7 błędów w przygotowaniu listy spraw, które zmniejszają produktywność

1. Zrób listę rano

Wydaje się zupełnie naturalne, pierwszą rzeczą, w godzinach porannych pisać plany na dzień. Jednak tym razem jest to zbyt późno. Tak twierdzi Eileen Roth (Eileen Roth), autor książki „Organizowanie dla opornych”. „Jeśli się listę zadań rano, o 8:00 i trzeba umówić przez miasto, będzie trudno mieć czas na to,” - powiedziała.

Zrób listę potrzeby na koniec dnia. To pozwoli Ci wyjść z pracy za sprawy i bezpiecznie spocząć. „Idź do domu z pracy i nie myśleć o liście nadchodzących zadań, ponieważ masz już go i wiem, że trzeba będzie wykonać jutro. Twój umysł może wreszcie odpocząć „- mówi Eileen.

2. Zawierać w liście zbyt wielu zadań

Jeśli robi rzeczy na liście może potrwać kilka tygodni lub miesięcy, to jesteś zawsze recepta na niepowodzenie. Tak poczujesz się przytłoczony.

Według Kira Bobinet (Kyra Bobinet), autor książki „dobrze zorganizowany życia: 10 lekcji z zakresu psychologii poznawczej i zaprojektować myślenia do świadomego, zdrowego i urozmaiconego życia”, liczba idealny dla liście są trzy zadaniem. „Nasz mózg interpretuje informacje pogrupowane w trzech komponentów - mówi. - Tak, aby rozpocząć jest wpisana na listę trzech najważniejszych rzeczy ".

Większość ludzi nie zdaje sobie sprawy, jak mało jest naprawdę godzin produktywnych w ciągu jednego dnia.

„Nasza siła psychiczna - dużo bardziej ograniczone zasoby niż raz. Za dzień stanowi zaledwie 3-6 godzin, kiedy ciężko pracować „- mówi Christina Willner (Christina Willner), twórca listy zadań niesamowite Marvin - zwiększenie wydajności aplikacji.

Ponadto, wielu nie zdaje sobie sprawy, ile czasu może upłynąć, aby wykonać pewne przypadki. Jest zatem zbyt długo, listy rzeczy do zrobienia są nieskuteczne. Wilner radzi nagrać obok każdego zadania przybliżonego czasu jej wykonania. Śledzić czas, aby dokonać dokładniejszych obliczeń w przyszłości.

3. Ujęcie w wykazie lub marzą bardzo wielkie cele

Ambitne cele, takie jak pisanie książki lub podbój Everest, nie powinny być zawarte w liście zadań. Zamiast tego, wprowadzają ją w osobnym lista życzeń.

Lista spraw codziennych powinny zawierać jasny plan.

Jeśli trzeba zakończyć dużego projektu, konieczne jest, aby podzielić go na kilka mniejszych i osiągalnych zadań, a następnie nagrać je na liście. Ponieważ Rada działała Paula Rizzo (Paula Rizzo), autor książki „lista myślenia. Jak korzystać z list, aby być bardziej wydajne, skuteczne i mniej martwić”

Patrząc na długą listę wszystkich swoich celów, poczujesz się przytłoczony. Ponadto, będzie niezadowolony z faktu, że nie można wykonać wszystkie nagrane planach. Po tym wszystkim, niektóre z nich wymagają dużo czasu i wysiłku.

4. Jednakowo oceniać każde zadanie

przez trenera produktywność (Nancy Nancy Gaines Gaines) twierdzi, że lista powinna być lista priorytetów. „Przywrócenie tylko te rzeczy, które promują swoją karierę lub firmę do przodu - mówi Gaines. - Jeśli to nie jest priorytetem, to nie powinno być na liście. Będzie to tylko cię rozpraszać. "

Przy tworzeniu listy, poradziła śledzić system „3-3-3”: usuwanie z listy trzy najmniej ważne zadania przekazać trzy zadania, które nie są warte czasu i wykonać trzy najwyższy priorytet zadaniem.

5. Umieszczenie rozmyte cele

Jeśli zadanie na liście są niejasne, ale w przyszłości będzie musiał myśleć jak je wypełniać, a nawet pamiętać, co one oznaczają. Więc tworząc listę należy poświęcić szczególną uwagę.

„Take planowaniu trochę więcej czasu i zrobić listę jak najbardziej konkretny” - przypomina autor „Tajemnic osobistej produktywności” Thomas Moore (Maura Thomas). Na przykład, zamiast pisać „deklarację wydatków”, napisać artykuł „wprowadzić dane do arkusza kalkulacyjnego”.

Uniknąć niezdefiniowane słowa, takie jak „plan”, „carry” czy „design”. „Jeśli jesteś na krótki czas, po czym spojrzał na liście słowem” rozwoju”, będziemy chcieli, aby pominąć ten krok - mówi Mora. - zastrzegając podobne słowa do wykazu dużych projektów ".

6. Użyj tej samej listy, aż do zakończenia wszystkich zadań

„Problemem jest to, że każdy dzień przynosi coś nowego. W związku z tym, co robiłeś dzisiaj, nie koniecznie trzeba wykonać jutro. I masz plany na jutro może się zmienić przed zakończeniem tego „- mówi Eileen Roth. Więc każdego dnia trzeba utworzyć nową listę.

7. Nie wiążą listę do kalendarza

Jeśli na liście i kalendarz nie są związane ze sobą i są one podane różne zadania, będzie trudno być w stanie je wszystkie spełnić. „W tym przypadku nie będzie miał czasu, aby zakończyć przypadki na liście. Czy trzeba rezygnować ze snem, w weekendy, wakacje lub czas, który chcesz spędzić z rodziną „- ostrzega Katie Matstsokko (Katie Mazzocco), autor książki „Rewolucyjna wydajność: w jaki sposób, aby zmaksymalizować czas, wpływy i dochody w zarządzaniu mały biznesu ".

Staraj się zawsze przeznaczyć czas w swoim kalendarzu na realizację zadań z listy.