7 Działania, które pomagają pracować z poczty szybciej
Produktywność Technologii / / December 19, 2019
Bałagan w skrzynce jest nie tylko psują nastrój, ale również na winorośli zabić swoją produktywność. Co należy zrobić, jeśli góra przychodzących e-maili rośnie, a nie masz czasu, aby poradzić sobie z tym wszystkim?
1. Pozbądź się bałaganu
Należą do nich nie tylko szczerą spamu. To i biuletyny, a wybór zniżek i ofert zakupy online - wszystko to, co kiedyś subskrybowane i co czas użytkowania od czasu do czasu. Pomysł jest taki: gdy otwierasz pocztę, jak litery aby odwrócić się i kolidować z naciskiem na pracę.
Aby nie poddać się w walce z wiecznego chaosu, możemy wysłać korespondencję do wyznaczonych miejscach.
Microsoft Outlook 2016 To pozwala skonfigurować filtrowanie przychodzących tak, że litery na domyślnym niskim priorytecie przekształciła się w folderze „Non-pilne”. Tutaj będą czeka na skrzydłach, nie modzele oczy.
2. Kopii zapasowych e-maili, które straciły znaczenie
Oczywiście, jeśli coś nie potrzebuje teraz, to nie znaczy, że nie jest przydatna w przyszłości. Jeszcze w przychodzących i wychodzących wiadomości potrzebne do utrzymania porządku.
Wiadomości, które zawierają ważne informacje, które teraz niepotrzebnie, należy przesłać do archiwum. Najwygodniejszym sposobem, aby to zrobić automatycznie, konfigurowania kopii zapasowych z pewną częstotliwością. Oto kolejność działań: „File» → «Ustawienia» → «Zaawansowane” w «autoarchiwizacji», naciśnij „Konfigurowanie autoarchiwizacja” i wybierz „Run autoarchiwizację co n dni”, określając żądany czas przedział.
Lista (CTRL + E), można łatwo poruszać się w archiwum i może wznowić rozmowy, jeśli to konieczne. W rezultacie, skrzynka pocztowa nie jest pełny i nie trzeba tracić czasu próbując znaleźć właściwą email wśród niezbyt istotne.
3. Dzielenie na grupy odbiorców
Aby kółko nie produkować ten sam typ list dyskusyjnych, tworzenie grup tematycznych, które można rozpowszechniać odbiorców wiadomości e-mail.
Rodzina, przyjaciele, praca w zespole projektowym - perspektywy To pozwala, aby dodać grupę osób z książki adresowej lub listy kontaktów w programie Excel.
Co to jest wygodne? Nie musisz stale do łopaty wszystkich miejsc, aby znaleźć prawo. W grupie, można szybko udostępniać dokumenty, a następnie do pracy razem z nimi. Wiadomości są sortowane w rozmowach, dzięki czemu można szybko znaleźć ważne informacje i rozwiązać pilne problemy. Aby utworzyć grupę kontaktów, naciśnij klawisze CTRL + SHIFT + L.
4. Użyj aplikacji mobilnej
W przypadkach, gdy pilna potrzeba zajęcia się jakiegokolwiek problemu, ważne jest, aby mieć dostęp do poczty e-mail w dowolnym miejscu - w domu i na drodze.
Korzystanie z aplikacji Outlook dla urządzeń mobilnych, można przeglądać wiadomości, praca z listy kontaktów i plików ze smartfona lub tabletu. Wszystkie dane są natychmiast synchronizowane, więc ryzyko, że niektóre ważne informacje będą przechodzić przez Ciebie, jest wykluczona.
5. Konfigurowanie wysyłanie e-maili zaplanowane
To nie było konieczne, aby rozwiązać kilka problemów w zakresie pełnego czasu ucisku, wykonaj dzieło z góry. Microsoft Outlook pozwala na automatyczne wysyłanie wiadomości o określonej godzinie.
Pamiętaj, wszystkie informacje na temat kto, co i kiedy obiecał wysłać, jest trudne. Istnieje duża szansa, że po prostu zapomnieć, aby to zrobić. Określić dzień pisania i godzina wyjazdu, więc nie będzie rozproszony przez dostawę powiadomień o spotkaniach lub przypomnienia o zbliżających się terminach.
6. Zarządzanie pocztą elektroniczną przy użyciu reguł
W programie Outlook 2016 zasady - to działania, które są automatycznie stosowane do wiadomości opartych na określonych warunkach. Reguły są podzielone na dwie kategorie: zgłoszenia i organizacji.
Na przykład, można skonfigurować alarmy dźwiękowe o wiadomościach od każdej osoby lub po prostu przesłać w osobnej grupie komunikatów z pewnych słów w temacie. Za pomocą szablonów oferowanych usług lub tworzenie własnych reguł. Mogą być stosowane do wiadomości przychodzących lub wychodzących w jednej lub kilku kont.
7. Zachować wszystkie wiadomości w jednym miejscu
box pracy, osobisty e-mail - nie nakładają pomnożyć podmiotów bez konieczności. Znacznie łatwiejsze, gdy w tym samym czasie mieć dostęp do wszystkich e-maili.
Z programem Outlook 2016, można umieścić razem przychodzące wiadomości do wielu kont.
Dodaj do tego ustawienia grupy kontaktów i filtrowanie wiadomości z niskim priorytetem - oszczędność czasu wygląda bardzo imponująco.
pakiet oprogramowania Microsoft Office 365, która obejmuje Outlook 2016- połączenie znanych narzędzi z nowych funkcji, które ułatwią pracę i szybciej. dokumenty synchronizacji poczty i kalendarza danych, interakcja z narzędziami chmurze bez dostępu do sieci, a dostęp do tekstów prezentacje z poziomu przeglądarki - to tylko niewielka część z innowacji, które pomogą Ci poradzić sobie z zadaniami do codziennych szybko i bez zbędnych wysiłków.