Jak oczyścić rzeczy i wszystko, aby dotrzymać kroku: Pełne Podręcznik systemu GTD

Co dobry system GTD?

usługi wydajności Problemem jest to, że każdy jest pozycjonowanie się jako miejsce, gdzie można rozwiązać wszystkie problemy, przechowywanie informacji, komunikowania się. Większość usług, które oferują do priorytetów określonych i działać zgodnie z nimi.

Ale niewielu może skoncentrować się na wykonywanie ważnych zadań i nie zwracają uwagi, podczas gdy na małe rzeczy: pilne zadanie, pragnienie współpracowników, przyjaciół lub znajomych. Kiedy zadanie staje się dużo, to jest trudne do zrozumienia. Dlatego też, w praktyce jest to niezbędne do korzystania z wielu usług dla zarządzania sprawami. Kiedy coraz wiele przypadków, że zaczynają się mylić w tych usług, a także listy i ostatecznie przestają ich używać.

Metody Getting Things Done (GTD) zapewnia uniwersalny plan w celu stworzenia jednolitego systemu, w którym można rozwiązać każdy problem. będzie można odpocząć i nie martwić się, co będzie, aby nie zapomnieć niczego. W odpowiednim momencie, system zasugeruje, co robić i na co zwrócić uwagę.

instagram viewer

Więc dlaczego tak wielu bezproduktywnego pracę?

Ludzie zaczynają działać nieproduktywne, gdy projekty i zadania staje się znacznie. Kowalski uważa, że ​​trudno utrzymać to wszystko w głowie, niech priorytetów określonych w spokoju. Więc albo nic nie robić, albo robić to, co jest najprostszym i rzeczy do zrobienia odwlekają. Jest jeszcze inny problem: gdy pilne zadania do rozwiązania wczoraj.

Ponadto, osoba zacznie się znudzi szybko staje się drażliwy. Był ciągle działa jak wiewiórka w rutynę koła, a naprawdę ważne i strategiczne projekty pieniężne pozostają na uboczu.

Z ta sytuacja będzie obsługiwać systemu Getting Things Done, David Allen opisane w książka, Który został wydany w 2001 roku i stała się międzynarodowym bestsellerem.

Opowiedz mi o podstawowych pojęć GTD, którzy muszą wiedzieć

rutyna - To są rzeczy, myśli i obawy, że przeszkadzać, distract i strata energii. Podczas rutynowych nie przeniósł się do problemu, to jest niemożliwe do opanowania. Myśląc o tym samym problemem kilka razy - jest to nieefektywne wykorzystanie energii twórczej, która daje podstawę do frustracji i stresu.

Celem GTD - uwolnić głowę od rutyny i usunięcia naprężeń wewnętrznych.

Ludzka pamięć operacyjna - obszar mózgu, gdzie jest pamięć krótkotrwała. To miejsce, gdzie zwykle dodać bieżący niedokończone sprawy, ze względu na innych ludzi obietnicami i innych myśli, które nas martwić. Niestety, nie ma ograniczenia ilości rutyny, można utrzymać mózg do prawidłowego funkcjonowania. Jeśli pamięć jest pełna, zostanie rozproszony przez małych rzeczy i zapomnieć o swoich celach, co prowadzi do stresu.

Narzędzia do zbierania danych - że w przypadku gdy informacja wchodzi i gdzie można naprawić to, co należy zrobić. Na przykład:

• Organizatorzy;
• notebooki;
• e-mail;
• kalendarzowego;
• rejestrator.

Koszyk „Skrzynka odbiorcza” - pojedynczy repozytorium rutyny, które obracają się w spraw i zadań. Jedną z najważniejszych zasad z koszem „Odebrane” - jest jej regularne czyszczenie.

proste czynności - Działania jeden krok, który trzeba wykonać mniej niż dwie minuty. W praktyce jest to bardziej wygodne, aby te rzeczy, w ciągu pięciu minut.

projekt - zadanie, dla którego wykonanie wymaga więcej niż jeden krok. Trzeba zostawić przypomnienia o projekcie i opisać pierwsze kroki w celu jego wykonania. W rezultacie, zwoje projekt w prostej czynności, które można wykonać w ciągu najbliższych pięciu minut i uzyskać wynik końcowy.

Projekt powinien być link do karty lub pliku, który opisuje dane: odpowiedzialna, terminy, Kategoria (na przykład: „Marketing”, „część prawna”, „Rozwój”), odniesienia do mniejszych kart zadań. Taka konstrukcja jest dogodne zorganizowanie w Trello.

lista kontekst - wykaz rzeczy wygodniej wykonać pod pewnymi warunkami. Na przykład, lista skrótów „Koszyk” to lista elementów i produktów, które trzeba kupić w sklepie. W „połączeń” może być lista połączeń, które trzeba zrobić, gdy jesteś wolny.

Wygodne indywidualne wykazy kontekst dla ludzi, z którymi pracują i komunikują. Po spotkaniu z danej osoby, można szybko otworzyć listę i zdecydować niezbędne pytania.

Jak korzystać z kalendarza?

kalendarz konieczne jest wpisanie:

• Działania, które należy wykonać w określonym czasie (spotkania, spotkania biznesowe, seminaria);
• działania, które muszą być wykonane w określonym dniu (do ukończenia projektu w określonym terminie, aby wziąć udział w konferencji);
• Informacje na temat dat (jubileusze, urodziny, święta).

Używam «Kalendarz Google”, która przyniesie mi wszystkie te rzeczy. Usługa ta jest przydatna, ponieważ:

• Jest on dostępny jako telefon i komputer;
• na jednym ekranie można wyświetlić wiele kalendarzy;
• istnieją przypomnienia na smartfonie.

Jeśli masz coś przyniósł do kalendarza, czy też postępować, albo przenieść na inny termin., Nie ma potrzeby zaśmiecać kalendarza listę, która jest regularnie przewożone codziennie do zrobienia. Dla takich listach, istnieją pewne rozwiązania.

Jeśli regularnie potrzebują pewnego czasu, aby dzwonić do klientów, dostawców lub wykonawców, lepiej jest używać systemu CRM.

Co wykazy powinny zacząć?

Wykaz działań priorytetowych

Tworzenie raportu w ciągu tygodnia, studiować na stronę konkursu, usuń folder „Odebrane” w skrzynce pocztowej, stworzyć warunki odniesienia dla projektantów - wszystkie te działania trwać dłużej niż dwie minuty, ale nie mogą być nikomu delegować. Takie przypadki powinny być wpisane na listę priorytetowych działań i wykonywać przez cały dzień.

Zasady postępowania z takich list:

• Listy nie powinno być dużo, tylko dwa lub trzy. Na przykład, "Personal", "Praca", "Rodzina". Jeśli masz listę zadań na dany dzień, umieścić przypomnienia w kalendarzu.
• W zadaniach na tej liście można zrobić łatwo oznaczyć kontekst: „Na drodze”, „na komputerze”, „czytać”, „kup”, „Promises”. Zadania mogą mieć jedno lub więcej etykiet. Na przykład, problem „spacer psa” będzie odnosić się do projektu „prywatne” i etykieta „Promises”.
• Przed dodaniem do listy zadań, zastanowić się, czy trzeba to zrobić w ogóle. Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, może zadecydować, czy osobiście wykonywać tę działalność. Po tym wszystkim, można wysłać wiadomość głosową podwładnego i przekazać do niego. Do zadań, które są przypisane do ciebie, będzie oznaczać „Zaangażowanie”. Będzie to biznes jak z listy „praca” i od „Osobiste”.
• Przeglądaj Listy regularnie. Zrobić, gdy nie był zapasowy minut. Przenieś się rzeczy, które muszą być wykonane w pierwszej kolejności.
• Oczyścić list co najmniej raz w miesiącu.

Lista „Someday”

Na tej liście są rzeczy, które nie wymagają działań. Może to być:

• książek, płyt, szkolenia video, którzy chcą kupić;
• pomocny umiejętnościKto chce się uczyć;
• umieszcza Chcę wizyty;
• rzeczy, które chcesz kupić.

Na tej liście należy okresowo wyglądają, biorąc rekordy i włączyć je do celów, na których praca zostanie wykonana.

Jak przechowywać informacje odniesienia, która jest przydatna w przyszłości?

Informacja ta nie wymaga działania. Główne kryteria do przechowywania tych danych:

• Łatwo szukać tytułów, tagów i krótkim opisem.
• Łatwość umieszczania informacji w repozytorium.
• Intuicyjna struktura przechowywania informacji. Kiedy nowe dane, trzeba szybko wybrać kategorię i podkategorię, gdzie je umieścić.
• przechowywanie dostępne z dowolnego urządzenia.

Czy istnieje obowiązkowe rytuały GTD?

Tak, kilka.

Gromadzenie informacji do koszyka „Skrzynka odbiorcza”

Narzędzia zebrać wiele informacji. Ale powinno to wszystko przybywa do miejsca, z którego i będzie nadal działać.

Empty recycle bin "Skrzynka odbiorcza"

Raz lub dwa razy w tygodniu będzie musiał zrewidować listę „Odebrane” i sortować zgromadzone przez foldery lub etykiety. Rytuał ten ma stać się nawykiem, który powstaje z intuicyjnym algorytm działań i ich systematyczne powtarzanie.

powinien być prosty krok po kroku plan, w jaki sposób można spędzić cotygodniowe sprzątanie w systemie rzeczy. Uzyskaj kalendarz, który będzie oznaczać dni, kiedy to wiedzieć. Przypisywanie sobie nagrodę, jeśli na przykład, co najmniej 20, będzie można w ciągu 30 dni, aby usunąć folder „Odebrane” i wykreślone dni w kalendarzu.

Rewizja listy działań priorytetowych i listy „Someday”, priorytetyzacja

Przegląd list jest ważny priorytet i realistycznie obliczyć siły. Jest to konieczne, tak aby nie ładować sobie niemożliwie wysokie cele i nie cierpią z realizując swoją nieskuteczność.

Niszczenie dodatkowych koszy

Często podczas komunikacji ze współpracownikami i partnerami, nowych skrzynek pocztowych, dokumentów, list.

Twoje zadanie - w jak największym stopniu zautomatyzować wszystkie te dane przybywali do folderu „Skrzynka odbiorcza”.

Może to być skrzynka pocztowa, a elektroniczny planista. Aby zautomatyzować i skierowania usługi informacyjne pasuje IFTTT i Zapier. Kosze na gromadzeniu informacji powinny być małe.

Jak pracować z koszem „Odebrane” i sortowania zgromadzonych w jej przypadku?

Po pierwsze, usunąć problemu, umowa, lub informacje z folderu „Skrzynka odbiorcza” i odpowiedzieć na pytanie: „Co to jest? Czy naprawdę muszę coś zrobić? "

Jeśli nie potrzebujesz niczego innego, masz dwie opcje. Jeśli jest to bzdura, że ​​nie jest już przydatna jest do was jego łydki. Jeśli jest to przydatna informacja, umieścić go w archiwum. Powinien on być skonstruowany w kategorii i tagów sprawiają, że łatwo znaleźć niezbędne.

Jeśli informacje trzeba coś zrobić, są trzy opcje:

1. wymagane Run. Jeśli akcja jest ważna i nie powinno trwać dłużej niż 2-5 minut.

2. Powierzyć komuś. Jeśli akcja trwa dłużej niż dwie minuty, myśleć o tym, czy możliwe jest, aby naładować kogoś.

Kiedy delegiruesh ktoś powinien być zarejestrowany:

• wynik końcowy;
• Plan pracy (ścieżka do celu);
• Termin realizacji zadań;
• datę kontroli i wyniki były gotowe na to (pośredniego lub końcowego).

3. Odłożyć na przyszłość. W tym przypadku, należy wpisać:

• Pożądany wynik;
• wkrótce po akcji, którą chcesz wykonać. Pamiętaj: to jest niemożliwe do realizacji projektu jako całości, może wziąć tylko konkretne prostych kroków, które przyniesie Ci bliżej do ostatecznego wyniku;
• termin. Jeśli nie ma dokładnej daty, przechowywać działanie na liście „Someday”.

Można wysyłać wiadomości do siebie, aby dostać je w wyznaczonym dniu. Do tego nadaje się jako «Kalendarz Google,” Przypominamy do żądanej daty i wniosku o poście bumerangKtóry wyśle ​​e-maila w określonym czasie.

Jak zaplanować swoją pracę?

Wszystkie prace można podzielić na trzy etapy:

1. Wykonywanie wstępnie planowano. Może być tak strategicznie ważnych rzeczy, które bliżej zdobycia bramki, rutyny, które po prostu trzeba zrobić.
2. Idź do pracy, jak jej nieoczekiwanego wyglądu. To jest, gdy w ciągu dnia przybywają zadania ze współpracownikami, przełożonymi, listów od klientów.
3. Planowanie pracy w przyszłości: sporządzanie i weryfikacja wykazów priorytetów. Ta pozycja nie powinno zająć zbyt dużo czasu, więc nie angażują się w planowaniu planowania.

Praktyka planowania i cele (Księga pamiątkowa) Wnętrze jest opisany w książce Davida Allena.

Na pamiątkowej książki potrzebne foldery 43: 31, oznaczonych numerami od 1 do 31, 12 kolejne miesiące z nazwy. Codzienne foldery są umieszczone w przedniej, począwszy od daty jutrzejszym. Dla folderu z numerem 31 to folder dla następnego miesiąca, a następnie folder z pozostałych miesięcy.

Zawartość folderu na następny dzień codziennie przeniesiony do kosza, a następnie folder jest umieszczony w ostatnim dziennych foldery (jak to jest przekazywane do następnego miesiąca). Po zwolnieniu folder 31 w bieżącym miesiącu, będzie to folder z nazwą miesiąca, a następnie w folderze z dni nowego miesiąca. Podobnie folder z bieżącego miesiąca jest przenoszony do następnego roku, kiedy mijał.

W określonym folderze należy przechowywać dokumenty, które wymagają konkretnych działań (formularz do wypełnienia, list do wysłania).
Aby system działał, musi być aktualizowana codziennie. Pominięcie zaktualizować lokalizację dnia jutro, nie można zaufać systemu. Będą brakuje ważnych informacji, które są niezbędne, aby zrozumieć w inny sposób.

Jeśli wyjeżdżasz na kilka dni przed wyjazdem trzeba sprawdzić folder za dni, w których będziesz nieobecny.

---

Jak zorganizować go w praktyce w świetle nowoczesnych systemów planowania:

1. Zamiast pamiątkową książkę do wykorzystania organizator z listami przypadkach codziennie i umieścić je w swoich zadań na dany dzień. Spotkania i postępowanie związane z czasu niezbędnego do napisania na pierwszym miejscu i ustaw przypomnienia do systemu o nich z wyprzedzeniem.
2. Utwórz plik z listy spraw w miesiącu. Jest to lista, co chcesz do zrobienia w tym czasie. Dodać do niego sprawę na cały miesiąc. Przegląd zadań powinna pojawić się raz w tygodniu. Podczas planowania, najważniejsze rzeczy do rozproszenia dla tygodni, aby zrozumieć ich priorytety. Ich można wykonać w pierwszej kolejności, w przeciwnym razie cały czas trafi do małych i pilnych sprawach.
3. Utwórz plik o planach na rok. Należy poddać przeglądowi raz w miesiącu. Przypadki tego pliku są przekazywane do planów na miesiąc.
4. Plany na rok, w oparciu o długoterminowe cele dla 3-5 lat. Przypadki te są lepiej zarejestrować albo pod koniec roku lub w czasie wakacyjnym, kiedy głowica jest ładowany codziennych zadań.

Te cztery punkty, David Allen wywołuje naturalny system planowania. System ten pozwala na ruch w kierunku ważnych celów dla siebie i nie tracić czasu na rutynowe.

Czy istnieje uniwersalny plan, w którym można zaplanować każdy projekt?

Tak, oczywiście. David Allen nazywa to model naturalnego planowania. Składa się z kilku etapów.

Etap 1. Cel i wyniki Picture Perfect

ustalać cel lub doskonały efekt końcowy, wyobraź sobie, że zostanie on osiągnięty.

Opisać wszystkie kryteria sukcesu (pieniądze, ludzie, Recognition). Im więcej piszesz na ostateczny wynik, tym silniejsza motywacja, zwłaszcza w czasach, gdy trzeba wykonać określone działania, o ile to nie jest.

Etap 2. zasady

Opisują zasady, które będą trzymać z osiągnięciem celów. Na przykład: „I będzie dać wolną rękę do ludzi, jeśli oni... (aby pozostać w budżecie, aby spełnić określone przedsięwzięcie termin).” Zadaj sobie pytanie: „Jakie działania mogą utrudniać moje działania? W jaki sposób można im zapobiegać? "

Zasady mają jasność i jest niezawodnym przewodnikiem w procesie zarządzania.

Etap 3. Burza mózgów

Brainstorm, podczas którego rejestruje wszelkiego rodzaju pomysłów, które przychodzą do głowy.

Kluczowe zasady burzy mózgów:

• nie oceniaj;
• nie ulega wątpliwości;
• Nie oszacowania;
• nie krytykować;
• Pomyśl o ilość, a nie jakość;
• przesunąć analizę i organizację drugiego planu.

Etap 4. Plan projektu w postaci listy

Organizować burza mózgów rezultaty w formie listy spraw. Rozpocząć planowanie od końca i przejść przez kroki do tyłu. Dzięki czemu można łatwo zrobić plan i ustalić pierwszy krok w stronę bramki. Przykładem planuje od końca:

Gdy zespół pracuje nad zadaniem i trzeba zorganizować cały plan w jednym miejscu, wygodny w użyciu Wykres Gantta. Pierwsza kolumna w nim - są to etapy na drodze do celu, w drugiej kolumnie - odpowiedzialny. Będzie nadal kolumn z okresu czasu. Komórki będą status danego etapu, takich jak „planowane”, „W procesie”, „Gotowe”, „Oczekujące”.

---

System GTD i naturalne planowanie może wydawać się trudne. Ale kiedy go skonfigurować dla siebie i zacząć regularnie używać, poczujesz, że wszystko jest o wiele łatwiejsze niż się wydawało na pierwszy rzut oka.