to, co idzie. Ten plan nie powinno być zbyt trudne, a ocena nie powinna cię zbyt długo, w przeciwnym razie po prostu nie zrobi to regularnie.
Poniżej - przykład mojej listy kontrolnej z cotygodniowym przeglądzie. Zrobiłem go w formacie układów szopek z sekwencji działań, które usługi Pokazuje / dokumenty, które wyglądają. Można umieścić go w zwykłym liście lub rysować od strony obwodu, które są wygodne.
Wydrukować cztery takie listę kontrolną na miesiąc. Podczas tygodniowego przeglądu przyjąć jedną z nich w ramiona i zaniósł wykreślone z listy. To proste ćwiczenie zmotywuje cię do dalszego prowadzenia takich opinii.
Etap 5. działania
Gdy plan został sporządzony przez tydzień, pozostaje jeszcze działać. Nie daj się jednym z głównych błędom początkujących do pracy w systemie GTD, gdy zbyt wiele czasu poświęca się na organizację zadań zamiast rzeczywistej realizacji.
Oto kilka wskazówek, które sprawiają, że bardziej skuteczne działanie.
- Plany na dzień w oparciu o plan na tydzień. Oddzielały dzień na bloki, wybierając 2-3 jednostki do wykonywania ważnych rzeczy i kilka bloków przydzielonych do innych zadań. Czas trwania jednostki - na średnio 60-120 minut. Blok jest włożona pomiędzy czasem wolnym w przypadkach awaryjnych.
- Prace nad systemem PomodoroDo tego można ustawić timer. Jego istotą jest prosta: co 25-30 minut pracy, odpocząć przez pięć minut, a po trzeciej jednostce biznesowej - długiej przerwie (15-30 minut). Razem istnieją trzy bloki po 30 minut z przerwą od pięciu minut, po dłuższej przerwie w ciągu 15-30 minut. W ciągu dnia można spędzić 2-4 takich cykli, w zależności od tego, jak często są rozpraszać.
- Podczas ważnych spraw jednostki próbują uniknąć rozproszony przez innych ludzi i innych dźwięków (można dołączyć specjalne słuchawki muzyka dla koncentracji).
- Określić, kiedy poziom energii maksymalne (na przykład, od 7 do 9 rano), a w tym czasie wykonywać najważniejsze rzeczy, które przyniesie Ci bliżej do celów osobistych.
- Nie planujemy zbyt wiele ważnych rzeczy do zrobienia na dzień: wystarczy 1-3. Ważne jest, że pod koniec dnia, patrząc na rzeczy, przecinające się w planie, jesteś szczęśliwy i dokonały realistyczny plan na jutro.
zobacz także⏳
- „Perfekcjonizm - trucizną”. 8 spostrzeżenia dotyczące osobistej efektywności i sukcesu strategii
- Jak miotła i trójkąt pomoże wszystkim nadążać
- Wydajność zależy od stylu myślenia: określenie
- Prosty system planowania dla tych, którzy są zmęczeni zarządzania czasem, celami i listy rzeczy do zrobienia
- 4 sposoby organizowania listy rzeczy do zrobienia, aby pracować wydajniej